Wenn Sie die Ressourcenplanung neu in Ihr ZEP integrieren möchten, sollten Sie ein paar Punkte beachten:
Das Ziel der Ressourcenplanung in ZEP ist, eine möglichst optimale Einplanung und Auslastung der Mitarbeiter zu erreichen.
In einem ersten Schritt, müssen die Projektmitarbeiter mit einer bestimmten Verfügbarkeit, der Standard-Einplanung dem Projekt zugeordnet werden. Per se sind alle Projektmitarbeiter dem Projekt mit jeweils 100% zugeordnet. Ist ein Mitarbeiter nur in einem Projekt tätig, ist diese Zuordnung von 100% auch richtig. Meist sind die Mitarbeiter aber mehreren Projekten zugeordnet, bei einer jeweiligen Standard-Einplanung von 100% ergeben sich natürlich "unsinnige" Verfügbarkeiten der Mitarbeiter. Daher sollte die tatsächliche Arbeitsbelastung der Mitarbeiter je Projekt ermittelt und entsprechend die Standard-Einplanung definiert werden. Mit der Auswertung Mitarbeiter-Zeit-Matrix können Sie herausfinden, auf welche Projekte sich (z.B. im letzten Monat) die Zeiten der Mitarbeiter prozentual verteilt haben. Wählen Sie in dieser Auswertung "Projektzeit anzeigen in Prozent". Bei der prozentualen Angabe der Projektzeit wird je Mitarbeiter der prozentuale Anteil seiner Ist-Arbeitszeit für das jeweilige Projekt angezeigt.
Sie kennen nun die tatsächliche Aufteilung der Arbeitszeiten auf verschiedene Projekte und können dies als Grundlage für die Einstellung der Standard-Einplanung der Mitarbeiter in den Projekten nutzen.
In einem zweiten Schritt können Sie nun bei einem ausgewählten Mitarbeiter unter Zuordnungen>Projekte eine konkrete Einplanung auf seine zugeordneten Projekte vornehmen: Klicken Sie auf den Link Einplanung bearbeiten. Für den (im vorherigen Filter) eingestellten Zeitraum sehen Sie die tägliche Verfügbarkeit für jedes zugeordnete Projekt in Prozent der Regelarbeitszeit dieses Tages. Die Summe wird in Stunden angezeigt. Am Ende der Tabelle werden die Stunden angegeben, die Gesamt eingeplant sind, darunter, wie viele Stunden der Mitarbeiter verfügbar ist. Ist der Mitarbeiter an einem Tag mehr Stunden eingeplant als er verfügbar ist, wird die Zelle mit rotem Hintergrund und einem roten Ausrufezeichen 
angezeigt.
Haben Sie Arbeitspakete für den Mitarbeiter definiert, wird die Arbeitslast, die aus diesen Arbeitspaketen resultiert, in der letzten Zeile angezeigt.
Eine grafische Darstellung dieser Planung finden Sie im Menüpunkt Mitarbeiter>Ressourcenplanung>Einplanung.
In einem weiteren Schritt definieren Sie Arbeitspakete (für einen Kunden, ein Projekt,) einen Vorgang (= Plan-Objekt (mit dem Modul Ticketsystem, können auch auf Ticket-/Teilaufgabenebene Arbeitspakete definiert werden)) und einem Mitarbeiter. Geben Sie einen Zeitraum und die Anzahl der geplanten Stunden an. Sobald Sie ein Arbeitspaket gespeichert haben, ändert sich die Projekt- und Gesamtauslastung des Mitarbeiters und wird entsprechend grafisch dargestellt.
Zur Definition:
Standard-Einplanung
Bei der Zuordnung eines Mitarbeiters zu einem Projekt, geben Sie eine "Standard-Einplanung" in Prozent der Regelarbeitszeit des Mitarbeiters an.
konkrete Einplanung
Taggenau Angabe der Einplanung entweder in Prozent der Regelarbeitszeit oder in Stunden. Bitte beachten Sie: diese konkrete Einplanung korrespondiert nicht mit der Standard-Einplanung, d.h. ist die konkrete Einplanung in einem Projekt für einen bestimmten Zeitraum anders als die Standard-Einplanung, wird die Standard-Einplanung dadurch nicht geändert.
Arbeitspakete
Dienen zur Zuweisung eines Arbeitsumfangs (Planaufwand) in einem bestimmten Zeitraum an einen Mitarbeiter. Der Mitarbeiter soll in diesem Zeitraum in besagtem Umfang an dem Planobjekt (Kunde, Projekt, Vorgang, ggf. Ticket, Teilaufgabe) arbeiten. Das Arbeitspaket zeigt anhand von Farben und Popups, ob der Mitarbeiter im Rahmen seiner Verfügbarkeit den geplanten Aufwand leisten kann, und wie viel seiner Zeit er an dem Arbeitspaket arbeiten muss, um es fertig zu kriegen.
Im letzten Schritt überprüfen Sie die Auslastung der Mitarbeiter und nehmen ggf. Korrekturen vor.
Farben von Arbeitspaketen:
Arbeitspakete werden je nach Status farbig angezeigt. Die Farben bedeuten:
•grau: das AP ist fertig, Restaufwand=0
•grün: das AP ist in Arbeit, alles passt.
•grün: das AP ist bereits fertig (Plan=Ist), aber es wurde noch nicht fertig gesetzt
•gelb: der Mitarbeiter wird in der noch verfügbaren Arbeitszeit nicht fertig
•gelb: der eingegebene Restaufwand + die aktuell gebuchten Zeiten übersteigen den Plan-Aufwand. (Massnahme: Plan korrigieren…)
•rot: der aktuelle IST-Aufwand übersteigt den Plan-Aufwand
•rot: das Arbeitspaket ist abgelaufen, es wurde aber noch nicht fertig gesetzt
Im folgendem Schritt überprüfen Sie die Auslastung der Mitarbeiter und nehmen ggf. Korrekturen vor.