Sie können die Ressourcenplanung ab ZEP Compact einsetzen. Sie benötigen das Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub nicht, aber es wäre eine sinnvolle Ergänzung, da nur mit diesem Modul die Zeiten, die ein Mitarbeiter wegen Urlaub, Krankheit, u.a. nicht verfügbar ist, berücksichtigt werden können.

In ZEP werden Projekte mit hierarchischen Vorgängen und ggf. Tickets/Teilaufgaben abgebildet. Allerdings sind diese Projekte/Planobjekte zumeist nicht auf eine möglichst kurze Projektlaufzeit optimiert, wie es bspw. ein Projektplanungs-Tool zum Ziel hat. Stattdessen bildet ZEP bewusst keine Reihenfolgen und Abhängigkeiten von Vorgängen ab, Vorgänge werden mit großzügigen Laufzeiten (oftmals „wie Projekt“) geplant. Die Vorgänge/Tickets/Teilaufgaben dienen zum Erfassen der geleisteten Arbeitszeiten, die in der Realität häufig von der eigentlichen, ggf. engen zeitlichen Planung abweichen.

Um dennoch eine kurzfristige zeitliche Verteilung der Arbeit an die Mitarbeiter vornehmen zu können kommt mit dem Modul Ressourcenplanung nun die Möglichkeit, Arbeitspakete zu definieren. Arbeitspakete dienen zur Zuweisung eines Arbeitsumfangs (Planaufwand) in einem bestimmten Zeitraum an einen Mitarbeiter. Der Mitarbeiter soll in diesem Zeitraum in besagtem Umfang an dem Planobjekt (Vorgang, Ticket, Teilaufgabe; ab ZEP 5.4.4 auch Projekt bzw. Kunde) arbeiten. Das Arbeitspaket zeigt anhand von Farben und Popups, ob der Mitarbeiter im Rahmen seiner Verfügbarkeit den geplanten Aufwand leisten kann, und wie viel seiner Zeit er an dem Arbeitspaket arbeiten muss, um es fertig zu kriegen.

Ein Arbeitspaket wird in ZEP verwendet, um einem Mitarbeiter vorzugeben, wann er woran in welchem Umfang arbeiten soll.

Ein Arbeitspaket hat dazu folgende Eigenschaften:

•Mitarbeiter, dem das Arbeitspaket zugewiesen ist.

•Das Plan-Objekt, i.e. Vorgang, Ticket oder Teilaufgabe, an dem der Mitarbeiter arbeiten soll.

•Ein Start- und Ende-Datum. Dieser Zeitraum legt fest, wann der Mitarbeiter die Vorgaben erfüllen soll.

•Einen Plan-Aufwand (in Stunden). Über diesen legt der Projektleiter den Umfang fest, den der Mitarbeiter im Zeitraum am Plan-Objekt arbeiten soll.

Bis hierher entspricht das Arbeitspaket weitgehend einem Post-It Zettel oder einem Kalendereintrag, über den einem Mitarbeiter vorgegeben wird, woran er arbeiten soll.

Das Arbeitspaket (nachfolgend auch AP) in ZEP ist mehr:

•Das Arbeitspaket summiert die Ist-Stunden, die der Mitarbeiter im Zeitraum des AP auf das Plan-Objekt bucht. Daher kennt das AP die zur Erfüllung des AP noch zu leistenden Stunden.

•Das AP weiß aufgrund der Regelarbeitszeit des Mitarbeiters sowie – bei Einsatz des ÜFU-Moduls – den Fehlzeiten und Urlauben des Mitarbeiters exakt, wie viel Arbeitszeit (Stunden) dem Mitarbeiter bis zum Erreichen des Ende-Datums noch zur Verfügung steht, d.h. wie viele Stunden der Mitarbeiter noch hat um die noch offene Arbeit am AP zu beenden.

•Das AP berechnet daraus den sog. Auslastungsfaktor. Dieser besagt (in Prozent), wie viel Prozent seiner Arbeitszeit der Mitarbeiter an dem AP arbeiten muss, um bis zum Ende-Termin des AP fertig zu werden.

•Die Summe der Auslastungsfaktoren aller einem Mitarbeiter zugewiesenen AP zeigt Tag-genau die Auslastung des Mitarbeiters.

•Hinweis: sind einem Mitarbeiter AP von Planobjekten zugewiesen, die in einer hierarchischen Beziehung zueinander stehen, bspw. Ticket – Teilaufgabe, so werden die Auslastungen dieser AP nicht summiert, sondern die größte der Auslastungen dieser AP verwendet. Begründung: Wenn ein MA sowohl ein AP zu einem Ticket als auch ein AP zu einer Teilaufgabe dieses Tickets zugewiesen hat, so hat er dadurch keine doppelt so hohe Auslastung. Indem er Zeiten auf die Teilaufgabe bucht bearbeitet er implizit auch das Ticket.

•Das AP ermöglicht die Eingabe des vom Mitarbeiter geschätzten Restaufwands (in Stunden). Anders als bei einem Fertigstellungsgrad in Prozent, der i.d.R. schwer zu schätzen ist, kann ein Mitarbeiter meistens besser abschätzen, wie viele Stunden er bis zur Fertigstellung noch benötigt.

•Ist der Mitarbeiter mit der Bearbeitung des AP fertig, so trägt er einen Restaufwand von 0 (Null) ein. Dadurch generiert das AP keine Auslastung mehr für den Mitarbeiter.

•Die auf einem AP geschätzten Restaufwände werden aufgezeichnet. So kann nachvollzogen werden, wie sich die Einschätzungen ggf. über die Zeit änderten.

•Mit der Ressourcenplanung ist es möglich, den Umfang, in dem ein Mitarbeiter einem Projekt zur Verfügung steht, zu definieren. Dieser Prozentsatz wird in der Mitarbeiter-Projekt-Zuordnung als Projekt-Verfügbarkeit definiert und kann (durch verschiedene Zuordnungszeiträume) über die Projektlaufzeit auch variieren.

•Die Projekt-Verfügbarkeit wird bei Auswertungen zur Auslastung der Mitarbeiter im Projekt beachtet.
Beispiel: Ein Mitarbeiter, der dem Projekt zu 25% zugewiesen ist, steht dem Projekt 2h/Tag (bei 8h Regelarbeitszeit) zur Verfügung. Werden ihm nun Aufgaben mit einem Umfang von 2h/Tag zugewiesen, ist er also bereits ausgelastet (Auslastung 100%).
Aus Gesamtsicht (Unternehmenssicht, Projekt-unabhängig) ist er aber nur zu 25% ausgelastet.

Bitte beachten Sie

•Arbeitspakete verhalten sich nicht wie Tickets/Teilaufgaben.

•Zeiten werden nicht auf ein Arbeitspaket erfasst, sondern auf das "darunterliegende" Plan-Objekt (= Vorgang, ggf. Ticket/Teilaufgabe). Sie können die Arbeitspakete als eine Art "Favoriten"-Liste zur Auswahl bei der Projektzeiterfassung sehen.

•Ist-Stunden, die einem Arbeitspaket "zugerechnet" werden, sind die Stunden, die in dem Zeitraum des Arbeitspakets auf das Plan-Objekt(= Vorgang, ggf. Ticket/Teilaufgabe) gebucht werden.