Ein Administrator (ggf. Abteilungsleiter) hat in seinen Kunden unter Allgemein den Menüpunkt Arbeitspakete. Hier sieht er alle Arbeitspakete zu einem Kunden und kann Arbeitspakete anlegen bzw. ändern.

Sie können den Umfang, in dem ein Mitarbeiter einem Kunden zur Verfügung steht, in einem Arbeitspaket definieren. Es handelt sich hierbei um eine langfristige Planung, in der Sie in Arbeitspaketen festlegen können, wie viele Stunden Ihre Mitarbeiter einem Kunden (für seine Projekte) zur Verfügung stehen. Diese grobe Planung können Sie dann weiter konkretisieren, auf Projektebene bis hin zu Vorgängen und ggf. Tickets.
Bitte beachten Sie: auf ein solches Kunden-Arbeitspaket kann keine Zeit direkt erfasst werden, ein Mitarbeiter hat unter Mein ZEP>Arbeitspakete keine Kunden-Arbeitspakete zur Auswahl. Die Ist-Stunden auf diesen Arbeitspaketen ist die Summe aller erfassten Zeiten auf alle Projekte dieses Kunden. Für ein Kunden-Arbeitspaket kann kein Restaufwand eingetragen werden und es kann nicht auf "fertig" gesetzt werden.

Beim Aufruf dieser Seite sind für einen Zeitraum alle Mitarbeiter, die eskalierten, unkritischen und kritischen Arbeitspakete ausgewählt. Es werden alle Arbeitspakete diese Kunden (inkl. aller Projekte des Kunden) aufgelistet. Unter der Tabelle der Arbeitspakete wird entsprechend die Verfügbarkeit (grauer Bereich) der im Filterformular gewählten Mitarbeiter und die Gesamtauslastung dieser Mitarbeiter in einer Grafik dargestellt.

Berechnung der Auslastung: werden die Arbeitspakete im Projekt konkretisiert (bspw. durch Arbeitspakete auf Vorgangsebene) so wird das bei der Auslastung berücksichtigt, d.h. je Ebene: Auslastung = Max(Auslastung, Summe (Auslastungen der Unter-Objekte)).

Ein Administrator kann den Zeitraum beliebig einstellen, Mitarbeiter und den Stand der Arbeitspakete auswählen. Entsprechend der eingestellten Parameter werden die Arbeitspakete angezeigt und die Gesamtauslastung dargestellt. Diese Auswertung kann als Excel oder CSV exportiert werden.

Informationen zu den Arbeitspaketen erhalten Sie, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf das Arbeitspaket fahren: ein Flyover listet alle relevanten Daten auf: Titel, Mitarbeiter, Zeitraum, Ist-Stunden (Summe aller erfassten Zeiten auf alle Projekte dieses Kunden)  und Arbeitspaket Plan-Stunden auf.

Wenn Sie das Arbeitspaket anklicken öffnet sich ein Menü in dem Sie verschiedene Aktionen aufrufen können:

Arbeitspakete auf Kundenebene:

•Arbeitspaket bearbeiten

•Arbeitspaket kopieren

•Arbeitspaket löschen

•in das Menü Daten des Kunden wechseln

Arbeitspakete auf Projektebene:

•Arbeitspaket bearbeiten

•Arbeitspaket kopieren

•Arbeitspaket löschen

•in das Menü Daten des Projekts wechseln

Arbeitspakete auf Vorgangsebene:

•den Restaufwand in Stunden aus aktueller Sicht eintragen bzw. Restaufwand „0“ bzw. "fertig" angeben, um zu signalisieren: das Arbeitspaket ist fertig. Alle bisherigen Einträge zum Restaufwand können Sie sich in der Änderungshistorie anzeigen lassen: jeder Eintrag wird in einer Tabelle mit Datum, Plan Stunden, aktuellen Ist Stunden, Restaufwand Stunden und dem Mitarbeiter (der den Eintrag vorgenommen hat) angezeigt.

•Das Arbeitspaket auf fertig setzen (ggf. Ticket/Teilaufgabe)

•Das Arbeitspaket bearbeiten

•Arbeitspaket kopieren

•Das Arbeitspaket löschen

•Zum dazugehörigen Vorgang ggf. Ticket/Teilaufgabe wechseln

Informationen zur Gesamtauslastung der Mitarbeiter (hier werden auch alle anderen Arbeitspakete berücksichtigt) erhalten Sie in der grafischen Darstellung: der "graue Bereich" stellt die Verfügbarkeit in Stunden der (ausgewählten) Mitarbeiter je Tag dar. Diese Verfügbarkeit wird angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf den grauen Bereich fahren. Die Auslastung in Prozent durch Arbeitspakete wird angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf einen braunen Balken fahren.

Neue Arbeitspakete werden über den Link "Neues Arbeitspaket anlegen" erstellt:

•wählen Sie einen Mitarbeiter

•geben Sie einen optionalen Titel ein

•geben Sie Plan Stunden an

•Geben Sie einen "Planungszeitraum" an.

•eine Bemerkung ist optional

Speichern Sie. Die grafische Darstellung wird sofort aktualisiert.

Das Arbeitspaket ändern können Sie mit Klick auf das Arbeitspaket: Sie können

•den Titel ändern

•Plan-Stunden ändern

•den Planungszeitraum ändern

•das Arbeitspaket löschen

Der Stand der Arbeitspakete wird farbig gekennzeichnet

d.h. der Mitarbeiter kann den im Arbeitspaket hinterlegten Aufwand (Plan Stunden) in der Zeit bis zum Ende des Arbeitspakets aufgrund seiner Verfügbarkeit (Zuordnung in anderen Projekten, Urlaubsplanung, ...) erfüllen.

d.h. der Mitarbeiter kann den im Arbeitspaket hinterlegten Aufwand (Plan Stunden) in der Zeit bis zum Ende des Arbeitspakets aufgrund seiner Verfügbarkeit (Zuordnung in anderen Projekten, Urlaubsplanung, ...) nicht erfüllen bzw. durch die Restaufwandsschätzung + dem aktuellen Ist-Aufwand sind die Planstunden überschritten. Bitte beachten Sie: Arbeitspakete, die Mitarbeitern mit einer Regelarbeitszeit = 0 zugewiesen sind, können nie den Zustand "kritisch" erreichen.

d.h. das Arbeitspaket ist "überbucht" (die Ist-Stunden sind größer als die Planstunden), bzw. das Arbeitspaket ist "abgelaufen", es ist nach dem Planungszeitraum nicht auf "fertig" gesetzt.

d.h. das Arbeitspaket ist auf fertig gesetzt (auch wenn es "überbucht" wurde).