Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben zur Pausenregelung beachten oder auch erzwingen möchten, können Sie dies nun in ZEP hinterlegen. Wenn Sie wie bisher in ZEP mit den Pausen umgehen (die Mitarbeiter sind selbst für die korrekte Erfassung ihrer Pausen zuständig) können Sie ohne Änderungen weiterarbeiten.

Was sind Pausen?
In ZEP werden nicht bebuchte Zeiträume zwischen zwei Zeiteinträgen als Pause angesehen.
Zusätzlich gelten Reisezeiten, die nicht auf ein Fahrzeug gebucht werden (z.B. Reise mit Flugzeug oder Bahn oder als Mitfahrer) als Pausenzeiten im Sinne der Pausenregelung, d.h. solche Reisezeiten werden (in bestimmten Auswertungen) nicht zur Arbeitszeit gezählt! Diese Reisezeiten werden in den entsprechenden Auswertungen von der Arbeitszeit abgezogen und als Pause im Sinne der Pausenregelung aufgeführt.Bitte beachten Sie: Diese Reisezeiten werden aber nicht von Ihren Arbeitsstunden abgezogen (Sie sind Arbeitszeit im Sinne von überstundenrelevant)!
Reisezeiten in einem Fahrzeug (z.B. Auto) werden nicht als Pausen im Sinne der Pausenregelung angesehen, da ZEP davon ausgeht, dass Sie selbst gefahren sind und somit keine "Pause" dabei machen können.

Bitte beachten Sie: Die Auswertung Pausenübersicht ist neu gestaltet und steht Ihnen immer zur Verfügung (außer wenn man Erfassung ausschließlich per Dauer eingestellt hat).

Wenn Sie die gesetzlichen Vorgaben zur Pausenregelung in ZEP hinterlegen wollen, können Sie diese unter Administration>Stammdaten>Projektzeiten>Pausenregelung mit bestimmten Parametern definieren. In einem zweiten Schritt, müssen Sie dann bei den Mitarbeitern in der Mitarbeiterverwaltung>Mitarbeiter>Regelarbeitszeit die Pausenregelung explizit zuordnen.

Da eine Pausenregelung nicht im Nachhinein für bereits bebuchte Zeiträume in der Vergangenheit gelten kann, müssen Sie bei der Zuordnung der Pausenregelung beim Mitarbeiter wie folgt vorgehen:

Gehen Sie in das Menü Regelarbeitszeit des Mitarbeiters und legen Sie eine neue Regelarbeitszeit mit einem Datum, ab dem die Pausenregelung für diesen Mitarbeiter gelten soll, an.
Geben Sie unter Pausenregelung an, welche Pausenregelung für den Mitarbeiter gelten soll.

Eine definierte Pausenregelung ist ab einem bestimmten Datum (Monat.Jahr) gültig. D.h. auch, in Ihrem ZEP können verschiedene Pausenregelungen oder auch "keine Pausenregelung" für verschiedene Mitarbeiter gelten.

Weitere Informationen zur Pausenregelung finden Sie im Kapitel Administration>Stammdaten>Pausenregelung.

Wenn es in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter gibt, die eine bestimmte Arbeitszeit im Monat nicht überschreiten dürfen (Mindestlohngesetz, geringfügig Beschäftigte, ...), können Sie für diese Mitarbeiter nun monatliche Stunden-Obergrenzen hinterlegen:

Im Menüpunkt Regelarbeitszeit eines Mitarbeiters können Sie "ggf. monatliche Stunden-Obergrenzen" eintragen. Damit definieren Sie praktisch eine Maximalarbeitszeit pro Monat.

Wenn Sie ZEP ohne das Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub verwenden, wird eine evtl. Überschreitung der monatlichen Stundenobergrenze in der Ansicht Mein ZEP>Projektzeiten (für Administratoren auch unter Mitarbeiter>Verwaltung>Mitarbeiter>Administration>Projektzeiten) durch ein rotes Ausrufezeichen rechts oben in der Projektzeittabelle angemerkt. Wenn Sie mit dem Mauszeiger darüber fahren, erhalten Sie im Flyover-Text weitere Informationen.
Die ermittelte Arbeitszeit in ZEP  (ohne das Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub) setzt sich zusammen aus:

•Tatsächlich geleistete Arbeitszeit -> in ZEP Projektzeit

•Feiertage

Dabei gilt in ZEP: Ein Feiertag wird mit der Anzahl Stunden bewertet, die als Regelarbeitszeit für den betreffenden Wochentag gilt.

Unter Administration>System finden Sie den neuen Menüpunk "Scheduler". Hier können Sie bestimmte regelmäßige Aufgaben in ZEP als Task einplanen (je nach eingesetzten Modulen):

•Abfrage von Wechselkursen

•Prüfung der Beschäftigungszeiträume

•E-Mail bei Unterschreitung der Sollstunden um mehr als 50% in den letzten 10 Tagen

•Berechnung Soll-Arbeitszeiten

•Abfrage der Salesforce-Daten

•Abfrage der Mailboxen, Umwandlung von Mails in Tickets

Sie können angeben, wann der jeweilige Task ausgeführt werden soll. Je nach Task werden verschiedene Ausführungsmodi angeboten (z.B. alle 15 Minuten, stündlich, täglich, jeden 1. des Monats ... )

Unter Stammdaten>Orte können Sie auch für steuerpflichtige Tagespauschalen  prozentuale Abzüge für Mahlzeiten angeben.

Als Administrator, Controller und ggf. Abteilungsleiter können Sie sich unter Mitarbeiter>Auswertungen>Kostenabrechnung bzw. in der Kostenabrechnung eines Mitarbeiters eine neue zusätzliche Option aktivieren:
"Erklärungen zu VMA anzeigen, z.B. Anwendung der Mitternachtsregel, An/Abreise ohne Mindestabwesenheit"
Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, erhalten in der Tabelle der Verpflegungsmehraufendungen zu jedem berechneten Betrag eine ausführliche Erklärung, wie es zu diesem Betrag gekommen ist. Diese Erklärungen können auch im CSV-Export exportiert werden.

Bitte beachten Sie: Wird eine bestimmte Regel angewendet (z.B. die Mitternachtsregel, An/Abreise ohne Übernachtung, ...) wird eine Erklärung geliefert. Wird aber eine Regel nicht angewendet, weil die Bedingungen dafür nicht erfüllt sind, wird keine Erklärung geliefert.

Unter Administration>Stammdaten>Sonstiges>Briefpapier können Sie ein eigenes "Briefpapier für Kostenabrechnung" erstellen. Bei der Mitarbeiter-Kostenabrechnung wird dann das hier definierte Briefpapier verwendet (falls vorhanden), sonst wird wie bisher das Briefpapier Allgemein benutzt. (Mit Modul Dokumentengenerator)

Sie können nun auch explizit "keine Einträge vorhanden" für Preise in Preisgruppen in Preistabellen "eintragen":
Jeder Preis (Stunden- und Tagessatz) für eine Preisgruppe in einer Preistabelle kann auf "keine Einträge vorhanden" eingestellt werden, wenn Sie das Häkchen in der jeweiligen Checkbox entfernen. Dies führt dann zu einer Fehlermeldung, dass der Preis nicht definiert ist (in diesem Fall gewollt). Eine explizite 0,00 führt wie bisher zu einer Berechnung mit 0,00.

Sie können für jeden Kunden unter Kunden>Kundenpreisgruppen angeben, welche Preisgruppen in der Kundenpreistabelle angezeigt werden sollen. Ebenso können Sie unter Projekt>Projektpreisgruppen eine Einschränkung der angezeigten Projektpreisgruppen vornehmen.

In der Änderungshistorie unter Mitarbeiter, können Sie sich nun optional auch den E-Mail-Versand des ausgewählten Mitarbeiters anzeigen lassen.

Sie können in der Auswertung Projekt>Projektzeitnachweis optional die Preisfaktoren anzeigen.

Die neue Auswertung Mahlzeiten listet alle Mahlzeiten (Frühstück, Mittag- und Abendessen) auf, die von einem Mitarbeiter in ZEP in einem bestimmten Zeitraum gebucht worden sind. Die  Auswertung finden Sie für sich selbst unter

•Mein ZEP>Auswertungen

Administratoren, ggf. Abteilungsleiter und Controller haben diese Auswertung zusätzlich unter

•Mitarbeiter>Verwaltung>ausgewählter Mitarbeiter

•Mitarbeiter>Auswertungen

Stellen Sie einen Zeitraum ein und wählen Sie ggf. eine Abteilung, Mitarbeiterkategorie bzw. Mitarbeiter aus.

In der Ausgabe wird pro Mitarbeiter eine Zeile mit der jeweiligen Anzahl der Mahlzeiten (Frühstück, Mittagessen und Abendessen) ausgegeben. Zusätzlich gibt es darunter eine Summenzeile. Es werden keine Beträge angezeigt (diese sind abhängig von den bei den Orten hinterlegten Beträgen.) Die Sortierung erfolgt nach Datum bzw. Mitarbeiter.

Diese grafische Auswertung finden Sie neu bei jedem Projekt, sie zeigt den zeitlichen Verlauf der gebuchten Projektzeiten an. Sie können einen Auswertungszeitraum einstellen und die Fakturierbarkeit der gebuchten Zeiten wählen. Gliedern können Sie diese Auswertung entweder nach "-keine-", nach Mitarbeiter oder nach Vorgang. Als Skalierung können Sie zwischen -automatisch-, Monat, Tag, KW und Quartal wählen.

Entsprechend der eingestellten Parameter, wird die gebuchte Projektzeit als Balken (mit unterschiedlichen Farben je Mitarbeiter bzw. je Vorgang) in der gewünschten Skalierung dargestellt.

Diese Auswertung wird auch als CSV-Export angeboten.

Sie können jetzt alle Gesamtstatus Auswertungen (Plan, Zeit, Ertrag, Faktura) im Format pdf, doc oder als odt "Im Hintergrund ausführen". Die Auswertung der z.T. sehr umfangreichen Daten läuft dann im Hintergrund ab. Sie müssen nicht mehr warten bis die Auswertung fertig ist, um in ZEP weiterarbeiten zu können, sondern erhalten das Ergebnis ganz einfach im gewünschten Format als E-Mail zugesandt.

Unter Projekte>Verwaltung>Projekt>Tickets und unter Projekte>Auswertungen>Tickets können Sie nun "Massenoperationen" durchführen.
Sie können:

•die Primäre Projektzuordnung ändern.

•eine Sekundäre Projektzuordnung hinzufügen

•Kategorien hinzufügen

•Kategorien entfernen

•Weitere Eigenschaften ändern: Ticket-Status ändern, Priorität ändern, Bearbeiter ändern

Mit dem neuen Mahnwesen in ZEP, können Sie jetzt noch nicht bezahlte Rechnungen in mehreren Stufen mahnen. Das Mahnwesen ist innerhalb der Rechnung und in der Auswertung "Offene Posten" eingebunden.

In den Stammdaten können Sie beliebige Mahnstufen anlegen (mit eigenen Textbausteinen und Mailvorlagen für Mahnstufen). Wird das Zahlungsziel einer Rechnung überschritten, können Sie direkt aus dem Menü der Rechnung heraus eine "Neue Mahnung erstellen".  Die Mahnungen werden innerhalb der Rechnung historisiert (eigene Tabelle "Mahnungen", wann wurde welche Mahnstufe erreicht, mit welchem offenen Betrag, wie viel Verzugszinsen sind ggf. angefallen). In der Auswertung "Offene Posten" werden für den Auswertungszeitraum alle noch nicht bezahlten Rechnungen aufgelistet. In der neuen Spalte "Mahnstufe", können Sie nachvollziehen, wann welche Mahnung erstellt wurde. Sie können in dieser Auswertung zusätzlich eine Checkbox "Zahlungsziel überschritten" aktivieren und die "Anzahl Tage seit Zahlungsziel" eingeben.

In Administration>Einstellungen>Faktura können Sie eine eigene E-Mailadresse für den E-Mail-Versand von Rechnungen hinterlegen.

Wenn Sie die Rechnungen per E-Mail an Ihre Kunden versenden, können Sie hier eine eigene E-Mail-Adresse eingeben (abweichend von der angegebenen Adresse unter Administration>Einstellungen>E-Mail für automatisch versendete E-Mails). Geben Sie ggf. einen Absendenamen, eine Antwortadresse (Reply-To) sowie einen Antwortnamen (Reply-To) an.

Sie können ihre Rechnungen jetzt im Format PDF/A erstellen. PDF/A ist ein Format zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente.

Bitte beachten Sie: Dokumente in diesem Format sind größer als normale PDFs, dadurch erhöht sich der Daten Up-und Download sowie der Speicherplatz.

Sie können unter Stammdaten>Projektzusatzfelder jetzt auch einen "oberen Rechnungstext" definieren. Die hier definierten Zusatzfelder gelten für alle Projekte, bei denen Sie keine eigenen Zusatzfelder definiert haben.

Für eine wiederholende Abrechnung ihrer Rechnungspositionen stehen Ihnen jetzt auch eine 2-Monatliche und 6-Monatliche Wiederholung zur Verfügung:

•2-monatlich Ultimo (2mu): Beispiel 01.01.2015 – 28.02.2015 und 01.03.2015 – 30.04.2015.

•2-monatlich zum gleichen Datum (2m): Beispiel 08.01.2015 – 07.03.2015 und 08.03.2015 – 07.05.2015.

•6-monatlich Ultimo (6mu):  Beispiel 01.01.2015 – 30.06.2015 und 01.07.2015 – 31.12.2015.

•6-monatlich zum gleichen Datum (6m): Beispiel 08.01.2015 – 07.07.2015 und 08.07.2015 – 07.01.2016.

Wenn es in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter gibt, die eine bestimmte Arbeitszeit im Monat nicht überschreiten dürfen (Mindestlohngesetz, geringfügig Beschäftigte, ...), können für diese Mitarbeiter nun monatliche Stunden-Obergrenzen hinterlegt werden:

Im Menüpunkt Regelarbeitszeit eines Mitarbeiters können Sie "ggf. monatliche Stunden-Obergrenzen" eintragen. Damit definieren Sie praktisch eine Maximalarbeitszeit pro Monat.
Die ermittelte Arbeitszeit in ZEP setzt sich zusammen aus:

•Tatsächlich geleistete Arbeitszeit -> in ZEP Projektzeit

•Krankheit -> in ZEP gebuchte Fehlzeiten der Kategorie "bezahlte Fehlzeit"

•Urlaub -> in ZEP gebuchte Fehlzeiten der Kategorie ‚Jahresurlaub‘

•Feiertage

Dabei gilt in ZEP: Ein Feiertag oder ganzer Fehltag wird mit der Anzahl Stunden bewertet, die als Regelarbeitszeit für den betreffenden Wochentag gilt.

Eine evtl. Überschreitung der monatlichen Stundenobergrenze wird in der Ansicht Mein ZEP>Projektzeiten (für Administratoren auch unter Mitarbeiter>Verwaltung>Mitarbeiter>Administration>Projektzeiten) durch ein rotes Ausrufezeichen rechts oben in der Projektzeittabelle angemerkt. Wenn Sie mit dem Mauszeiger darüber fahren, erhalten Sie im Flyover-Text weitere Informationen.

In welchen Auswertungen wird die Stunden-Obergrenze berücksichtigt?
In der Monatsendeauswertung wird bei Mitarbeitern (mit Stunden-Obergrenze), eine zusätzlich Tabelle "Einhaltung Stunden-Obergrenze" angezeigt. Unter Administration>Monatsabschluss werden Mitarbeiter, die ihre Stunden-Obergrenzen überschritten haben, mit einem Symbol gekennzeichnet.

Welche Auswirkungen hat diese Stunden-Obergrenze?
Wenn die Stunden-Obergrenze überschritten wird, informiert ZEP (Monatsendeauswertung, Monatsabschluss), es wird aber weder die Projektzeiterfassung der entsprechenden Mitarbeiter verhindert, noch der Monatsabschluss verboten.

In der Monatsendeauswertung wird zwischen "Tag" und "Arbeitsstunden" die neue Spalte "Sollstunden" angezeigt.

In den Auswertungen Mitarbeiter>Auswertungen>Arbeitszeitenübersicht und Zeitnachweis Übersicht ist die "Arbeitsstd Soll" zu "Sollstunden" und die "Arbeitszeit Soll" zu "Sollzeit" umbenannt.

Automatische E-Mail an Mitarbeiter, die am Vortag nicht bzw. zu wenig gebucht haben. (Als Task in Administration>System>Scheduler einplanbar.)

Unter Administration>Stammdaten>Dokumente>Dokumentenstatus   Um einen neuen Status zu definieren geben Sie jeweils eine Kurzform und optional eine Bezeichnung ein.

Status-Reihenfolge
Sie können die Status-Reihenfolge mit den "Pfeil nach oben" bzw. "Pfeil nach unten" Symbolen in ihrer Reihenfolge verschieben.
Mit der Reihenfolge legen Sie fest, in welcher Abfolge dieser Status in den Auswahllisten angezeigt wird. Ein neu angelegter Status wird immer am Ende der Liste angehängt. Mit dem "Pfeil nach oben"-Symbol schieben Sie den Status an die gewünschte Stelle.

Unter Administration>Stammdaten>Dokumente>Kategorien können Sie beliebig Kategorien für Ihre Dokumente definieren.

Sie können jetzt einen Schlagwortkatalog anlegen, um Ihre Dokumente danach zu klassifizieren und wiederzufinden.

Unter Administration>Einstellungen>Dokumente können Sie Schlagworte definieren.

Wenn Sie unter Administration>Einstellungen>Dokumente angegeben haben, dass ein Mitarbeiter Schlagworte ergänzen darf ("Ja"),  können die Mitarbeiter beim Hochladen von Dokumenten auch eigene Schlagwörter anlegen und dem Dokument zuweisen.

Arbeitspakete - Definition und Funktionsweise

In ZEP werden Projekte mit hierarchischen Vorgängen und ggf. Tickets/Teilaufgaben abgebildet. Allerdings sind diese Projekte/Planobjekte zumeist nicht auf eine möglichst kurze Projektlaufzeit optimiert, wie es bspw. ein Projektplanungs-Tool zum Ziel hat. Stattdessen bildet ZEP bewusst keine Reihenfolgen und Abhängigkeiten von Vorgängen ab, Vorgänge werden mit großzügigen Laufzeiten (oftmals „wie Projekt“) geplant. Die Vorgänge/Tickets/Teilaufgaben dienen zum Erfassen der geleisteten Arbeitszeiten, die in der Realität häufig von der eigentlichen, ggf. engen zeitlichen Planung abweichen.

Um dennoch eine kurzfristige zeitliche Verteilung der Arbeit an die Mitarbeiter vornehmen zu können kommt mit dem Modul Ressourcenplanung nun die Möglichkeit, Arbeitspakete zu definieren.

Ein Arbeitspaket wird in ZEP verwendet, um einem Mitarbeiter vorzugeben, wann er woran in welchem Umfang arbeiten soll.

Ein Arbeitspaket hat dazu folgende Eigenschaften:

•Mitarbeiter, dem das Arbeitspaket zugewiesen ist.

•Das Plan-Objekt, i.e. Vorgang, Ticket oder Teilaufgabe, an dem der Mitarbeiter arbeiten soll.

•Ein Start- und Ende-Datum. Dieser Zeitraum legt fest, wann der Mitarbeiter die Vorgaben erfüllen soll.

•Einen Plan-Aufwand (in Stunden). Über diesen legt der Projektleiter den Umfang fest, den der Mitarbeiter im Zeitraum am Plan-Objekt arbeiten soll.

Bis hierher entspricht das Arbeitspaket weitgehend einem Post-It Zettel oder einem Kalendereintrag, über den einem Mitarbeiter vorgegeben wird, woran er arbeiten soll.

Das Arbeitspaket (nachfolgend auch AP) in ZEP ist mehr:

•Das Arbeitspaket summiert die Ist-Stunden, die der Mitarbeiter im Zeitraum des AP auf das Plan-Objekt bucht. Daher kennt das AP die zur Erfüllung des AP noch zu leistenden Stunden.

•Das AP weiß aufgrund der Regelarbeitszeit des Mitarbeiters sowie – bei Einsatz des ÜFU-Moduls – den Fehlzeiten und Urlauben des Mitarbeiters exakt, wie viel Arbeitszeit (Stunden) dem Mitarbeiter bis zum Erreichen des Ende-Datums noch zur Verfügung steht, d.h. wie viele Stunden der Mitarbeiter noch hat um die noch offene Arbeit am AP zu beenden.

•Das AP berechnet daraus den sog. Auslastungsfaktor. Dieser besagt (in Prozent), wie viel Prozent seiner Arbeitszeit der Mitarbeiter an dem AP arbeiten muss, um bis zum Ende-Termin des AP fertig zu werden.

•Die Summe der Auslastungsfaktoren aller einem Mitarbeiter zugewiesenen AP zeigt Tag-genau die Auslastung des Mitarbeiters.

•Hinweis: sind einem Mitarbeiter AP von Planobjekten zugewiesen, die in einer hierarchischen Beziehung zueinander stehen, bspw. Ticket – Teilaufgabe, so werden die Auslastungen dieser AP nicht summiert, sondern die größte der Auslastungen dieser AP verwendet. Begründung: Wenn ein MA sowohl ein AP zu einem Ticket als auch ein AP zu einer Teilaufgabe dieses Tickets zugewiesen hat, so hat er dadurch keine doppelt so hohe Auslastung. Indem er Zeiten auf die Teilaufgabe bucht bearbeitet er implizit auch das Ticket.

•Das AP ermöglicht die Eingabe des vom Mitarbeiter geschätzten Restaufwands (in Stunden). Anders als bei einem Fertigstellungsgrad in Prozent, der i.d.R. schwer zu schätzen ist, kann ein Mitarbeiter meistens besser abschätzen, wie viele Stunden er bis zur Fertigstellung noch benötigt.

•Ist der Mitarbeiter mit der Bearbeitung des AP fertig, so trägt er einen Restaufwand von 0 (Null) ein. Dadurch generiert das AP keine Auslastung mehr für den Mitarbeiter.

•Die auf einem AP geschätzten Restaufwände werden aufgezeichnet. So kann nachvollzogen werden, wie sich die Einschätzungen ggf. über die Zeit änderten.

•Mit der Ressourcenplanung ist es möglich, den Umfang, in dem ein Mitarbeiter einem Projekt zur Verfügung steht, zu definieren. Dieser Prozentsatz wird in der Mitarbeiter-Projekt-Zuordnung als Projekt-Verfügbarkeit definiert und kann (durch verschiedene Zuordnungszeiträume) über die Projektlaufzeit auch variieren.

•Die Projekt-Verfügbarkeit wird bei Auswertungen zur Auslastung der Mitarbeiter im Projekt beachtet.
Beispiel: Ein Mitarbeiter, der dem Projekt zu 25% zugewiesen ist, steht dem Projekt 2h/Tag (bei 8h Regelarbeitszeit) zur Verfügung. Werden ihm nun Aufgaben mit einem Umfang von 2h/Tag zugewiesen, ist er also bereits ausgelastet (Auslastung 100%).
Aus Gesamtsicht (Unternehmenssicht, Projekt-unabhängig) ist er aber nur zu 25% ausgelastet.

Der Rechnungs- und der Kostenexport kann via SOAP abgefragt werden. (Modul Export Buchhaltung)

Die Belege können via SOAP abgefragt werden: Sie können angelegt, bearbeitet, gelesen und gelöscht werden.