Es werden folgende Kosten exportiert:

•Belege

•VMA

•Km-Geld

Bei allen Kosten handelt es sich um die „interne“ Sicht, also die Kosten, die in Ihrem Unternehmen entstanden sind. Es sind nicht die Kosten, die Sie an Ihre Kunden weiter verrechnen. Es sind sowohl die Kosten, die den Mitarbeitern erstattet werden (privat bezahlte Belege, private Km), als auch die weiteren Kosten (durch die Firma bezahlte Belege). Der Betrag für den Umsatz ist immer der Brutto-Betrag.

Bitte beachten Sie: Beim Export der Geprüften Kostenabrechnung finden alle Berechnungen und die Ermittlung der Konten zum Zeitpunkt des Exports statt. D.h. es gelten die Stammdaten, die zugeordneten Konten und die Einstellungen zum Zeitpunkt des Exports. Wenn Sie eine Kostenabrechnung eines Mitarbeiters ausführen, aber anschließend etwas an den relevanten Stammdaten und Einstellungen ändern, wird der Export u.U. abweichen.

Beim Kostenexport werden in der Export-Datei die VMA, Belege und das km-Geld mit den entsprechenden VMA-, km-Geld und Belegartkonten ausgegeben, sowie die Personalnummer oder Kreditorennummer des Mitarbeiters als Kreditorenkonto.

Sofern sich eine Aufteilung des Gesamtbelegs auf unterschiedliche Konten oder Kostenstellen bzw. Kostenträger ergibt, so wird dies für den Lexware-Export in Form einer Split-Buchung übertragen.

Bei der Split-Buchung bleiben die Felder Belegdatum, Buchungsperiode, Belegnummernkreis und Belegnummer leer, alle übrigen Felder werden gefüllt. Die Einzelbeträge sind auch jeweils Bruttobeträge, falls sich hierbei Rundungsdifferenzen ergeben, so werden diese auf das Konto der Rundungsdifferenzen gesplittet.

Sollte der Beleg negative Werte enthalten, so werden diese auch als negative Werte übertragen. Dies sind z.B. Gutschriften, Rabatte oder Privatanteile bei Belegen.

Für den DATEV-Export werden immer einzelne Buchungssätze erstellt, da in DATEV Split-Buchungen nicht importiert werden können.

Für jeden Beleg kann es mehrere Zeilen geben:

1.Privatanteil des Mitarbeiters, falls enthalten (Sollkonto = Personalnummer des Mitarbeiters)

2.Firmenanteil (Sollkonto = Aufwandskonto der Beleg-Art)

3.Gegebenenfalls Abzug für Mahlzeiten (Sollkonto = VMA-Konto und Habenkonto (Gegenkonto) = Personalnummer des Mitarbeiters)

Bitte beachten Sie:

•Der „zu fakturierende“-Betrag ist für den Export nicht relevant.

•Ein Beleg mit Betrag 0,00 und ohne Mahlzeiten wird nicht exportiert, auch dann nicht, wenn der „zu fakturierende“-Betrag ungleich 0 ist.

Exportiert werden die Zeilen wie sie auch in der Kostenabrechnung des Mitarbeiters erscheinen. Ausnahme: Zeilen mit dem Betrag 0,00 erscheinen zwar in manchen Fällen zur Information auf der Kostenabrechnung, jedoch nicht im Export.

Je Zeile:

•Umsatz ist der Betrag

•Das Soll/HABEN-Kennzeichen ist „S“ weil der Betrag positiv ist. (in DATEV)

•Das Gegenkonto (=HABEN-Konto) ist die Pers-Nr. des MA.

In die Spalte Konto kommt das Aufwandskonto für VMA aus den ZEP-Einstellungen>Export für Buchhaltung.

Belegdatum: wie in der Kostenabrechnung

Spalte Buchungstext: ‚Verpflegungsmehraufwendungen aus ZEP + Bemerkung wie in der Kostenabrechnung (d.h. i.A. die Bemerkung der gebuchten Projektzeit), wobei Semikolon durch Komma ersetzt wird

Kostenträger / Kostenstelle je nach Einstellung

Exportiert werden die Zeilen wie sie auch in der Kostenabrechnung des Mitarbeiters erscheinen.

Die Fremdwährung wird in DATEV auch bei VMA und km-Geld berücksichtigt, da jeder Ort seine Pauschalen in einer anderen Währung haben kann, ebenso jedes Fahrzeug.

Die Datei hat einen allgemein gültigen Aufbau, der sich am DATEV-Dokument „ASCII-Import/Export“, Dok. Nr. 1036228 orientiert. Das Mapping der Felder der Export-Datei erfolgt (gem. Aussage DATEV) beim Import innerhalb von DATEV durch ein in DATEV hinterlegtes Import-Mapping. Es werden alle 89 Spalten exportiert, die in diesem DATEV-Dokument verlangt sind. Sehr viele Felder bleiben leer. Alle Beträge sind brutto.

Im Lexware-Format hat die Export-Date folgenden Aufbau:

Alle Beträge sind immer implizit in der Basiswährung (i.A. Euro), alle Beträge sind immer brutto.

Das „Allgemeine Format“ ist ein Format, das zum Import in beliebige Buchhaltungs-Lösungen verwendet werden kann. In diesem Format werden alle von ZEP lieferbaren Daten ausgegeben, das Mapping der Felder aus der Datei auf die in der Buchhaltungs-Lösung benötigten Felder muss innerhalb der Buchhaltungs-Lösung vorgenommen werden.

Eine Datei im „Allgemeinen Format“ hat folgenden Aufbau:

Ob und wann bereits ein Export der geprüften Kostenabrechnungen stattgefunden hat, sehen Sie in der Tabelle der geprüften Kostenabrechnungen (unter Mitarbeiter>Kostenabrechnung bzw. unter Mitarbeiter>Auswertungen>Kostenabrechnung), hier wird in der letzten Spalte der Tabelle das Datum und die Uhrzeit des letzten Exports angegeben.

Bitte beachten Sie: Beim Kostenexport finden alle Berechnungen und die Ermittlung der Konten zum Zeitpunkt des Exports statt. D.h. es gelten die Stammdaten, die zugeordneten Konten und die Einstellungen zum Zeitpunkt des Exports. Wenn Sie eine Kostenabrechnung eines Mitarbeiters ausführen, aber anschließend etwas an den relevanten Stammdaten und Einstellungen ändern, wird der Export u.U. abweichen.