Ist die aggregierte Übermittlung von Zeitbuchungen aktiv, so fasst ZEP die Zeitbuchungen eines Tages je Mitarbeiter zusammen und überträgt diese als eine einzige Zeitbuchung, i.e. von Arbeitsbeginn bis Arbeitsende, die am Tag gemachten Pausen werden summiert und im Rahmen der Zeitbuchung als Pause übermittelt.

Ist die Aggregation nicht aktiv, so werden alle in ZEP erfassten Zeitbuchungen einzeln an Personio übermittelt, so dass sich der in ZEP erfasste Arbeitstag in Personio widerspiegelt.

Standardmäßig erkennt ZEP, wenn an einem Arbeitstag manuell angelegte Zeitbuchungen in Personio vorhanden sind, und lässt diesen Tag bei der Synchronisation aus. Sind die in Personio manuell erfassten Zeitbuchungen noch zu genehmigen, so stellt ZEP die Synchronisation dieses Tages mit einem Hinweis im Log zurück.

Ist die Option Zeitbuchungen zusammenführen aktiviert, so versucht ZEP, die Zeitbuchungen aus ZEP in die bereits in Personio vorhandenen Zeitbuchungen einzumischen. Dies gelingt, solange es zu keinen Überlagerungen der Zeitbuchungen aus ZEP mit den in Personio vorhandenen Zeitbuchungen kommt. Enthält der Tag in Personio zu genehmigende Zeitbuchungen, so werden die Zeitbuchungen aus ZEP ebenfalls mit der Kennung zu genehmigen eingemischt.

Falls Mitarbeiter Arbeitszeiten auch direkt in Personio erfassen besteht bei Nutzung von ZEP Clock die Möglichkeit, die direkt in Personio angelegten Attendances in ZEP zu importieren. Dadurch haben beide Systeme den gleichen Stand und zeigen die gleichen Summen.

Bitte beachten: ist in ZEP eine Pausenregelung aktiv, so betrachtet diese jeweils den gesamten Tag inklusive der aus Personio importieren Zeitbuchungen.

Hinweis: der Import erfolgt nur dann, wenn sich die Attendances in Personio und die Zeitbuchungen in ZEP nicht überlappen. Überdeckt eine aus Personio zu importierende Attendance eine bereits in ZEP vorhandene Zeitbuchung, so scheitert die Übernahme dieser Zeitbuchung.

Die ZEP Personio Schnittstelle synchronisiert die Zeitbuchungen aller Tage, an denen Zeitbuchungen in ZEP angelegt, geändert oder gelöscht wurden, mit Personio. Dabei erhalten alle von ZEP an Personio übermittelten Zeitbuchungen eine Bemerkung, die mit „ZEP“ beginnt.  

Die Synchronisation verändert nur die Zeitbuchungen/Attendances in Personio, die von ZEP angelegt wurden, also deren Bemerkung mit „ZEP“ beginnt. Wird eine ursprünglich durch ZEP angelegte Zeitbuchung manuell in Personio geändert, so sollte das „ZEP“ aus deren Kommentar entfernt werden damit diese bei der nächsten Synchronisation als ZEP-Zeitbuchung erkannt und nicht gelöscht oder überschrieben wird.

In Personio kann ein Zeitmodell hinterlegt werden, bei dem die von einem Mitarbeiter direkt in Personio erfassten Zeitbuchungen zunächst beantragt sind und noch durch einen Vorgesetzten geprüft und genehmigt werden müssen.

Von der Synchronisation werden Tage mit noch beantragten bzw. zu genehmigenden Zeitbuchungen erkannt. So lange an einem Tag zu genehmigende Zeitbuchungen vorliegen wird die Synchronisation dieser Tage für maximal 7 Tage ausgesetzt. Wurden die Zeitbuchungen innerhalb dieser 7 Tage weder genehmigt noch abgelehnt, so erfolgt am 8 Tag eine normale Synchronisation, bei der die aktuell in ZEP erfassten Zeitbuchungen (oder eine 0-Buchung) an Personio übermittelt werden.

Sind den ZEP Mitarbeitern dann die benötigten Personio-IDs zugeordnet, so kann über Administration>Einstellungen>Personio mittels des Buttons Jetzt synchronisieren ein Monat ausgewählt und dann die Zeitbuchungen aller Mitarbeiter für den gewählten Monat (neu) an Personio übermittelt werden.

Aufgrund der aktuellen Implementierung von Stundenabzügen in Personio muss an Tagen, an denen in ZEP keine Zeiten gebucht wurden, sowie an Tagen genehmigter Abwesenheit vom Typ Freizeitausgleich, eine sog. 0-Buchung von 0:00h bis 0:00h mit 0 Minuten Pause übermittelt werden, um den Abzug der sich ergebenden Minusstunden vom Zeitkonto in Personio auszulösen.

Bei der Synchronisation werden 0-Buchungen für alle Tage (bis einschließlich gestern) erzeugt, an denen gemäß Arbeitstag-Definition hätte gearbeitet werden müssen, aber weder in ZEP noch in Personio Arbeitszeiten erfasst wurden.

Bei der Synchronisation wird erkannt, wenn Arbeitszeiten nachträglich direkt in Personio erfasst wurden. Wurde hier bereits zuvor eine 0-Buchung durch ZEP angelegt, so wird diese erkannt und wieder entfernt.

Beispiel

•Montag und Dienstag sind Arbeitstage, es wurde aber weder in ZEP noch in Personio eine Arbeitszeit erfasst

•Bei der Synchronisation am Dienstag legt ZEP eine 0-Buchung für Montag an, bei der am Mittwoch eine 0-Buchung für Dienstag

•Erfasst nun der Mitarbeiter nachträglich seine Arbeitszeiten für Montag und Dienstag direkt in Personio, so erkennt die Synchronisation die vorhandenen 0-Buchung sowie die manuell angelegten Zeitbuchungen, und entfernt die 0-Buchung