Wenn Sie sich als Mitarbeiter in ZEP anmelden, sehen Sie als Startseite die Maske zur Zeiterfassung (Mein ZEP > Projektzeiten).

Zeiterfassung

In dieser erfassen Sie Ihre Arbeitszeit (Tag, von, bis), wählen Projekt und Vorgang aus, für den sie gearbeitet haben, sowie Tätigkeit und Arbeitsort. Zusätzlich kann eine Bemerkung eingegeben werden.

Nach dem Speichern wird die Arbeitszeit in der unteren Hälfte des Bildschirms, die alle Zeiten der aktuellen Woche zeigt, aufgeführt.

Eingabehilfen in der Erfassungsmaske

ZEP bietet Unterstützung zur einfachen und schnellen Erfassung weiterer Projektzeiten:

•Hinter dem Datum Felder Mo/Di/Mi…: durch Anklicken wird der Tag eingestellt

•Hinter dem von- und dem bis-Feld „jetzt“: stellt ZEP auf die aktuelle Uhrzeit gemäß gewähltem Zeitraster ein

Eingabehilfen in der Wochen-Ansicht

•Klick auf den Tag: Einstellen des Datums

•Klick auf das Kopieren-Symbol: kopiert alle Zeiten eines Tages komplett auf einen anderen

•Kaffeetasse: einfügen einer Pause

•Klick auf eine Lücke zwischen zwei Zeiten: belegt die von- und bis-Zeit mit der Lücke vor

•Stift-Symbol: Aufruf der Zeitbuchung zur Bearbeitung

•Mülleimer-Symbol: Löschen der Zeitbuchung

•„grüner Pfeil“ innerhalb der Zeitbuchung: kopiert alle Einträge rechts des grünen Pfeils in die Eingabemaske zur schnellen Erfassung einer weiteren, ähnlichen Zeitbuchung

ZEP kann Ihre komplette Reisekostenabrechnung automatisch erstellen. Sie müssen dazu lediglich Ihre Fahrzeiten, die außer Haus erbrachten Arbeitszeiten, sowie ggf. erhaltenen Belege und Quittungen in ZEP erfassen.

Erfassung von Reisen

Um eine Reise zu erfassen wählen Sie die Tätigkeit „re (reisen)“ oder klicken auf den Text „reisen“ oberhalb der Liste zur Tätigkeitsauswahl.

Dadurch erweitert sich die Eingabemaske um Felder zur Eingabe aller die Reise betreffenden Daten.

Zur korrekten Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen (VMA) müssen Sie bei Arbeiten vor Ort bei der der Erfassung von Zeiten immer den Arbeitsort passend setzen, z. B. „- erste Tätigkeitsstätte -“).

Erfassung von Belegen

Über Mein ZEP > Belege gelangen Sie in die Belegerfassung. Hier erfassen Sie Belege wie Taxiquittungen, Bahntickets und Hotelrechnungen mit allen relevanten Daten, und ordnen diese einem Projekt zu. Optional können Sie auch den Originalbeleg als eingescanntes Bild an den Beleg anhängen.

Um Fehlzeiten wie Krankheitstage, Freizeitausgleich oder auch Urlaubwünsche einzutragen, öffnen Sie den Kalender unter Mein ZEP>Kalender.

Tragen Sie hier durch Anklicken des Datums ein wann und aus welchem Grund Sie gefehlt haben bzw. wann Sie Urlaub planen. Da Urlaub i. d. R. genehmigungspflichtig ist können Sie nach dem Eintragen durch Anklicken von „Urlaubsantrag einreichen“ Ihren Urlaubsantrag an einen Vorgesetzten zur Genehmigung absenden. Sie werden informiert sobald der Urlaubsantrag genehmigt bzw. abgelehnt wurde.