Sowohl ZEP als auch Personio unterstützen die Verwaltung von Fehlzeiten und Urlauben mit Genehmigungsprozess. Die Fehlzeiten/Fehlgründe in ZEP werden in Personio als Abwesenheiten/Abwesenheitsarten bezeichnet.
Mit dieser Option kann festgelegt werden, ob Fehlzeiten zwischen ZEP und Personio ausgetauscht werden sollen und welches System das führende System ist:
•Fehlzeiten nicht synchronisieren: es erfolgt kein Austausch von Fehlzeiten zwischen den ZEP und Personio
•Personio Fehlzeiten in ZEP übernehmen: Personio ist das führende System für Fehlzeiten und Urlaubsanträge. ZEP übernimmt die in Personio genehmigten Fehlzeiten, wo sie im ZEP Kalender oder angebundenen Kalender-Clients oder Smartphones visualisiert werden können.
Hinweis: Die in Personio verwalteten Fehlzeiten sollten in ZEP nicht bearbeitet werden, da diese bei der nächsten Synchronisation automatisch überschrieben werden.
•ZEP Fehlzeiten an Personio übertragen: ZEP ist das führende System für Fehlzeiten und Fehlzeitenanträge. Die in ZEP genehmigten Fehlzeiten werden nach Personio übertragen und als Absences abgebildet.
Um Fehlzeiten und Abwesenheiten zu synchronisieren müssen diese aufeinander abgebildet werden. Dieses betrifft insbesondere die Abbildung der ZEP Fehlgründe auf die Abwesenheitsarten in Personio. In ZEP ist ein Fehlgrund durch eine Kurzbezeichnung und eine Bezeichnung definiert, bspw. UB (Urlaub bezahlt). Die Abwesenheitsarten in Personio haben einen Namen sowie eine interne Id. Bei der Synchronisation werden nur die Fehlzeiten/Abwesenheiten synchronisiert, bei denen zum jeweiligen Fehlgrund eine entsprechende Abwesenheitsart vorhanden ist bzw. umgekehrt. Dieses ist der Fall, wenn die Bezeichnung des ZEP Fehlgrund (s. ZEP: Administration>Stammdaten>Überstd., Fehlzeiten, Urlaub>Fehlgründe) identisch ist mit dem Namen der Abwesenheitsart in Personio (siehe Personio: Einstellungen>Abwesenheit). Fehlzeiten mit Fehlgründen ohne entsprechende Abwesenheitsart bzw. Abwesenheiten ohne einem zur Abwesenheitsart passenden Fehlgrund werden bei der Synchronisation ignoriert. D.h. für eine erfolgreiche Synchronisation müssen die Bezeichnungen der Fehlgründe in ZEP und die Namen der Abwesenheitsarten in Personio aufeinander abgestimmt werden. Beispiel: bezahlter Urlaub heißt in ZEP „Urlaub bezahlt“, in Personio „Bezahlter Urlaub“. Damit Fehlzeiten/Abwesenheiten mit diesem Fehlgrund/Abwesenheitsart synchronisiert werden, muss die Bezeichnung in einem der Systeme an den im anderen System verwendeten Namen angepasst werden. |
ZEP unterstützt mittels frei definierbarer Pausenregelungen einen Mechanismus zur Vorgabe der gesetzlichen oder eigener Mindestpausen, fester Pausen, Maximalarbeitszeiten usw. (s. Administration > Stammdaten > Arbeitszeiten > Pausenregelung). Dabei können mehrere Pausenregelungen für unterschiedliche Vorgaben angelegt werden. Eine Pausenregelung wird einem Mitarbeiter in dessen Regelarbeitszeit-Definition zugewiesen (s. Mitarbeiter > Regelarbeitszeit), und kann so auch zeitlich geändert werden. Wurde einem Mitarbeiter eine Pausenregelung zugewiesen, so hat diese keinen direkten Einfluss auf die vom Mitarbeiter gebuchten Arbeitszeiten – insbesondere werden die gebuchten Zeiten nicht beschnitten um der Pausenregelung zu genügen. Stattdessen wird dem Mitarbeiter bei der Zeiterfassung angezeigt, wenn er seine Pausenregelung verletzt, z.B. weil er nicht genügend Pause gemäß der ihm zugeordneten Pausenregelung gemacht hat.
Um einen automatischen Abzug nicht eingehaltener Pausenzeiten sowohl im Arbeitszeitkonto also auch bei der Übertragung von Zeitbuchungen nach Personio zu aktivieren, ist in der Pausenregelung die Option
zu aktivieren. Dadurch zeigen die Auswertungen Pausenübersicht und Monatsendeauswertung (bei Einsatz des Moduls Überstunden, Fehlzeiten, Urlaub) die entsprechenden Abzüge, die dann auch so an Personio übermittelt werden. |
Sowohl in ZEP als auch in Personio werden Arbeitszeiten mit einer Beginn-/Ende-Uhrzeit (0:00-24:00) erfasst. Bei der Arbeit über Mitternacht müssen daher zwei Zeitbuchungen erfasst werden, eine vor und eine nach Mitternacht. Bei der Übermittlung von Zeitbuchungen an Personio fasst ZEP die Zeitbuchungen eines Tages zu einer einzelnen Buchung zusammen und übermittelt diese mit Beginn-/Ende-Uhrzeit sowie der Summe der enthaltenen Pausen (in Minuten) an Personio. Dieses führt im Falle von Nacht-/Schichtarbeit über Mitternacht zu einer wenig nachvollziehbaren Darstellung in Personio, da dabei Zeitbuchungen von 0:00 bis 24:00 mit mehreren Stunden enthaltener Pause erzeugt werden. Ab ZEP 6.4 übermittelt ZEP daher u.U. mehrere Zeitbuchbungen pro Tag an Personio. Dabei werden Lücken von mehr als 2h zwischen Zeitbuchungen identifiziert und dann die Zeitbuchungen vor bzw. nach diesen Lücken zusammengefasst und jeweils als einzelne Zeitbuchung an Personio übertragen. |