Sie konnten bisher in ZEP eine sog. "Rufbereitschaftstätigkeit" definieren. Diese Rufbereitschaftstätigkeit durfte sich mit anderen Tätigkeiten überschneiden, war nicht relevant für die Arbeitszeit und nicht relevant für die Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen.

Neu ist jetzt: Diese Eigenschaften können Sie jetzt optional zu mehreren Tätigkeiten zuordnen.

Wenn Sie unter Administration>Stammdaten>Tätigkeiten eine Neue Tätigkeit anlegen bzw. eine bestehende Tätigkeit zum Ändern aufrufen, können Sie durch Aktivieren der Checkbox

"darf sich mit anderen überschneiden,
ist nicht arbeitszeitrelevant und nicht VMA-relevant.
z.B. Rufbereitschaft "

jeder beliebigen Tätigkeit (außer Reisetätigkeit) diese Eigenschaften zuordnen.
Bitte beachten Sie: Der bisherige Link "Rufbereitschaftstätigkeit ändern" entfällt damit.

Eine so markierte Tätigkeit verhält sich exakt wie die bisherige "Rufbereitschaftstätigkeit", d.h. so markierte Tätigkeiten

•können doppelt gebucht werden

•werden von der Pausenregelung und VMA-Berechnung ignoriert

•haben keinen Einfluss auf die Zeiterfassung bzgl. Arbeitsort, Fakturierbarkeit, Ort projektrelevant

•verursachen keine interne Kosten

Spezialfall Reisetätigkeit
Ein Spezialfall ist die "Reisetätigkeit": hier können Sie optional wählen, ob sie sich mit anderen Tätigkeiten überschneiden darf und nicht arbeitszeitrelevant ist. D.h. eine so markierte Reisetätigkeit zählt dann nicht zur Arbeitszeit, aber sie wird für die Berechnung der Verpflegungspauschalen verwendet.
Bitte beachten Sie: diese Option ist nur in einem neuen ZEP möglich, in dem noch keine Reisetätigkeit gebucht wurde!

In den Mailvorlagen können Sie ja die ZEP-URL als Platzhalter (%ZEP_URL%) eingeben, dann kann der Empfänger der E-Mail einfach darauf klicken und landet an genau der Stelle in seinem ZEP , die "Auslöser" für diese E-Mail war (z.B. beim Ticket). Wenn Sie nicht möchten, das die URL in der Form "http:/zep-online.de/zepirgendwas/..." angezeigt wird, können Sie diese auch "verbergen":

•Stammdaten>Mailvorlage: Schalten Sie um auf "HTML-Code anzeigen"

•geben Sie folgenden Code an der passenden Stelle ein: <a href="%ZEP_URL%">Ticket %NUMMER%</a>

In der E-Mail verbirgt sich die Link-URL dann hinter dem Link: Ticket 123

Unter Administration>Stammdaten können Sie nun folgende Stammdaten mehrsprachig (deutsch, englisch, französisch) eingeben:

•Tätigkeiten

•Projektstatus

•Vorgangsstatus

•Kategorien (Projekt-, Mitarbeiter, Kunden-, Ticketkategorien)

•Preisgruppen

•Zahlungsarten

•Steuersätze

•Wechselkurse

•Belegarten

•Fehlgründe

•Fahrzeuge

•Orte

•Branchen

Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: klicken Sie auf "deutsch", geben Sie die deutsche Bezeichnung für die Kurzform an, klicken Sie auf "englisch", geben Sie die englische Bezeichnung an, klicken Sie auf "französisch", geben Sie die französische Bezeichnung an.

Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird die deutsche, englisch oder französische Bezeichnung angezeigt bzw. in Nachweisen und Auswertungen angegeben.

Unter Administration>Einstellungen>Scheduler geben Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein (mehreren Adressen mit "Komma" als Trennzeichen), an welche eine E-Mail versendet werden soll, wenn Fehler bei der Durchführung von Tasks aufgetreten sind. Eine solche E-Mail wird dann an die ZEP-Administratoren und an die hier angegebenen E-Mail-Adressen versendet. Der Mail-Mechanismus ist dafür gedacht, wenn eine Task logische oder Konfigurationsfehler feststellt, z.B. ungültige Mailbox angegeben.

Wenn Sie eine Auswertung "Im Hintergrund ausführen" lassen, gibt es jetzt neue Optionen bei der Ausführung:

•wenn Sie "sofort" wählen, wird Ihnen die Auswertung wie gewohnt im gewählten Format als Anhang einer E-Mail zugesandt, neu ist, dass Sie angeben können, ob die Ergebnisdatei als ZIP-Archiv komprimiert werden soll, diese komprimierte Datei können Sie zusätzlich mit einem Kennwort verschlüsseln.

•wenn Sie die Ausführung "täglich", "wöchentlich" bzw. "monatlich" wählen, können Sie ebenfalls angeben, ob die Ergebnisdatei als ZIP-Archiv komprimiert werden soll, diese ZIP-Archiv können Sie zusätzlich mit einem Kennwort verschlüsseln. Diese Ergebnisdatei wird dann unter Mein ZEP>Tasks abgelegt und gespeichert, Sie können die Datei von hier herunterladen und einsehen. Oder Sie erzeugen eine Download-URL (klicken Sie auf das Symbol ) um die Datei weiteren Nutzern bzw. Nutzungen zur Verfügung zur stellen.

•wenn Sie die Ausführung "täglich", "wöchentlich" bzw. "monatlich" wählen, können Sie sich auch zusätzlich die Ergebnisdatei im gewählten Format an Ihre (in ZEP hinterlegte) E-Mail-Adresse senden lassen.

Unter Mein ZEP>Tasks bzw. Administration>System>Tasks können Sie jederzeit die Ergebnisdatei(en) herunterladen. Wenn Sie auf den Namen des jeweiligen Task in der Tabelle klicken, werden jeweils die letzten Ergebnisdateien zum Download angeboten.

Unter Administration>Stammdaten können Administratoren alle Mailvorlagen jetzt als Test-Email (Preview) an Ihre eigene E-Mail-Adresse senden, wenn sie in der Spalte "Testversand (an eigene E-Mail-Adresse)" auf "deutsch"/"englisch"/"französisch" klicken.

Die globale Suche beinhaltet jetzt auch die Daten der Kundenadressen, ebenso der Suchbegriff in der Kundenverwaltung.

Bisher konnten in ZEP anfallende Verpflegungsmehraufwendungen eines Tages auf Projekte verschiedener Kunden nicht anteilig aufgeteilt werden. Mit den neuen Einstellungen in ZEP ist das jetzt möglich:

Unter Administration>Einstellungen>Reisekosten können Sie nun folgende Einstellungen machen:

Bei Buchung auf verschiedene Projekte an einem Tag, soll die Abrechnung der VMA eines Tages:

•auf alle betreffenden Projekte anteilig je nach Anzahl Stunden verteilt werden.

oder

•nur auf Projekte des gleichen Kunden anteilig je nach Anzahl Stunden verteilen; Projekte verschiedener Kunden jeweils für sich betrachten.

Wenn Sie die zweite Option ("nur auf Projekte des gleichen Kunden anteilig je nach Anzahl Stunden verteilen; Projekte verschiedener Kunden jeweils für sich betrachten.") gewählt haben, können Sie weiter unterscheiden nach:

•alle Zeiten auf Projekte anderer Kunden wie Pause behandeln; sie unterbrechen die Abwesenheitszeit des einen Projektes nicht.

oder

•nur mit „Ort nicht projektrelevant“ gebuchte Zeiten auf Projekte anderer Kunden wie Pause behandeln. Mit „Ort projektrelevant“ gebuchte Zeiten auf Projekte anderer Kunden und die Pausen drum herum zählen nicht zur Abwesenheitszeit des einen Projekts, sondern unterbrechen die Abwesenheitszeit des einen Projekts.

oder

•alle Zeiten auf Projekte anderer Kunden und die Pausen drum herum zählen nicht zur Abwesenheitszeit des einen Projekts, sondern unterbrechen die Abwesenheitszeit des einen Projekts.

Was bedeutet das für Sie als bestehender Kunde?

Die Weiterberechnung der VMA an das Projekt/die Projekte bzw. Kunden bleibt so wie bisher auch. Dies entspricht der neuen Einstellung:

"nur auf Projekte des gleichen Kunden anteilig je nach Anzahl Stunden verteilen; Projekte verschiedener Kunden werden jeweils für sich betrachten" mit der zusätzlichen Einstellung: "alle Zeiten auf Projekte anderer Kunden wie Pause behandeln; sie unterbrechen die Abwesenheitszeit des einen Projektes nicht".

Der bisherige Punkt: "Wenn Ort nicht projektrelevant: Buchung wie Pause behandeln" entfällt.

Wenn Sie mit dieser Einstellung bisher zufrieden sind, müssen Sie nichts ändern.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie eine andere Einstellung wählen, ändert sich dadurch die Weiterberechnung der VMA auch in der Vergangenheit!

Beispiele zu den möglichen Einstellungen finden Sie unter Administration>Einstellungen>Reisekosten.

In der Auswertung Kostenabrechnung  können Sie sich jetzt durch Aktivieren der Checkbox "Bei unvollständiger Erfassung Warnung anzeigen" jetzt neu eine rote Warnmeldung in der Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen ausgeben lassen, wenn die Reise unvollständig oder widersprüchlich erfasst wurde.

Im Projekt können Sie unter Daten (bzw. Daten&Plan) zusätzlich ein Land und Bundesland eingeben. Diese beiden Felder werden bei der Suche in ZEP berücksichtigt.

In der Projekttabelle unter Projekte>Verwaltung, wird jetzt der Kundenname als "Mouseover" angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf die Kundennummer zeigen.

Sie können jetzt auch auf Vorgangsebene steuern, ob Belege für das Projekt bzw. einzelne Vorgänge erfasst werden dürfen.

Wenn Sie unter den Auswertungen Projekte>Auswertungen>Gesamtstatus Plan, Zeit bzw. Ertrag "gliedern nach Vorgang" auswählen, wird in der Ergebnisliste der Status der Vorgänge in einer zusätzlichen Spalte ausgegeben. Dies Spalte wird auch im CSV-Export exportiert.

Sie finden eine neue grafische Auswertung der Beschäftigungszeiträume Ihrer Mitarbeiter unter Mitarbeiter>Auswertungen>Beschäftigungszeiträume und (wenn Sie das Modul Abteilungen einsetzen) unter Abteilungen>Auswertungen>Mitarbeiterzuordnung Hier werden für den eingestellten Zeitraum (voreingestellt ist Monatserster des Vormonats bis in 4 Monaten der Monatsletzte = 5 ganze Monate)  jetzt die Beschäftigungszeiträume der einzelnen Mitarbeiter als Balken (Farbe: helles Orange) grafisch dargestellt.

Sie können optional angeben, ob die Auswertung "ohne Pauschalvorgänge" ausgeführt werden soll.

Es gibt die zusätzlichen Filterkriterien "Privatfahrzeug" und "Ort projektrelevant".
Damit können Sie sich z.B. alle Dienstreisen anzeigen lassen, die mit dem privaten Fahrzeug erfolgt sind usw.

In den beiden Gesamtstatus-Auswertungen Plan und Ertrag, können Sie nach der Währung der Projekte filtern, wenn Sie ausschließlich die Projekte berücksichtigen möchten, die in einer bestimmten Währung gestellt wurden.

Optional können Sie angeben, ob Sie "Alle Beträge umrechnen" möchten:
Wenn Sie "Alle Beträge in EUR umrechnen" ankreuzen, werden alle Beträge in die Basiswährung EUR umgerechnet.

Wenn Sie "Alle Beträge in EUR umrechnen" nicht ankreuzen, werden alle Beträge, auch die internen Kosten, in die jeweilige Projektwährung umgerechnet.

Als Datum für den Umrechnungskurs gilt immer:

•Für internes Arbeitsentgelt, km-Geld, VMA: das Datum der Projektzeit

•Für Belege: das Belegdatum

•Für Planbeträge (auch wenn der Planbetrag als pauschaler zu fakturierender Betrag genommen wird): das Startdatum des Projekts

Die Umrechnungskurse inkl. Gültigkeitsdatum erfassen Sie als Administrator unter Stammdaten>Wechselkurse.

In allen Auswertungen, bei denen Sie "mit Unterschriftenblock in der Druckversion" wählen können, haben Sie jetzt die Möglichkeit diesen "Unterschriftenblock" aufzuspalten in "Unterschrift Mitarbeiter" und/oder "Unterschrift Kunde":

•Projekt>Projektzeitnachweis

•Mitarbeiter>Projektzeitnachweis

•Mitarbeiter>Zeitnachweise

Sie können die Einstellungen zu den Benachrichtigungen im Ticketsystem jetzt noch besser konfigurieren:

Unter Administration>Stammdaten>Ticketsystem>Benachrichtigungen können Sie die Empfänger der E-Mail auswählen und auch "Zusätzliche Mitarbeiter" (wählbar aus allen Mitarbeitern) bzw. Zusätzliche E-Mail-Adressen (frei eintragbar) definieren.

Gelten für ein bestimmtes Projekt andere/abweichende Einstellungen zu Benachrichtigungen, können Sie diese unter Ticketsystem>Benachrichtigungen direkt in dem betreffenden Projekt mit "Spezielle Einstellungen definieren" einstellen.

Wenn für ein Projekt keine speziellen Einstellungen definiert sind, gelten die Einstellungen aus den Stammdaten.

Wenn Sie ein Ticket in einer Rechnungsposition abrechnen,  können Sie hier nun zusätzlich die Kunden-Referenz und die externe Ticketnummer  als Platzhalter wählen.

Sie können nun je Abteilung eine eigene Ticket-Mailbox als Standard-Mailbox einstellen. (Auswahl der unter Stammdaten>Mailboxen angelegten Mailboxen.)

Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter in ZEP sehen, warum Überstunden oder Urlaubstage abgeglichen wurden, können Sie jetzt optional unter Administration>Einstellungen>Überst., Fehlzeiten, Urlaub folgendes einstellen: "Bemerkungen zu abgeglichenen Urlauben + Fehlzeiten in der Monatsendeauswertung anzeigen". Wenn Sie hier "Ja" angegeben haben, sehnen die Mitarbeiter in ihrer Monatsendeauswertung, die Bemerkung, die Sie unter Mitarbeiter>Überstunden, Urlaubstage beim Abgleich von Überstunden/Urlaubstagen eingegeben haben.

Genau wie Obere- und Untere Rechnungstexte können Sie nun auch in Mahnungen die Texte mit einem HTML-Editor erstellen.

Wenn Sie Ihre Rechnungen aus ZEP als E-Mail versenden, können Sie nun die PDF-Anhänge dieser E-Mail (Rechnung und sonstige PDF-Dokumente aus der Dokumentenablage) zu einem PDF-Anhang zusammenfügen, so dass der Empfänger der E-Mail nur noch einen Anhang runterladen/öffnen muss.
Bitte beachten Sie: Sie können nur PDF-Dateien zusammenführen! Dokumente in anderen Formaten werden als eigener Anhang versendet.

Der Filter zur Anzeige der Rechnungen mit offenen Betrag ist erweitert: Sie können die

•Anzahl Tage seit dem aktuellen  Zahlungsziel  angeben (d.h. seit dem Zahlungsziel der Mahnung bzw. wenn es noch keine Mahnung gab,seit dem Zahlungsziel der Rechnung) oder

•Sie wählen die Anzahl Tage seit dem Zahlungsziel der Rechnung.

Sie können ab sofort auch Arbeitspakete auf Ebene von Kunden und Projekten (ohne Angabe von Vorgang, Ticket, Teilaufgabe) einplanen.

Arbeitspakete auf Projektebene

•Neues Arbeitspaket anlegen: ohne Vorgang mit Mitarbeiter, Titel, Plan Stunden und Planungszeitraum.

•Auf Projekt-Arbeitspakete können keine Zeiten erfasst werden (werden unter Mein ZEP>Arbeitspakete nicht angezeigt).

•Auf das Projekt vom Mitarbeiter gebuchte Stunden werden auf ein Projekt-Arbeitspaket aggregiert, ebenso werden diese in der Auslastung berücksichtigt.

•Werden die Arbeitspakete im Projekt konkretisiert (z.Bsp. durch Arbeitspakete auf Vorgangsebene) so wird das bei der Auslastung berücksichtigt.

Arbeitspakete auf Kundenebene

•Es gibt einen neuen Menüpunkt "Arbeitspakete" beim Kunden.

•Neues Arbeitspaket anlegen: mit Mitarbeiter, Titel, Plan Stunden und Planungszeitraum.

•Auf Kunden-Arbeitspakete können keine Zeiten erfasst werden (werden unter Mein ZEP>Arbeitspakete nicht angezeigt)

•Auf alle Projekte des Kunden vom Mitarbeiter gebuchte Stunden werden auf ein Kunden-Arbeitspakete aggregiert, ebenso werden diese in der Auslastung berücksichtigt.

Auf Kunden-/Projekt-Arbeitspakete kann nicht gebucht werden, sie dienen zur längerfristigen Einplanung von Mitarbeitern und erzeugen eine entsprechende Auslastung.

Werden für ein Arbeitspaket Restaufwände geschätzt, können diese jetzt in einer Änderungshistorie nachvollzogen werden: jeder Eintrag wird in einer Tabelle mit Datum, Plan Stunden, aktuellen Ist Stunden, Restaufwand Stunden und dem Mitarbeiter (der den Eintrag vorgenommen hat) angezeigt.

Sie können den Arbeitspaketen jetzt auch optional einen Titel geben.