Benutzerdaten aus Personio übernehmen
Ist die Option Benutzerdaten aus Personio übernehmen aktiviert, so werden die in Personio in der API-Definition freigeschalteten Attribute von ZEP übernommen und zur Aktualisierung der Daten des jeweiligen Benutzers in ZEP verwendet. Die vom Personio-API gelieferten Attribute werden in Personio unter Einstellungen>API>Zugriff freigeschaltet. Wichtig: •Ist diese Option aktiv, so muss in Personio auch das Feld Zuletzt geändert in den zu übertragenden Attributen freigeschaltet werden, andernfalls liefert Personio kein Änderungsdatum, es erfolgt keine Übernahme. •bei der Übernahme der Stammdaten wird das Datum der letzten Änderung des Benutzers in ZEP mit dem Datum der letzten Änderung des Employees in Personio verglichen. Änderungen werden nur dann nach ZEP übernommen, wenn der Benutzer in Personio neuer ist als der in ZEP. Die von ZEP unterstützten Attribute sind: •Personio-Id •Geschlecht: wird in ZEP in die Anrede übernommen. •Vorname •Nachname •Geburtstag •Personalnummer •Kostenstelle: in Personio können einem Mitarbeiter ein oder mehrere Kostenstellen zugeordnet werden. Die erste dieser Kostenstellen wird in ZEP übernommen (erfordert das Modul Buchhaltungs-Export). •Profilbild: ist in Personio ein Profilbild hinterlegt, so wird dieses nach ZEP übernommen. •Handynummer (geschäftlich) •Durchwahl •Private Festnetznummer •Straße und Hausnummer •Postleitzahl •Stadt •IBAN •BIC •Name der Bank •Termination Date: das Ende des Arbeitsverhältnisses, wird als Ende des Beschäftigungszeitraums übernommen. Achtung: das Datum wird in Personio durch explizites Beenden des Arbeitsverhältnisses gesetzt und ist nicht das Vertragsende. •Beschäftigungsart: (Festanstellung, Werkstudent, ...) Hier wird eine entsprechende Mitarbeiter-Kategorie gesucht und dem Mitarbeiter zugeordnet. Ist die entsprechende Mitarbeiter-Kategorie noch nicht vorhanden, so wird diese automatisch in ZEP angelegt. •Work Schedule: in Personio können dem Benutzer dessen Arbeitszeiten zugeordnet werden. Diese werden in ZEP in entsprechende Regelarbeitszeiten des Mitarbeiters übernommen. •Employment Type: gibt an, ob es sich um einen internen oder einen externen Mitarbeiter handelt. Wird in ZEP entsprechend übernommen (erfordert das Modul Freie Mitarbeiter). •Preisgruppe (ZEP Compact mit Modul Preise und Belege, ZEP Professional): durch Definition eines Attributes ZEP-Preisgruppe kann die Information zur ZEP Preisgruppe direkt in Personio definiert und zugeordnet werden. •Benutzername: durch Definition eines Attributes ZEP-Benutzername kann der Benutzername, den der User in ZEP erhalten soll, vorgegeben werden. Siehe hierzu Kapitel 3.2.5.1 Benutzername für neue Benutzer – ZEP-Benutzername. Bei Neuanlage eines Benutzers wird zusätzlich übernommen: •Hire Date: der Anfang des Beschäftigungszeitraums. Wird das Datum nicht geliefert, so legt ZEP diesen mit dem heutigen Datum vor. •Team, Abteilung (Department) und Standort (Office): ist dem Benutzer in Personio ein Team, eine Abteilung oder ein Standort zugeordnet, so wird versucht, in ZEP eine Abteilung mit der entsprechenden Kurzbezeichnung zu finden (in der Reihenfolge Team, Abteilung, Standort) und diese dem Benutzer zugeordnet (nur mit aktivem Modul Abteilungen). •Feiertagskalender: ist dem User in Personio ein Feiertagskalender zugeordnet, so wird dieser – sofern in ZEP ein Feiertagskalender mit identischem Namen vorhanden ist – auch dem Benutzer in ZEP zugeordnet. •Preisgruppe (ZEP Compact mit Modul Preise und Belege, ZEP Professional): durch Definition eines Attributes ZEP-Preisgruppe kann die Information zur ZEP Preisgruppe direkt in Personio definiert und zugeordnet werden. •Benutzername: durch Definition eines Attributes ZEP-Benutzername kann der Benutzername, den der User in ZEP erhalten soll, vorgegeben werden. Siehe hierzu Kapitel 3.2.5.1 „Benutzername für neue Benutzer – ZEP-Benutzername“ auf Seite 9. •Urlaubsanspruch pro Jahr: hat der Mitarbeiter einen Urlaubsanspruch pro Jahr in Personio definiert, so wird dieser in den Beschäftigungszeitraum des Benutzers übernommen. |
Neue Personio-Benutzer ermitteln und in ZEP anlegen
Ist die Option Neue Personio Benutzer ermitteln und in ZEP anlegen aktiv, so prüft die Task, ob es in Personio Benutzer gibt, die noch nicht in ZEP vorhanden sind. Ist dies der Fall, so werden die Benutzer mit einem generierten, eindeutigen Benutzernamen in ZEP angelegt und sämtliche im Personio-API freigegebenen Attribute übernommen. Wichtig: •Da Email-Adresse, Name und Vorname in Pflichtangaben in ZEP sind, müssen mindestens diese Attribute bei den zu übertragenden Attributen in Personio freigeschaltet werden. Andernfalls scheitert die Anlage/Speicherung eines übernommenen Benutzers in ZEP. •Wird die Personio-Schnittstelle in einem ZEP Compact mit dem Modul Preise und Belege oder ZEP Professional verwendet, so ist die Angabe einer Standard-Preisgruppe bei der Benutzeranlage Pflicht. Diese kann wie in Kapitel 3.2.5.3 „ZEP-Preisgruppe“ auf Seite 10 beschrieben in Personio gepflegt werden. Hinweise: •Die Nutzung dieser Option empfiehlt sich insbesondere dann, wenn ZEP mit einem bestehenden Personio-Zugang getestet werden soll, um durch die Übernahme der Mitarbeiter den Setup-Aufwand in ZEP zu minimieren. •Da die Mietgebühr für ZEP von der Anzahl aktiver Mitarbeiter abhängt ist zu prüfen, ob diese Option dauerhaft aktiviert sein soll. |
Benutzername für neue Benutzer – ZEP-Benutzername
Werden Benutzer aus Personio nach ZEP übernommen, so benötigen diese einen eindeutigen Benutzername. Zur Bildung des Benutzernamens aus den von Personio bezogenen Daten kann eines der folgenden Schemata eingestellt werden (Beispiel: Max Muster, Email: max.muster@demo.de, ID in Personio: 123456): •Email_personioId : max.muster_123456 •user_personioId : user_123456 •vorname.nachname : max.muster •vnachname : mmuster •Name aus Email-Adresse : max.muster Ist ein so gebildeter Benutzername bereits in ZEP vorhanden, so wird dem Namen bis zur Eindeutigkeit eine Ziffer nachgestellt, also bspw. max.muster2, max.muster3 usw. Standardmäßig wird das Schema Email_personioId verwendet. Hat ein Employee in Personio keine Email-Adresse zugeordnet, so wird er als user_personioId übernommen. Alternativ besteht die Möglichkeit, den Benutzernamen über ein neues Attribut ZEP-Benutzername in Personio zu pflegen: •Definieren Sie unter Einstellungen > Mitarbeiterinformationen (z.B. im Bereich Öffentliches Profil) ein neues Attribut namens „ZEP-Benutzername“ vom Typ Standard.
•Ergänzen Sie dann das neue Attribut „ZEP-Benutzername“ in Personio unter Einstellungen > API im Reiter Zugriff bei den zu übertragenden Attributen. Dadurch wird dieses Attribut bei der Synchronisation an ZEP übermittelt. •Setzen Sie dann bei den einzelnen Mitarbeitern den jeweils passenden ZEP-Benutzername. Bleibt das Feld leer, so wird bei der Anlage ein Standard-Benutzername wie oben beschrieben erzeugt. •Der Benutzername wird bei der Anlage neuer Mitarbeiter verwendet. Ist der Benutzername nicht eindeutig bzw. bereits in ZEP vorhanden, so wird dieser bis zu Eindeutigkeit hochgezählt. |
Personio-Mitarbeiter von der automatischen Übernahme ausschließen
Bei der Übernahme neuer Personio-Mitarbeiter nach ZEP werden standardmäßig alle Mitarbeiter übernommen. Sollen nicht alle Mitarbeiter nach ZEP übernommen werden, so kann dies wie folgt erreicht werden: •Definieren Sie in Personio unter Einstellungen > Mitarbeiterinformationen ein neues Attribut namens Übernahme nach ZEP vom Typ Auswahlliste mit den Optionen Ja und Nein. Die Sektion, in der das Attribut angelegt wird, ist beliebig wählbar. •Damit ZEP dieses Attribut auswerten kann, ist es in Personio unter Einstellungen > API im Reiter Zugriff in die Liste der zu übertragenden Attribute aufzunehmen. •Um Benutzer von der Übernahme nach ZEP auszuschließen, ist bei den auszuschließenden Mitarbeitern das Attribut Übernahme nach ZEP auf Nein zu setzen. Hinweise: •Das Attribut Übernahme nach ZEP muss vor der ersten Übernahme von Mitarbeitern gesetzt werden. Das Attribut steuert nur die Übernahme nach ZEP. Ein nachträgliches Ändern des Feldes auf Nein löscht einen bereits nach ZEP übernommenen Mitarbeiter nicht mehr aus ZEP. •Wird das Attribut Übernahme nach ZEP nicht angelegt, oder bei einem Mitarbeiter auf Ja oder nicht gesetzt, so wird der Mitarbeiter nach ZEP übernommen. |
Wird die Personio-Schnittstelle in einem ZEP Compact mit Modul Preise und Belegen oder in ZEP Professional verwendet, so ist bei der Benutzeranlage die Angabe einer Standard-Preisgruppe Pflicht. Ist diese nicht gesetzt, so scheitert die Benutzerübernahme mit einer entsprechenden Fehlermeldung. Um die relevanten Preisgruppen direkt in Personio verwalten zu können, muss in Personio ein neues Attribut wie folgt definiert werden: •Definieren Sie unter Einstellungen > Mitarbeiterinformationen (z.B. im Bereich Öffentliches Profil) ein neues Attribut namens „ZEP-Preisgruppe“ vom Typ Auswahlliste. •Geben Sie dann als Optionen/Werte die Kurzformen der in Ihrem ZEP unter Administration > Stammdaten > Preise&Belege > Preisgruppen definierten Preisgruppen an. •Ergänzen Sie dann das neue Attribut „ZEP-Preisgruppe“ in Personio unter Einstellungen > API im Reiter Zugriff bei den zu übertragenden Attributen. Dadurch wird dieses Attribut bei der Abfrage an ZEP übermittelt. •Setzen Sie dann bei allen Mitarbeitern die jeweils passende ZEP-Preisgruppe. •Die Preisgruppe wird bei der nächsten Synchronisation übernommen (falls aktiviert) und bei der Übernahme von Mitarbeitern entsprechend gesetzt. |