Wenn Sie ZEP oder das Modul Überstunden-, Fehlzeiten- und Urlaub neu eingeführt haben und noch nie einen Monatsabschluss durchgeführt haben:
Geben Sie in den ZEP-Einstellungen (Modul Überstd., Fehlzeiten, Urlaub) an, ab welchem Monat Sie das Überstunden-, Abwesenheiten- und Urlaubsmodul einführen wollen. Beachten Sie dabei:

•Ab diesem Monat müssen die Mitarbeiter alle Ihre Arbeitszeiten vollständig erfassen, sonst werden Fehlzeiten berechnet.
Beispiel: Wenn Sie im Januar eines Jahres zum Test nur ein paar wenige Zeiten erfasst haben, aber erst ab Februar ZEP richtig einsetzen: dann geben Sie den Februar des Jahres als Einführungszeitpunkt des Urlaubsmoduls an.

•Geben Sie für jeden einzelnen Mitarbeiter in den Beschäftigungszeiträumen den Urlaubsanspruch für das aktuelle Jahr an (aktuell bedeutet in diesem Fall ab Einführung des Zusatzmoduls, ggf. müssen Sie einen neuen Beschäftigungszeitraum anlegen .

Wenn Sie das Modul Abteilungen einsetzen, können Sie eine Abteilung als Filterkriterium auswählen. Zusätzlich können Sie nach der Mitarbeiterkategorie filtern (sofern Mitarbeiterkategorien unter Administration>Stammdaten>Mitarbeiter>Kategorien angelegt sind). Sie können alle, einzelne, mehrere oder "-ohne-" Kategorie auswählen, die Ergebnistabelle zeigt dann nur die Mitarbeiter mit ihren Monatsdaten an, die zu dem eingestellten Filter passen.

Anzeige Details Arbeitszeit
Für den ausgewählten Monat werden alle Mitarbeiter mit ihren gearbeiteten Stunden pro Tag in einer Tabelle angezeigt.
Bitte beachten Sie:
Es werden die "Netto-Zeiten" angezeigt. D.h. wenn eine Pausenregelung angewendet wird und diese einen  automatischen Abzug bei nicht eingehaltener Pause bzw. bei Überschreitung der Maximalarbeitszeit beinhaltet, werden diese Abzüge von der erfassten Zeit abgezogen.
Zeitzuschläge (wenn unter Administration>Einstellungen>Überstunden, Fehlzeitn & Urlaub eingestelt ist "Zuschläge der Feiertage und der speziellen Zeiten als Zeitzuschläge ausweisen und auf das Überstundenkonto addieren = Ja") werden hier an dieser Stelle nicht beachtet und nicht angezeigt.

Rot markierte Felder
Zu wenig gearbeitet. Sie können angeben, dass die Tage an denen weniger als ein bestimmter (von Ihnen eingegebener) Prozentsatz der Regelarbeitszeit gearbeitet wurde, rot angezeigt werden.

Grau markierte Felder
Samstage, Sonn- und Feiertage sind jeweils grau unterlegt, Sonntage und Feiertage (sowie ggf. auch andere Tage, an denen der Mitarbeiter die Regelarbeitszeit 0 hat). Wurden an einem solchen Tag Zeiten erfasst, werden diese mit roter Schrift angezeigt.

Gelb markierte Felder
Mit Pausenregelung: Tage an denen die Pausenregelung nicht eingehalten wurde, sind gelb markiert und es wird bei nicht-Einhaltung der Pausenregelung ein entsprechende Text beim Mouseover angezeigt.
Haben Sie in der Pausenregelung einen automatischen Abzug bei nicht eingehaltener Pausenregel wird die Netto-Zeit fett gedruckt angezeigt. D.h. von der erfassten Zeit werden nicht eigehaltene Pausen bzw. überschrittene Maximalarbeitszeiten abgezogen.

Andere farbig markierte Felder
Tage an denen ein Fehlgrund im Kalender eingetragen ist, werden in der Farbe des Fehlgrunds angezeigt. (Die Farbe eines Fehlgrund können Sie direkt unter Administration>Stammdaten>Fehlgründe definieren.) Die Fehlgründe und deren Farben werden Ihnen in der Legende über der Tabelle aufgeführt. An Tagen mit bezahlter Abwesenheit bzw. Urlaub wird die Regelarbeitszeit des Mitarbeiters angezeigt.

Spalten Soll, Ist, Urlaub
Soll : Hier werden die täglichen Sollstunden (Regelarbeitszeit) aus den Daten des Mitarbeiters ermittelt und summiert.
Ist : Das sind Arbeitszeiten + bezahlte Fehlstunden (Bezahlte Abwesenheit und Urlaub) + effektive Zuschlagsstunden (falls aktiviert) - Abzüge durch die Pausenregelung.
Urlaub :  Summe der Stunden der Fehlgrundkategorie "Jahresurlaub".

In dieser Übersicht erkennen Sie, ob alle Mitarbeiter "gezept" haben oder ob jemand vergessen hat, seine Zeiten zu buchen. Wenn Sie auf einen Tag klicken, werden Ihnen zusätzlich in einem Popup-Fenster alle Projektzeiten des entsprechenden Mitarbeiters an diesem Tages angezeigt. Wenn Sie in dem Popup-Fenster auf den Mitarbeiternamen klicken, gelangen Sie direkt in die Projektzeiterfassung dieses Mitarbeiters und können hier ggf. Korrekturen vornehmen.
 

Tage, an denen weniger als ein bestimmter (von Ihnen eingegebener) Prozentsatz der Regelarbeitszeit gearbeitet wurde und keine definierten Fehlgründe (Urlaub, Freizeitausgleich) vorliegen, sind durch rote Hintergrundfarbe markiert.

Rote Tage sind ein Hinweis darauf, dass der Monat noch nicht vollständig erfasst und ein Monatsabschluss deshalb noch nicht ratsam ist. Sie können aber auch entscheiden, den Monat trotzdem abzuschließen.

Ein rotes Ausrufezeichen neben dem Mitarbeiternamen bedeutet, dass hier eine Stunden-Obergrenze für den Monat (ggf. Woche) überschritten ist (Infos dazu im Flyover).
Hat ein Mitarbeiter an einem "Fehltag" (z.B. ganzer Tag Urlaub) trotzdem gearbeitet, wird als Arbeitszeit für diesen Tag, die  Regelarbeitszeit dieses Tages PLUS die gearbeitete Zeit angezeigt. Im Tooltipp und im Detailfenster erhalten Sie weitere Informationen dazu.

Den ausgewählten Monat können Sie als CSV-Datei exportieren.

Anzeige Details fakt./nicht fakt. Verteilung
Je Mitarbeiter und Tag werden die fakturierbar gebuchten Zeiten grün, die nicht fakturierbaren Zeiten blau dargestellt. Wenn Sie auf einen Tag klicken, werden Ihnen zusätzlich in einem Popup-Fenster alle Projektzeiten des entsprechenden Mitarbeiters an diesem Tages angezeigt. Wenn Sie in dem Popup-Fenster auf den Mitarbeiternamen klicken, gelangen Sie direkt in die Projektzeiterfassung dieses Mitarbeiters und können hier ggf. Korrekturen vornehmen.

Monat abschließen, Mitarbeiter sperren
Wenn Sie den Monat eingestellt haben, der als nächstes abzuschließen wäre, haben Sie am Ende der Arbeitszeitenübersicht einen Button "Monat abschließen". Beim Monatsabschluss berechnet und speichert ZEP den Saldo der Überstunden und Urlaube zum Monatsende. Diese Zahlen stehen dann für Auswertungen zur Verfügung, damit nicht jedes Mal alle Buchungen aller vergangenen Jahre und Jahrzehnte erneut durchgegangen werden müssen.

Automatisch mit dem Monatsabschluss werden auch die Mitarbeitersperren für diesen Monat ausgeführt.
Bitte beachten Sie:
Sie können alle angezeigten Mitarbeiter der entsprechenden Kategorie für den Monat sperren.
Wenn Sie den Monat abschließen, gilt das immer für alle Mitarbeiter (auch für die Mitarbeiter, die wegen der Filterauswahl nicht angezeigt werden).

Wird der letzte Monat des Geschäftsjahres abgeschlossen, erhalten die Mitarbeiter ihren Jahresurlaubsanspruch, wenn Sie in der Einstellung zum Urlaubsjahr folgendes eingeben: Jahresurlaubsanspruch immer zu Beginn eines Geschäftsjahres.

Sie sollten einen Monat immer dann abschließen, wenn der folgende Punkt zutrifft:

•Sie haben den betreffenden Monat geprüft und Sie möchten, dass keine Änderungen mehr an Projektzeiten, Belegen, Fehlzeiten, Regelarbeitszeiten und bei den Beschäftigungszeiträumen durchgeführt werden.

Schließen Sie den Monat noch nicht ab, wenn Sie noch mit Änderungen und Ergänzungen bei Projektzeiten, Belegen, Fehlzeiten, Regelarbeitszeiten und bei den Beschäftigungszeiträumen rechnen. Nach dem Monatsabschluss können für den betreffenden Monat keine Projektzeiten, Fehlzeiten, Belege, Regelarbeitszeiten und Beschäftigungszeiträume mehr gebucht bzw. geändert werden!

Mitarbeiter sperren (ohne Monatsabschluss)

Wenn Sie trotzdem einen oder mehrere Mitarbeiter bereits sperren möchten, können Sie hinter den Namen der entsprechenden Mitarbeiter auf auf das "Sperr-Symbol" klicken und den folgenden Dialog mit "Ja" bestätigen. Die Auswirkungen einer Mitarbeitersperre sind analog zum Monatsabschluss: für den entsprechenden Mitarbeiter können keine Änderungen vorgenommen werden, auch nicht vom Administrator (Projektzeiten, Belege, Fehlzeiten in dem Monat erfassen, ändern bzw. löschen.)

Monatsabschluss aufheben

Wenn Sie etwas ändern wollen oder müssen, dann können Sie den Monatsabschluss aufheben. Klicken Sie auf "Monatsabschluss aufheben", dann ist der Monatsabschluss aufgehoben, aber alle Mitarbeiter sind weiterhin gesperrt. Sie können nun ganz gezielt für einen bestimmten Mitarbeiter diese Sperre aufheben: Klicken Sie in der Zeile des Mitarbeiters auf das gelb hinterlegte "Sperr-Symbol" und  beantworten Sie den Dialog, ob Sie den Mitarbeiter für "Jahr.Monat" entsperren möchten mit Ja. Sie können nun für diesen Mitarbeiter im entsperrten Zeitraum Änderungen in ZEP vornehmen. Danach sperren Sie den Mitarbeiter wieder. Ob der Mitarbeiter bei allen Änderungen bzgl. der Sperre jeweils per E-Mail über diese Änderungen informiert wird, können Sie unter Administration>Einstellungen>Mitarbeiter angeben (Mail-Vorlage "Gesperrt" bzw. "Entsperrt" unter Administration>Stammdaten>Mailvorlagen).

Sie können aber auch alle Mitarbeiter auf einmal für einen bestimmten Monat entsperren: Klicken Sie auf "Alle Mitarbeiter für Monat Jahr entsperren", dann werden alle Mitarbeiter entsperrt (zu sehen am grau hinterlegten Sperr-Symbol entsperrt) .

Danach können Sie Änderungen vornehmen und dann erneut den Monat abschließen.

Monatsabschlüsse können nur in der zeitlich richtigen Reihenfolge gemacht bzw. aufgehoben werden: Wenn Sie z.B. den September, Oktober und November bereits abgeschlossen haben und nun den Oktober aufheben wollen, um Änderungen vorzunehmen, muss zuerst der November aufgehoben werden. Dann erst kann der Oktober-Monatsabschluss aufgehoben werden. Abgeschlossen werden muss dementsprechend erst der Oktober dann der November.