Sie finden jetzt unter Mein ZEP den neuen Menüpunkt Auswertungen.
Hier können Sie als angemeldeter Benutzer Ihre persönlichen Auswertungen abrufen (je nach eingesetzter ZEP Version und Modulen): Projektzeitauswertung, Belegauswertung, Kostenabrechnung, Monatsendeauswertung, Projektzeithistorie und Zeitnachweise.

Diese Auswertungen konnten bisher unter dem Menüpunkt Mitarbeiter>Auswertungen aufgerufen werden. Ein Administrator bzw. ein Abteilungsleiter kann hier weiterhin alle Auswertungen zu seinen Mitarbeitern machen. Seine eigenen Auswertungen sind neu unter Mein ZEP>Auswertungen.

Unter Mitarbeiter>Daten können Sie nun ein "Kurzzeichen" für den Mitarbeiter eingeben. Wenn Sie unter Administration>Einstellungen>Mitarbeiter auf "Bearbeiten" klicken, können Sie wählen, ob dieses Kurzzeichen in bestimmten Auswertungen angezeigt werden soll.

Neu unter Mitarbeiter>Verwaltung ist die Spalte mit dem Beschäftigungszeitraum der Mitarbeiter. Die Spalte "Beschäftigungszeitraum" zeigt nur den aktuellen Beschäftigungszeitraum, der sich mit dem im Formular eingestellten Zeitraum überschneidet, an.

Neu unter Mitarbeiter>Verwaltung ist der Filter "Nicht freigegeben bis": damit kann ein Administrator alle Mitarbeiter auflisten, die noch nicht bis zu einem bestimmtem Stichtag ihre Zeiten freigegeben haben. (Voraussetzung: Sie haben unter Administration>Einstellungen>Mitarbeiter "Jeder Mitarbeiter kann angeben, bis zu welchem Datum er seine Projektzeiten, Belege, Fehlzeiten fertig erfasst hat und somit freigibt" mit "Ja" angegeben.)

Unter Administration>Einstellungen>Projekt können Sie einstellen: "Nur buchbare Vorgänge im i-Punkt der Vorgangsliste bei der Zeiterfassung anzeigen". Wenn Sie diese Option mit "Ja" angeben, werden im i-Punkt bei Vorgang auf der Seite Mein ZEP>Projektzeiten nur die Vorgänge angezeigt, die einen buchbaren Status haben und deren Laufzeit im aktuellen Erfassungszeitraum liegt.

Wenn Sie unter Administration>Einstellungen>Projektzeit&Belege eine vordefinierte Uhrzeit für einen neuen Tag voreingestellt haben, galt diese bisher nur bei der ersten Erfassung. Wollte man die Zeiten für einen zweiten Tag erfassen, wurde die letzte Uhrzeit aus der vorherigen Erfassung übernommen. Jetzt können Sie mit Klick auf die "grünen Ecken" und in der Tabelle mit den Projektzeiteinträgen auch für einen weiteren Tag (wenn noch keine Zeiten gebucht sind) die voreingestellte Uhrzeit einstellen.

Wenn ein Ansprechpartner eines Kunden nicht mehr "aktuell" ist, können Sie ihn "inaktiv" setzen. Er erscheint dann nicht mehr in den Auswahllisten der Kundenansprechpartner für neue Zuordnungen. Wenn der inaktive Ansprechpartner bereits Projekten oder Tickets zugeordnet ist, bleibt die Zuordnung erhalten. Ein inaktiver Ansprechpartner kann sich nicht mehr im Kundenticketzugang bei ZEP anmelden.

Mit Klick auf den "grünen Pfeil" werden alle Angaben, die rechts von stehen, in die Eingabemaske kopiert. Dateien werden nicht mitkopiert.

Unter Mitarbeiter>Daten können Sie angeben, ob für diesen Mitarbeiter Verpflegungsmehraufwendungen (VMA) berechnet werden sollen oder nicht.

Wenn Sie für einen Mitarbeiter die Berechnung der VMA ausschalten (d.h. die Checkbox ist nicht aktiviert), hat das folgende Auswirkungen:

•es werden in der Kostenabrechnung des entsprechenden Mitarbeiters keine VMA aufgeführt

•implizit entstehen in Projekten keine VMA  als interne Kosten in den Ertragsauswertungen

•implizit werden keine VMA im Kostenexport exportiert (Modul Export für Buchhaltung)

Auswirkungen auf die Berechnung der VMA an das Projekt:

•es werden je nach Reiseeinstellungen des Projekts Anreisepauschalen und VMA berechnet (auch wenn der entsprechende Mitarbeiter keine VMA erhält).

Sie können selbst definieren, was eine "Übernachtung" in ZEP ist. Unter Administration>Einstellungen>Reisekosten geben Sie an, ob ZEP Übernachtungszeiten erkennen soll (Beginn/Ende/nicht bebuchter Zeitraum), oder nicht.

Diese Einstellung beeinflusst die Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen für den Fall, dass ein Mitarbeiter über Nacht reist: nur bei einer Übernachtung wird die Anreise-/Abreise-Regelung ohne Mindestabwesenheitszeit angewendet.

D.h. eine Übernachtung wird immer dann angenommen, wenn

•eine Reise vorliegt, d.h. der Ort der Zeitbuchungen nicht die „erste Tätigkeitsstätte“ ist

und

•eine Übernachtungszeit entsprechend Ihrer Definition vorliegt.

Sie können nun unter Stammdaten>Orte zusätzlich steuerpflichtige Pauschalen für mind. 8 Stunden und 24 Stunden eingeben. Die bisherigen Beträge werden ab jetzt als steuerfreie Beträge interpretiert. Geben Sie bei steuerpflichtig den zusätzlichen Betrag (Betrag - steuerfreie Pauschale) ein.

Bitte beachten Sie: Falls bereits ein Betrag eingetragen ist, der größer als der steuerfreie Betrag ist,  müssen Sie diesen Eintrag selbst anpassen, die Migration macht das nicht automatisch.

Diese Einstellung gibt es nur für Orte gültig ab 2014.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern, die länger als 3 Monate auswärts arbeiten, VMA auszahlen möchten, tragen Sie den entsprechenden Betrag bei einem dafür angelegten Ort unter steuerpflichtig ein! In die Felder für steuerfrei tragen Sie 0 ein. Auf der Kostenabrechnung werden alle so entstandenen VMA als steuerpflichtig ausgewiesen.

In der Auswertung Mitarbeiterzeitnachweis mit Details wurde bisher unter Ort der Ort und ggf. ein * angezeigt. Dieses * wird jetzt in der Legende erklärt: es steht für "Ort projektrelevant" und bedeutet, dass für diese Zeitbuchung die Berechnung von VMA für das Projekt erfolgt.

Sie können im Projektplan die Kurzform und die Bezeichnung editieren. Voraussetzung: Sie haben die Anzeige der Spalten mit "Kurzform / Nr"  und/oder "Bezeichnung / Betreff" aktiviert.

Im Projektplan können Sie einen neuen Vorgang anlegen: geben Sie unter "Neuer Vorgang einfügen" Kurzform und Bezeichnung an und speichern Sie diese Eingabe mit "Enter" bzw. durch klicken auf das Speichern-Symbol.

Sie können im Projektplan direkt den Dialog zum Statuswechsel für das Projekt, einen Vorgang (ggf. Ticket/Teilaufgabe) aufrufen und den Status wechseln: Klicken Sie auf das Symbol , geben Sie den entsprechenden Status an und Speichern Sie.

Im Projektplan sehen Sie jetzt auf einen Blick, ob für Projekt, Vorgang ggf. Ticket/Teilaufgabe, die Einstellung "Überbuchen verhindern" eingestellt ist: das grüne Symbol steht für "Überbuchen verhindern: nur fakturierbare Zeiten", das orangefarbene Symbol steht für "Überbuchen verhindern: fakturierbare und nicht fakturierbare Zeiten" . Dieses Symbol wird ebenfalls in der Vorgangstabelle, wenn Sie das Modul Ticketsystem einsetzen, auch in der Tickettabelle angezeigt.

Die Anzeige des Projektplans können Sie nun durch bestimmte Filterkriterien anpassen: Wählen Sie einen bzw. mehrere oder alle Mitarbeiter aus und klicken Sie auf "Ausführen". Im Projektplan werden nun entsprechend die Vorgänge angezeigt, denen der Mitarbeiter zugeordnet ist (implizit als Projektmitarbeiter oder als Vorgangsmitarbeiter). Wird das Modul Ticketsystem eingesetzt, können Sie zusätzlich auch nach Tickets (zusätzlich auch nach Ticketstatus), denen der gewählten Mitarbeiter als Bearbeiter zugeordnet ist, filtern. Durch aktivieren der Checkbox "beendete Vorgänge anzeigen", werden auch Vorgänge aufgeführt, deren Endedatum vor dem Anzeigezeitraum liegt.

Unter Projekt>Projektmitarbeiter können nun Mitarbeiter, deren Beschäftigungsbeginn in der "Zukunft" ist, einem Projekt als Projektmitarbeiter zugeordnet werden.

Unter Administration>Einstellungen>Projekt können Sie angeben, ob die Projektkategorie in den Projekttabellen angezeigt werden soll.

Wenn Sie unter Administration>Einstellungen>Projekt angegeben haben, dass bei Erreichen eines bestimmten prozentualen Wertes der fakturierbar gebuchten Stunden eine E-Mail an den Projektleiter versendet werden soll, wird diese E-Mail nun auch an den Administrator gesendet, wenn es keinen Projektleiter geben sollte.

Neben der Spalte Ist Std wird jetzt neu auch eine Spalte mit den fakturierbar gebuchten Ist Stunden (Fakt. Ist Std) angezeigt: in der Projekttabelle unter Projekte>Verwaltung, in der Tabelle der Vorgänge in einem ausgewählten Projekt und wenn Sie das Modul Ticketsystem einsetzen auch in allen Ticket- und Teilaufgabentabellen.

Sie können in den Auswertungen Projektumsatz und Projektzeitauswertung jetzt auch "ab Projektstart" als Beginn des Auswertungszeitraums einstellen.

In den Auswertungen Projekte>Auswertungen>Projekt-Zeit-Matrix und Mitarbeiter>Auswertungen>Mitarbeiter-Zeit-Matrix wurde für die Berechnung zur Anzeige der gebuchten Projektzeiten in Tagen bisher die Definition der Tagessatzanteile (aus Projekt- bzw. Stammdatendefinition) herangezogen. Neu ist, dass nun der Wert aus dem Eingabefeld Stunden/Tag verwendet wird. Voreingestellt sind "8" Stunden/Tag für die Umrechnung von Projektzeiten.

Unter Administration>Einstellungen>Ticketsystem können Sie optional wählen, ob ein Ersteller Plan Stunden bei Ticket/Teilaufgabe im Status "neu" eingeben bzw. ändern darf. Ein Benutzer, der Administrator, Controller, Abteilungsleiter oder Projektleiter ist, darf bei Ticket/Teilaufgabe immer auch Plan Stunden eingeben, unabhängig von dieser Einstellung.

Sie können im Projektplan angeben, ob der "Bearbeiter" eines Tickets als Spalte angezeigt werden soll.

Übrigens: das Ticket-Symbol wird Ihnen nur noch für die Vorgänge angezeigt, denen Tickets zugeordnet sind.

Neu ist, dass ein Administrator jetzt ein Ticket mit dem Status "abgenommen" in einen anderen Status zurücksetzen kann. Ausgenommen ist der Status "neu".

Unter Mein ZEP>Tickets, unter Projekt>Tickets und unter Projekte>Auswertungen>Tickets, werden nun jeweils die Einstellungen der "Quicklinks" gespeichert und sind beim erneuten Aufruf der Seite voreingestellt. (Wird die Seite allerdings durch die Verlaufs-Einträge aufgerufen, wird die dazugehörige evtl. abweichende Einstellung bei den Quicklink voreingestellt.)

Unter Mein ZEP>Projektzeiterfassung, wird nun in der Zeiterfassungstabelle die Ticketnummer und der Ticketbetreff angezeigt. Analog der Vorgangskurzform und Bezeichnung.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie die Projektzeiten als CSV-Datei exportieren, waren Vorgang und Ticket bisher in einer Spalte zusammengefasst, jetzt gibt es  eine extra Spalte für die Ticketnummer.

Automatisch in Tickets umgewandelte E-Mails (verschickt von Webplattformen wie GMAIL, GMX, Bluewin etc.), wurden bisher als Datei an das Ticket angehängt, jetzt werden diese E-Mails als Text in der Ticket-Bemerkung angezeigt.

Bei Eingang einer E-Mail in eine Ticket-Mailbox erhält nun der Absender dieser E-Mail (Kunde) optional eine E-Mail als Bestätigung. Ob der Mail-Absender (Kunde) bei Eingang der Ticketmail und/oder bei einem Statuswechsel des Tickets informiert wird, können Sie in den Stammdaten>Benachrichtigungen definieren.

Sie können nun auch für einzelne Mitarbeiter getrennte Rechnungspositionen für die Arbeitszeiten, die Belege und die Reisekosten erstellen.

Unter Projekt>Kunden wird in der Tabelle der Kunden des Projekts neben der KNr auch der Kundenname angezeigt. Bitte beachten Sie, diesen Menüpunkt haben Sie nur, wenn Sie im Projekt "Rechnungsstellung an mehrere Kunden" eingestellt haben.

Unter Mitarbeiter>Daten können Sie nun ein "Kurzzeichen" für den Mitarbeiter eingeben.Wenn Sie unter Administration>Einstellungen>Mitarbeiter auf "Bearbeiten" klicken, können Sie wählen, ob dieses Kurzzeichen in bestimmten Auswertungen angezeigt werden soll. Unter Administration>Einstellungen>Faktura können Sie optional einstellen, ob das Kurzzeichen des Mitarbeiters, der eine Rechnung erstellt hat, auf der Rechnung hinter dem Datum ausgegeben wird. Den Namen des Rechnungserstellers sehen Sie in den "Daten" der Rechnung (Rechnung>Daten) in der Zeile "Rechnungsdatei erstellt am... von ..." hinter dem Datum.

Überall, wo Sie bisher die Kundennummer als Platzhalter wählen konnten, können Sie nun zusätzlich auch den Kundennamen als Platzhalter wählen: Direkt im Rechnungstext einer Rechnungsposition, im oberen und unteren Rechnungstext der Kundenzusatzfelder und unter Administration>Stammdaten>Faktura>Textbausteine (Textbausteine für Rechnungspositionen und Textbausteine für Kundenzusatzfelder).

Unter Kunde>Projekte können Sie als Filter einstellen, ob alle Projekte des Kunden angezeigt werden oder nur die Projekte, denen der Kunde als primärer bzw. als sekundärer Kunde zugeordnet ist.

Unter Administration>Stammdaten>Fehlgründe können Sie für jeden Fehlgrund jetzt zusätzlich angeben "Jeder Mitarbeiter darf Fehlzeiten selbst erfassen".

Damit steuern Sie, ob ein Mitarbeiter diesen Fehlgrund in seinem Fehlzeitenkalender zur Auswahl hat (Option "Ja") oder ob nur ein Administrator bzw. Abteilungsleiter diesen Fehlgrund erfassen darf (Option "Nein"), Erfassung dieses Fehlgrunds ist dann nur möglich über Mitarbeiter>Administration>Fehlzeiten.
Beispiel: der Fehlgrund "Krank mit Lohnfortzahlung" soll nicht von den Mitarbeiter, sondern soll nur von Benutzern mit Administratorrechten eingegeben werden können.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie diese Option mit "Nein" angeben, haben alle Mitarbeiter, auch Administratoren und ggf. Abteilungsleiter, den entsprechenden Fehlgrund unter Mein ZEP>Fehlzeiten in ihrem Fehlzeitenkalender nicht zur Auswahl! Aber natürlich können Administratoren und ggf. Abteilungsleiter diesen Fehlgrund für sich unter Mitarbeiter>Administration>Fehlzeiten auswählen und eintragen.

Unter Mitarbeiter>Auswertungen>Arbeitszeitenübersicht gibt es eine neue Spalte "davon fakturierbar" hinter der Spalte "Arbeitsstd Ist".

Im Fehlzeitenkalender unter Mein ZEP>Fehlzeiten werden als zusätzliche Information auch die "abgeglichenen Urlaubstage" angezeigt.

Die Bemerkung, die beim Eintragen eines Fehlgrundes angegeben wird, wird nun im Fehlzeitenkalender und in der Fehlzeitenübersicht im Flyover angezeigt. Ein normaler Benutzer in ZEP sieht nur seine eigene Bemerkung, Administratoren und ggf. Abteilungsleiter sehen die Bemerkung aller Mitarbeiter bzw. die der Mitarbeiter ihrer Abteilung.

Das Geschäftsjahr (definierbar unter Administration>Einstellungen>Überstd., Fehlzeiten, Urlaub) wird automatisch in verschiedenen Auswertungen als "Zeitraum" berücksichtigt, z.B. "Überstunden, Urlaubstage", "Jahresübersicht Fehltage".

Die Speziellen Zeiten (Stammdaten) werden nun als Liste mit einem Gültig ab -Datum geführt (vgl. Orte, Fahrzeuge). Ihre bisher definierten "Speziellen Zeiten" sind automatisch in einer Liste Gültig ab 01.01.2000 gespeichert. Wenn Sie nun andere/neue Spezielle Zeiten eingeben möchten, klicken Sie auf den Link Neue Liste von speziellen Zeiten anlegen und tragen die ab diesem Datum geltenden Zeiten ein. Entsprechend dem Gültig ab Datum werden die speziellen Zeiten in der Auswertung Monatsende aufgeführt.

Wenn Sie zur Verwaltung Ihrer Kunden Salesforce einsetzen, bietet Ihnen ZEP jetzt die Möglichkeit, die Daten von Kunden und Kontakten (= Ansprechpartner) nach ZEP zu importieren. Damit müssen Sie diese Daten nur in einem System (Salesforce) verwalten und können sie einfach in ZEP übernehmen und nutzen.