Überblick über die angelegten Mitarbeiter: Mitarbeiterverwaltung

In ZEP sehen Sie unter Mitarbeiter > Verwaltung die Mitarbeiter, die bereits in ZEP angelegt sind. Wenn Sie sich das erste Mal in ZEP angemeldet haben, sind Sie als Administrator eingeloggt. Sie können nun im Ersten Schritt weitere Mitarbeiter in ZEP anlegen: klicken Sie auf Neuer Mitarbeiter:

Beachten Sie dabei folgende wichtige Punkte:

•Der Benutzername ist der Name, mit dem sich der Benutzer immer in ZEP anmelden wird.

•Der Benutzername muss eindeutig innerhalb Ihres Unternehmens sein.

•Sie können eine Kurzform des Namens einsetzen. Beachten Sie aber, dass der Name in einigen Auswertungen erscheinen kann, deshalb sind Spitznamen vielleicht nicht so sehr geeignet.

•Wählen Sie als nächstes entweder "Link zur Kennwortänderung per E-Mail senden" aus oder geben Sie selbst ein Kennwort ein.

•Wenn Sie "Link zur Kennwortänderung per E-Mail" ausgewählt haben, müssen Sie eine E-Mail-Adresse angeben.

•Geben Sie Vorname und Nachname ein. Die jeweiligen Anfangsbuchstaben werden nach der Anmeldung in ZEP rechts oben in dem grauen Kreis angezeigt, sodass bei einer ZEP-Seite erkennbar ist, wer gerade angemeldet ist. Der vollständige Name wird auch in Auswertungen angezeigt.

•Wählen Sie die Berechtigungsstufe des Mitarbeiters aus und geben Sie eine Standard-Preisgruppe an.

Alle weiteren Daten unter "Einstellungen", "Überstd. & Urlaub", "Kontaktdaten" und "Bankverbindung" sind optional.

•Erst mit Klick auf Speichern werden die Daten in ZEP übernommen.Sie werden dann automatisch auf die Detailseite des soeben angelegten Mitarbeiters weitergeleitet.

Beschäftigungszeitraum eines Mitarbeiters anpassen

In ZEP kann ein Mitarbeiter Zeiten nur dann erfassen, wenn er auch beschäftigt ist. Dieses wird über den Beschäftigungszeitraum des Mitarbeiters gesteuert.

Um diesen anzupassen klicken Sie in der Mitarbeiterverwaltung auf den Mitarbeiter.

Über den Menüpunkt „Beschäftigungszeiträume“ können Sie dann einstellen, seit wann der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen beschäftigt ist.

Rolle eines Mitarbeiters festlegen

Beim Mitarbeiter können Sie unter dem Menüpunkt Daten festlegen, welche Rolle der Mitarbeiter in Ihrem ZEP einnimmt: User, User mit Zusatzrechten, Controller oder Administrator (Geschäftsleitung).

Projekte verwalten

Damit ein Mitarbeiter in ZEP Zeiten buchen kann, müssen Sie zunächst Projekte anlegen und die Mitarbeiter diesen Projekten als Projektmitarbeiter zuweisen.

Zur Projektverwaltung gelangen Sie über Projekte > Verwaltung.

Neues Projekt anlegen

Klicken Sie den Link „Neues Projekt anlegen“ in der Projektverwaltung. Sie gelangen dann in die Einstellungen des neuen Projektes.

Definieren Sie zunächst die Grunddaten des Projektes.

Vorgänge anlegen

In ZEP werden Arbeitszeiten und Belege auf Vorgänge gebucht. Definieren Sie daher im Projekt die Vorgänge (z. B. Projektphasen), aus denen das Projekt besteht. Wenn keine Vorgänge angelegt sind, kann das Projekt nicht zur Zeiterfassung ausgewählt werden.

Mitarbeiter zuordnen

Damit ein Mitarbeiter Arbeitszeiten auf ein Projekt erfassen kann, muss er dem Projekt zugeordnet werden. Dieses geht über den Menüpunkt „Projektmitarbeiter“ beim Projekt.

Hier können Sie dem Projekt einen oder mehrere Mitarbeiter, ggf. auch zeitlich befristet, dem Projekt zuordnen.

Kunden verwalten

In ZEP erfassen Sie Ihre Kunden mit Adressen, Ansprechpartner etc. und ordnen diese den einzelnen Projekten zu.

Kundenverwaltung

Über Kunden > Verwaltung gelangen Sie zur Kundenverwaltung. Diese zeigt einen Überblick aller Kunden, erlaubt die Auswahl eines Kunden zur Bearbeitung, sowie die Neuanlage von Kunden.

Über den Link „Neuen Kunden anlegen“ rufen Sie die Kundenanlage auf.

Kundenanlage

In der Maske zur Kundenanlage geben Sie alle Daten des anzulegenden Kunden ein. Nach dem Speichern gelangen Sie in die Übersicht des Kunden.

Projekte zum Kunden anlegen

Über den Menüpunkt „Projekte“ sehen Sie die Projekte des Kunden, und können zu diesem weitere Projekte anlegen.

Administration

Als Administrator können Sie ZEP über zahlreiche Einstellungen und Stammdaten ganz an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Einstellungen

Hier stellen Sie das Verhalten von ZEP in den einzelnen Bereichen ein. Die meisten der Einstellungen sind selbsterklärend.

Die vielleicht wichtigsten Einstellungen sind folgende:

Rückwärtige Erfassung

Hier stellen Sie ein, bis zu wie vielen Tagen zurück Mitarbeiter Ihre Zeiten noch nachträglich erfassen oder bearbeiten dürfen. Sie erziehen damit Ihre Mitarbeiter zur zeitnahen Erfassung ihrer Arbeitszeiten, was für ein aussagekräftiges Projekt-Controlling unerlässlich ist, um dadurch frühzeitig Planabweichungen feststellen zu können.

Eine Besonderheit nimmt die empfohlene Einstellung „aktuelle Woche“ ein. Diese erlaubt von Dienstag bis Sonntag die Erfassung und Bearbeitung von Arbeitszeiten in der aktuellen Woche, am Montag dürfen zusätzlich noch die Zeiten der Vorwoche bearbeitet werden.

Minutenraster

ZEP kann mit einem nahezu beliebig einstellbaren Minutenraster eingesetzt werden, üblich ist zumeist die Verwendung des voreingestellten 15-Minuten-Rasters.

Die Einstellung des Minutenrasters können Sie unter Administration>Einstellungen>Projektzeit vornehmen.

Stammdaten

Unter Administration>Stammdaten verwalten Sie die von ZEP verwendeten Stammdaten.

Die meisten dieser Stammdaten sind selbsterklärend, besonderes Augenmerk verdienen folgende:

Preisgruppen

In ZEP werden die geleisteten Arbeitszeiten bzw. Mitarbeiter nicht direkt mit Stunden- bzw. Tagessätzen versehen, sondern es wird ihnen eine sog. Preisgruppe zugewiesen.

In der Testversion sind exemplarisch die Preisgruppen Senior, Junior und Sekretariat angelegt.

Jeder Mitarbeiter hat eine Standard-Preisgruppe zugeordnet. Bei der Zuordnung eines Mitarbeiters zu einem Projekt kann diese abweichend gesetzt werden, bspw. wenn ein Mitarbeiter in einem Projekt höher abgerechnet werden kann als normalerweise.

Preistabellen

Über sog. Preistabellen werden die Stunden- und Tagessätze für die Projektabrechnung hinterlegt.

In den Stammdaten gibt es dazu eine sog. Basispreistabelle, die jedoch beim Kunden durch eine kundenspezifische, beim einzelnen Projekt durch eine projektspezifische Preistabelle überschrieben werden kann.

Eine Preistabelle regelt die Stunden- und Tagessätze Ihres Unternehmens für jede einzelne Preisgruppe. Da sich Ihre Preise über die Zeit ändern können (z. B. durch Preiserhöhungen) sind alle Preistabellen mit einem Gültigkeitszeitraum versehen. Ändern sich Preise, so legen Sie eine neue Preistabelle mit entsprechendem Gültigkeitszeitraum an.

Tagessatzanteile

Über Tagessatzanteile definieren Sie, wie Stunden in Tagessätze umgerechnet werden.

Wechselkurse

Unter Wechselkurse können Sie Fremdwährungen (z. B. CHF) sowie den zur Umrechnung zu verwendenden Wechselkurs hinterlegen. Bei der Abrechnung eines Projektes in die Kundenwährung verwendet ZEP bei Bedarf den jeweils gültigen Wechselkurs.

Fahrzeuge und Orte

Für die Reisekostenabrechnung haben Sie hier die Arbeitsorte und möglichen Fahrzeuge mit den jeweils gültigen Pauschalen (z. B. km-Pauschale, VMA etc.) hinterlegt.

ZEP verwendet diese Daten bei der Erstellung der Kostenabrechnung (aka. „Spesenabrechnung“) eines Mitarbeiters.

Belegarten

Belege werden unter Mein ZEP>Belege erfasst. Hier definieren Sie Belegarten wie Taxi-Quittungen, Bahntickets und Hotelrechnungen, sowie deren Standard-Steuersätze etc.

Fehlgründe

In dieser Übersicht sehen Sie die verschiedenen Fehlgründe, die ZEP bei der Eintragung in den Fehlzeitenkalender (z. B. zur Erfassung von Krankheitstagen oder Beantragung von Urlaub) anbietet.

Je nach Art haben diese unterschiedliche Auswirkungen auf Überstunden- und Urlaubskonten.

Feiertage

In diesem Bereich sehen Sie die Feiertage, die ZEP kennt. Über die Option „Feiertage für 20xx berechnen“ können Sie die Feiertage für Ihr Bundesland von ZEP berechnen lassen.

Weitere Feiertage sowie Ausnahmen für einzelne Mitarbeiter (bspw. falls diese in einem anderen Bundesland arbeiten) können ebenfalls hinterlegt werden.