Unter stellen Sie als Erstes das Format ein, in welchem Sie den Export vornehmen möchten.
•Wählen Sie: DATEV oder Lexware oder Allgemein für das Mapping aus. Der Export liefert dann in einem Format, das für den Import in das jeweilige Buchhaltungsprogramm geeignet ist. Geben Sie optional an:
Rechnungsexport verdichten
Nein (nicht verdichtet):
Jede Rechnungsposition der Rechnung wird als einzelne Zeile im Export in die Buchhaltung übertragen.
Ja (verdichtet):
Identische Zeilen mit gleicher Rechnungsnummer, Währung, MwSt, Sollkonte, Habenkonto werden zu einer Buchung zusammengefasst.
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Kostenexport verdichten
Nein (nicht verdichtet):
jede Zeile aus der Kostenabrechnung bzw. Gutschrift hat eine entsprechende Zeile im Kostenexport, d.h. jedes km-Geld, jede VMA und im Falle einer Gutschrift an freie Mitarbeiter auch jedes Arbeitsentgelt inkl. Bemerkung.
Ja (verdichtet):
Im Kostenexport werden das ganze km-Geld, alle VMA und im Falle einer Gutschrift an freie Mitarbeiter alle Arbeitszeiten, jeweils zusammengefasst, d.h. es gibt maximal eine Zeile Arbeitsentgelt, eine Zeile km-Geld und eine Zeile VMA. Bitte beachten Sie: wenn Sie die Einstellung Kostenstellen/Kostenträger im Export ausgeben aktiviert haben, gibt es je Kostenstelle bzw. Kostenträger maximal eine Zeile für VMA und eine Zeile km-Geld.
Belege werden nicht zusammengefasst, denn jeder einzelne Beleg kommt mit seiner Belegnummer (und seinen von der Belegart und dem Steuersatz abhängigen Konten) in den Kostenexport.
Im Falle einer Gutschrift an freie Mitarbeiter mit Vorsteuer, wird die Vorsteuer auf die Summe aus Arbeitsentgelt, km-Geld und VMA berechnet und immer in einer Zeile im Kostenexport ausgegeben.
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Kostenexport als ZIP mit Belegen
Sie können angeben, ob der Kostenexport als ZIP mit Belegen ausgeführt werden soll. Wenn Sie diese Option aktivieren (Einstellung "Ja"), erhalten Sie beim Kostenexport eine ZIP-Datei (Belegdateien-ZIPvonDatum-bisDatum) mit der CSV-Datei und allen Belegen als PDF.
Mit der Einstellung "Nein" erhalten Sie die CSV-Datei ohne Belege.
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Nur für den Export nach Datev:
Datev XML Schnittstelle mit Belegen
Ist diese Option gewählt, so werden Rechnungen und Kostenabrechnungen konform zur Datev XML Schnittstelle exportiert. Beim Export wird eine ZIP-Dateie erzeugt, diese enthält:
•den Buchungsstapel als CSV-Datei mit EXTF-Präfix und Datev-konformer Header-Zeile. Die Buchungen referenzieren die zugehörigen Belege (im ZIP-Archiv) im Feld Beleglink über deren GUID. •ein ZIP-Archiv (Belege.zip) mit den Rechnungen (beim Rechnungsexport) bzw. Belegen (beim Export der Kostenabrechnungen) sowie der document.xml Meta-Datei. Die folgenden optionalen Felder werden im Header des Buchungsstapels ausgegeben:
•Beraternummer: die Nummer des DATEV-Beraters •Mandantennummer: die Nummer des Mandanten •Kontenarahmen, z.B. 03 oder 04 •Beginn Wirtschaftsjahre: das Wirtschaftsjahr beginnt am 1. des eingestellten Monats, das Jahr ist das Jahr des beim DATEV-Export gewählten bis-Datums •Länge Sachkto.Nr. geben Sie die gewünschte Länge der Sachkontonummern hier ein |
Schnittstelle zu DATEV Unternehmen Online
wir freuen uns Ihnen die neue Schnittstelle zu DATEV Unternehmen Online zur Verfügung stellen zu können. Im Produkt ZEP Professional mit dem Modul Buchhaltungsexport ist diese inklusive.
Folgende Voraussetzungen sind zu beachten:
•Lizensierte DATEV-Online Schnittstelle in Ihrem ZEP: mit Ihrer Zustimmung erfolgt die Freischaltung durch uns. •Lizensierter Buchungsdatenservice bei DATEV: wenden Sie sich hierfür bitte an Ihren Steuerberater. https://www.datev.de/web/de/datev-shop/91000-buchungsdatenservice/ Mit folgenden Schritten gelingt die Ersteinrichtung schnell und unkompliziert:
Gehen Sie unter auf Einstellungen ändern. Wählen Sie dort Format = DATEV und setzen Sie den Haken sowohl bei DATEV XML-Schnittstelle mit Belegen als auch bei DATEV Online Schnittstelle und tragen Sie Ihre DATEV Beraternummer und Mandantennummer ein. Im Anschluss können Sie falls Sie wollen noch weitere Einstellungen zum Kontenrahmen und der Ablagestruktur treffen. Speichern Sie dann die Einstellungen.
•Nun sollte ein Verbindungsstatus und eine Login-Möglichkeit angezeigt werden. Klicken Sie auf Login mit DATEV und autorisieren Sie sich wie gewohnt entweder bei DATEV mit Ihrer von DATEV zur Verfügung gestellten SmartCard oder mit dem SmartLogin. In DATEV müssen Sie nun noch die Benutzerberechtigungen akzeptieren. 
•Wenn Sie diesen Schritt abgeschlossen haben, sollte der Verbindungsstatus auf verbunden stehen und Sie können nun Belege/Rechnungen direkt in Ihr DATEV laden. 
Unter Administration > Export für Buchhaltung haben Sie nun bei Rechnungen und bei Geprüfte Kostenabrechnung ein Feld Upload zu DATEV. Wenn Sie dieses auswählen und die Rechnungen und Geprüfte Kostenabrechnungen ausführen, werden diese direkt zu DATEV übertragen. Zusätzlich haben Sie einen extra Menüpunkt DATEV-Uploads, wo Sie eine historisierte Übersicht Ihrer Uploads sehen können.
Falls bei der Einrichtung ZEP-seitige Fragen auftreten sollten, wenden Sie sich gerne jederzeit an uns.
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Rechnungsexport mit Leistungsdatum
(Nur für den Export nach Datev) Sie können angeben, ob der Rechnungsexport mit Leistungsdatum ausgeführt werden soll. Wenn Sie diese Option aktivieren (Einstellung "Ja"), Können Sie bei der Erstellung einer Rechnung ein sog. Leistungsdatum angeben. Die fertig erstellten Rechnungen werden in diesem Fall bzgl. ihres Leistungsdatums in die Buchhaltung exportiert (nicht bzgl. ihres Rechnungsdatums).
Das Leistungsdatum kann bei der Rechnungserstellung manuell gesetzt werden, ebenso bei Korrektur. Es ist sinnvoll vorbelegt mit dem Leistungsdatum der Rechnungsposition mit dem größten Betrag.
•Falls Zeitraum komplett in der Vergangenheit: mit dem Ende des Leistungszeitraum •Falls Zeitraum komplett in der Zukunft: mit dem Beginn des Leistungszeitraum •Falls Rechnungsdatum mitten im Leistungszeitraum: mit dem nächstgelegenen Datum, |
mit Festschreibung
Einstellung Ja:
Die Buchungssätze werden in Datev festgeschrieben.
Einstellung Nein:
Die Buchungssätze werden in Datev nicht festgeschrieben, sondern sind editierbar. In der Spalte "DJ" wird der Wert "0" mitgegeben.
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mit Beleglink
Einstellung Ja:
In der CSV-Datei wird im Feld Beleglink der gleiche Eintrag wie im Feld Belegfeld 1 aufgeführt.
Einstellung Nein
In der CSV-Datei wird im Feld Beleglink nichts eingetragen, das Feld bleibt leer.
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Rechnungsexport als ZIP mit Rechnungsdateien
Sie können angeben, ob der Rechnungsexport als ZIP mit Rechnungsdateien ausgeführt werden soll. Wenn Sie diese Option aktivieren (Einstellung "Ja"), erhalten Sie beim Rechnungsexport eine ZIP-Datei (Rechnungen-ZIPvonDatum-bisDatum) mit der CSV-Datei und allen Rechnungen als PDF.
Mit der Einstellung "Nein" erhalten Sie die CSV-Datei ohne Rechnungen.
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Wechselkurs Richtung
Geben Sie hier an, in welcher Richtung der Wechselkurs berechnet werden soll:
•Kurs in Basiswährung (wie in ZEP) (default Einstellung), •Kurs in Fremdwährung (umgekehrt wie in ZEP) Bitte beachten Sie: der Kurs und die Einstellung werden zum Zeitpunkt des Speicherns der geprüften Kostenabrechnung ermittelt. Wenn Sie die Einstellung ändern, wirkt sich diese Einstellung nur auf die nach dieser Änderung als geprüft gespeicherten Kostenabrechnungen aus. (Der Export der früher gespeicherten Kostenabrechnungen bleibt gleich mit der damals gültigen Einstellung.)
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Eine exportierte Rechnung kann nicht mehr gelöscht, storniert oder korrigiert werden
Geben Sie an, ob bereits exportierte Rechnungen gelöscht, storniert oder korrigiert werden dürfen.
Wenn Sie die Einstellung auf "Nein" wählen, wird eine Warnung angezeigt, dass die Rechnung bereits in die Buchhaltung exportiert ist, aber Sie können trotzdem die bereits exportierte Rechnungen löschen, stornieren oder korrigieren.
Wenn Sie die Einstellung auf "Ja", auswählen, dann können Rechnungen, die bereits in einem Export für die Buchhaltung enthalten sind, nicht mehr geändert werden.
Die Einstellung kann jederzeit durch einen Administrator auch umgestellt werden auf "Nein"(auf eigene Gefahr). Das Ändern dieser Einstellung wird in der Änderungshistorie dokumentiert.
Wenn Sie an einer bereits exporteirten Rechnung dennoch Änderungen vornehmen möchten, muss dies in der Buchhaltung gemacht werden.
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