Neben der zeitraumbezogenen Freigabe durch einen Mitarbeiter bietet ZEP Ihnen jetzt auch eine projektbezogene Freigabe von Projektzeiten durch einen Projektleiter (bzw. Administrator oder ggf. Abteilungsleiter).

Unter Administration>Einstellungen>Projektzeit &Belege können Sie die Projektfreigabe der Zeiten optional aktivieren:

Mit der Einstellung "Ja" können Projektleiter (sowie Administratoren und ggf. Abteilungsleiter) Projektzeiten als "freigegeben" kennzeichnen.

In der "Projektzeitauswertung“ gibt es die Möglichkeit, Projektzeiten umzubuchen. Hier können auch mehrere Projektzeiten  auf einmal bearbeitet werden. Mit der Einstellung "Ja" wird das Umbuchungsformular um eine Projektfreigabe-Auswahl erweitert, so dass mehrere Projektzeiten auf einen anderen Freigabestatus umgebucht werden können. Beim Umbuchen stehen die Optionen „unverändert“, „zu prüfen“ und „freigegeben“  zur Verfügung.

Die Projektzeittabelle zeigt in einer zusätzliche Spalte  die Projektfreigabe an: „fg“ für „freigegeben“. Beim Status „zu prüfen“ wird nichts angezeigt.

Sie können Projektzeiten nach ihrer Projektfreigabe auswerten. Die erweiterten Filteroptionen in der der Projektzeitauswertung bieten die Projektfreigabe-Auswahl an. Die Anzeige kann so auf Projektzeiten mit einem bestimmten Freigabestatus gefiltert werden.

Setzen Sie das Modul Rechnungsstellung ein, können Sie diese Projektfreigabe als zusätzlichen Prüfmechanismus nutzen:

Ein Projektleiter übeprüft die Projektzeiten in seinem Projekt und kann sie entsprechend freigeben, wird dann eine geplante Rechnungsposition in den Folgestatus freigegeben überführt, prüft ZEP, ob alle in der Rechnungsposition enthaltenen Zeiten die Projektfreigabe erhalten haben. Sind Projektzeiten ohne Projektfreigabe enthalten, meldet ZEP dieses, speichert aber die Statusänderung der Rechnungsposition. Sie können freigegebene Rechnungspositionen mit nicht freigegebenen Projektzeiten trotzdem abrechnen. Auch in diesem Fall gibt ZEP eine Meldung aus.

Unter Projekte>Verwaltung, Mitarbeiter>Verwaltung, und Kunden>Verwaltung ist der Schnellindex neben den Buchstaben um "0-9" erweitert worden.

Die Kundenzusatzfelder und die Projektzusatzfelder können Sie jetzt auch in Spanisch eintragen.

Sie können nun auch Fehlgründe anlegen, die als Fehldauer auch nur die Auswahl "50 % der Regelarbeitszeit" und/oder "Uhrzeit"erlaubt. Bisher war die Option "Ganzer Tag" immer explizit gesetzt und konnte nicht deaktiviert werden.

Unter Mitarbeiter >Einplanung:Einplanung bearbeiten und unter Projekt>Einplanung: Einplanung bearbeiten berechnet Ihnen ZEP den zu erwartenden Umsatz im eingestellten Zeitrahmen auf Basis der Einplanung und der jeweils hinterlegten Preistabelle.
Dabei ist es egal, ob die Einplanung in Stunden und/oder Prozent und/oder mit Uhrzeiten eingetragen ist.

Für die Berechnung des Umsatzes werden die in der Preistabelle definierten Stundensätze genommen, unabhängig von der Abrechnungsart des Projektes (spezielle Stundensätze und Preisfaktoren werden bei der Berechnung nicht berücksichtigt).

In einem Projekt sehen Sie so für jeden Mitarbeite die Summe seiner Stunden und den zu erwartenden Umsatz in einer kleinen Tabelle rechts neben der Einplanungsmatrix.

Bei einem Mitarbeiter sehen Sie für jedes seiner Projekt die Summe der Stunden und den zu erwartenden Umsatz in einer kleinen Tabelle rechts neben der Einplanungsmatrix.

Diese Funktion ermöglicht eine gleichmäßige Verteilung der Arbeitszeiten  über einen definierten Zeitraum.

In der Einplanungsmatrix eines Mitarbeiters oder eines Projekts haben Sie den neuen Button Ratierliche Verteilung:

Damit können Sie, entweder für ausgewählte Projekte bzw. für ausgewählte Mitarbeiter, eine definierte Anzahl Stunden oder Tage für den eingestellten Zeitraum gleichmäßig verteilen.

Geben Sie an, ob diese ratierliche Verteilung die bestehende Einplanung ersetzen soll oder ob sie zu der bestehenden Einplanung aufaddiert werden soll.

Klicken Sie abschließend auf den Button "Verteilen".
Die angegebene Stundenzahl (bzw. Tage umgerechnet in Stunden) wird gleichmäßig auf alle Arbeitstage des Mitarbeiters (gem. Regelarbeitszeit-Definition) und unter Berücksichtigung der Fehlzeiten verteilt.

Hinweise:
Die ratierliche Einplanung gibt es nur für Stunden oder Tage, nicht in Prozent (der Regelarbeitszeit)

Durch den Verteilmechanismus können Einplanungen (Stunden) mit mehreren Nachkommastellen entstehen.