Um auch Belege (z. B. Hotelrechnungen,…) als Bestandteil der (Reise-)Kostenabrechnung zu exportieren, müssen für die entsprechenden Belegarten unter Administration>Stammdaten>Belegarten jeweils das Konto und den Buchungsschlüssel (BU-Schlüssel) für die entsprechende  MwSt. angeben sein. In  einem neu eingerichteten ZEP sind diese Angaben bereits enthalten, wenn Sie das Modul Buchhaltungs-Export in ein bestehendes ZEP dazu schalten, müssen Sie diese Angaben für Ihre Belegarten selbst eingeben, z.B.:

Wenn mehrere Steuersätze für eine Belegart möglich sind, dann müssen Sie für jeden Steuersatz das Aufwandskonto und den entsprechenden BU-Schlüssel eintragen, z.B.:

Ein weiterer „Spezial-Fall“ ist die 70/30 Aufteilung von Bewirtungskosten, hier geben Sie das Aufwandskonto für den 70%-Anteil und das Aufwandskonto für den 30% Anteil der Bewirtungskosten an:

Unter Administration>Stammdaten>Zahlungsarten geben Sie für die Zahlungsarten ein Konto für den Export Buchhaltung an.

Sie können für jede Variante der Firmenbezahlung (Kreditkarten, Überweisung, …) eine eigene Zahlungsart und entsprechend ein Konto anlegen. Bei unterschiedlichen Zahlungsarten kann auch das gleiche Konto angegeben werden.

Für Zahlungsart mit "Erstattung" gilt: "Für diese Zahlungsart (Erstattung) gilt die Personalnummer des Mitarbeiters als Konto." bzw. "...die Kreditorennummer des Mitarbeiters ...".

Bitte beachten Sie: die Personalnummer/Kreditorennummer der Mitarbeiter wird beim Kostenexport als Konto für die Erstattung aus der Kostenabrechnung benötigt. Wenn Sie bisher keine oder nicht für alle Mitarbeiter eine Personalnummer/Kreditorennummer eingegeben haben, müssen Sie dies nun machen, da diese Aktion sonst nicht ausgeführt werden kann.

Unter Administration>Einstellungen>Export für Buchhaltung stellen Sie die Mitarbeiter Kreditorennummer ein:

•Pers.-Nr

•Mitarbeiter Kreditorennummer "als eigenes Feld Kreditorennummer bei jedem Mitarbeiter zwingend anzugeben"

Bitte beachten Sie: Mitarbeiter Kreditorennummer wird beim Kostenexport als Konto für die Erstattung aus der Kostenabrechnung benötigt, da diese Aktion sonst nicht ausgeführt werden kann.

Sie müssen in jeder Rechnungsposition ein Erlöskonto angeben.

Definieren Sie in den Stammdaten Ihre Erlöskonten. Jedes Erlöskonto hat folgende Felder:

•Konto-Nummer

•Bezeichnung

•Kennung für das Land: Inland, EU, Drittland

•MwSt.-Satz, der im Konto hinterlegt ist

Zu gleicher Landeskennung und MwSt.-Satz kann es mehr als ein Erlöskonto geben. Diese stehen dann bei der Rechnungsposition entsprechend zur Auswahl. Sie müssen jedem Kunden eine Kennung für sein Land (Inland, EU, Drittland) zuordnen.

Genauso können Sie  ein Erlöskonto mit mehreren MwSt.-Sätzen anlegen.  Klicken Sie dafür jeweils auf + Neues Erlöskonto geben die Nummer mit dem weiteren gewünschten  MwSt.-Satz ein und speichern.
(Anwendungsfall: Wenn bspw. ab dem 01.01.2024 neue Mehrwertsteuersätze gelten und Sie eine Rechnung mit Leistungsdatum in 2024, also für Vorauszahlungen stellen müssen, dann können Sie in der Rechnungsposition das "gleiche" Erlöskonto mit der "zukünftigen MwSt" auswählen.)
Entsprechend dieser Zuordnung, werden Ihnen bei der Erstellung der Rechnungspositionen die Erlöskonten für einen bestimmten Steuersatz angeboten (je nach den für einen bestimmten Steuersatz definierten Erlöskonten):

Wenn Sie in den Einstellungen angegeben haben, dass Sie „Kostenstellen in den Stammdaten verwalten, bei Projekten, in Vorgängen bzw. beim Mitarbeiter erfassen und im Export ausgeben“ möchten, müssen Sie entsprechend Kostenstellen anlegen. Unter Administration>Stammdaten>Kostenstellen definieren Sie die Kostenstellen, die es in Ihrem Unternehmen gibt. Diese Kostenstellen können dann Projekten bzw. Vorgängen oder Mitarbeitern zugeordnet werden. Wenn beim Vorgang keine Kostenstelle angegeben ist, gilt die Kostenstelle des Projekts. Im Projekt können die Kostenstellen jeweils unter Daten&Plan bzw. im Projektplan gewählt und geändert werden.