Klicken Sie auf den Link Neue Rechnungsposition oder auf einen Eintrag in der Tabelle der fehlenden Rechnungspositionen (hier werden projektspezifisch Zeiträume angezeigt, in denen fakturierbare Projektzeiten bzw. Belege erfasst worden sind, die aber noch nicht als Rechnungsposition geplant sind.)
Fehlende Rechnungspositionen
Für Aufwandsprojekte (und Aufwandsvorgänge, die einzeln abgerechnet werden) ist das ganz klar, denn jeder erfasste Aufwand (Zeit oder Beleg oder Reisekosten) muss direkt über eine Aufwands-Rechnungsposition abgerechnet werden. Wenn einem Aufwand keine passende Aufwands-Rechnungsposition gegenübersteht, dann fehlt eine Rechnungsposition. Festpreis-Rechnungspositionen werden, wenn es um die Ermittlung von fehlenden Rechnungspositionen zu Aufwandsprojekten geht, nicht beachtet.
Anders ist es bei Pauschalprojekten, denn hier hat die Abrechnung keinen direkten Bezug zu den gebuchten Aufwänden, sondern der Abrechnungsbetrag wird manuell eingegeben. Deshalb werden fehlende Rechnungspositionen wie folgt ermittelt:
Wenn eine Zeit oder ein Beleg auf ein Pauschalprojekt (oder Pauschalvorgang) gebucht wurde, ermittelt ZEP, ob eine Festpreis-Rechnungsposition existiert, die in ihrem Leistungszeitraum das Datum der Buchung einschließt. Wenn es keine solche Rechnungsposition gibt, wird eine fehlende Rechnungsposition angezeigt.
Vorsicht: Für ZEP sind alle Festpreis-Rechnungspositionen gleich. ZEP kann nicht wissen, ob mit einer Festpreis-Rechnungsposition tatsächlich auch die gebuchten Zeiten des entsprechenden Leistungszeitraums eines Pauschalprojekts abgedeckt sind oder nur irgendwelche anderen pauschalen Kosten abgerechnet wurden.
Deshalb unser Tipp: Achten Sie auf den Leistungszeitraum, den Sie bei Festpreis-Rechnungspositionen angeben, denn für diesen Leistungszeitraum wird ZEP keine fehlende Rechnungsposition anzeigen.
Eine fehlende Festpreis-Rechnungsposition können Sie mit einem Klick in eine geplante Rechnungsposition übernehmen.
•Legen Sie den Zeitraum fest, den Sie abrechnen möchten. •Geben Sie an, ob es sich um eine einmalige Rechnungsposition handelt (Auswahl „Keine Wiederholung“), oder ob die Rechnungsposition wiederholend in Rechnung gestellt werden soll. •Stellen Sie ein, ob das geplante Rechnungsdatum dem Ende des Leistungszeitraums entspricht oder – bei Rechnungsstellung im Voraus - dem Anfang des Leistungszeitraums. Sie können auch ein geplantes Rechnungsdatum unabhängig vom Leistungszeitraum einstellen. Das geplante Rechnungsdatum ist Sortierkriterium in den Tabellen der Rechnungspositionen. •Geben Sie die Art der Abrechnung an: Die Art der Abrechnung bestimmt was Sie abrechnen. Es hängt von den Projekteinstellungen ab, welche Arten zur Auswahl stehen. Je nachdem welche Art Sie wählen, ändert sich i.A. der Rest des Eingabeformulars. Geplanter Betrag:
•Im Fall einer Aufwandsposition können Sie hier einen Betrag angeben, den sie als Betrag für die Rechnungsposition planen oder schätzen. Auf der Rechnung erscheint diese Zahl jedoch nicht, sondern nur der tatsächlich abgerechnete Betrag. •Checkbox "mindestens diesen Betrag abrechnen"
Für Aufwandsrechnungspositionen können Sie einen "Mindestbetrag" abrechnen. Wenn Sie diese Checkbox aktivieren wird mindestens der Planbetrag abgerechnet, ist der tatsächliche Aufwand höher, wird der höhere Betrag abgerechnet. •Im Fall einer Festpreisposition geben Sie hier den Betrag an, der tatsächlich in Rechnung gestellt werden soll. Zusätzlich erhalten Sie bei einer Festpreisposition die Möglichkeit eine Menge anzugeben. Mit dem Link "Planbetrag übernehmen" können Sie das in den Planzahlen definierte Arbeitsentgelt übernehmen. Status geplant bzw. freigegeben: Normalerweise legen Sie vorerst nur geplante Rechnungspositionen an. Bei Bedarf können Sie die Rechnungsposition auch sofort freigeben.
Rechnungstext: Frei editierbares Feld für den Rechnungstext, vorbelegt mit der Projekt-Kurzform und Projekt-Bezeichnung, der Abrechnungsart (z.B. den Vorgang) und dem Abrechnungszeitraum (mit Platzhaltern %von%- %bis%) und den Projektzusatzfeldern. Sie können den vorbelegten Text beliebig ändern. Mit dem Link „Standardtext einfügen“ wird erneut der Standard-Rechnungstext vorbelegt. Sie können diesen Link immer dann verwenden, wenn Sie Rechnungspositionen kopiert oder Rechnungstexte geändert haben und den Standardtext wieder einstellen möchten.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie noch keine Zusatzfelder zum Projekt definiert haben oder nur ein Feldname aber kein Feldinhalt angegeben wurde, können diese hier nicht angezeigt werden. Wenn Sie Zusatzfelder zum Projekt definieren oder ändern, nachdem Sie bereits eine oder mehrere Rechnungspositionen geplant haben, werden die neuen oder geänderten Inhalte bei bereits bestehenden Rechnungspositionen nicht verändert! Klicken Sie auf den Link „Standard“, um die Standardangaben anzuzeigen.
Sichern Sie Ihre Angaben mit Speichern.
Die erstellten Rechnungspositionen werden in der Tabelle angezeigt, sortiert nach geplantem Rechnungsdatum:
Markieren Sie die Checkbox der entsprechenden Positionen und klicken Sie auf Freigeben bzw. Vorschau, damit diese Positionen freigegeben bzw. in der Rechnungsvorschau angezeigt werden. Wurde das bis-Datum einer Rechnungsposition erreicht, ist die Checkbox zu dieser Rechnungsposition bereits aktiviert.
Mit  rufen Sie die entsprechende Rechnungsposition zum Ändern auf.
Mit  löschen Sie die entsprechende Rechnungsposition.
Mit  können Sie die entsprechende Rechnungsposition kopieren und ändern, um sie z.B. für einen neuen Zeitraum verwenden.
Geplantes Rechnungsdatum: Liegt das Datum bereits in der Vergangenheit, wird die Checkbox Rechnungsposition aktiviert vorbelegt, um so zu kennzeichnen, dass diese Rechnungsposition freigegeben werden sollte.
Geplanter Betrag.
Bitte beachten Sie: Bei pauschalen Positionen ist der geplante Betrag auch der Rechnungsbetrag. Bei Positionen im Aufwand kann der tatsächliche Betrag in der Rechnung vom geplanten Betrag abweichen.
Kürzel der Abrechnungsart der jeweiligen Position:
T = im Aufwand nach Tagessatz
S = im Aufwand nach Stundensatz
A = Betrag im Aufwand (Belege, VMA/Anreisepauschalen)
P = Pauschal
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markiert. Die Checkbox einer solchen Rechnungsposition kann nicht aktiviert werden.