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Wenn Sie das Modul Faktura einsetzen, können Sie auch die mit ZEP erstellten Rechnungen exportieren.
Unter Administration>Export für Buchhaltung>Rechnungen exportieren geben Sie den Zeitraum an, für den Sie die Rechnungen exportieren möchten. Der Zeitraum bezieht sich auf das Rechnungsdatum.
Wenn Sie das Modul Abteilungen einsetzten, können Sie auch eine Abteilung vorwählen:
Selektion der Abteilung der Rechnung
Wählen Sie, ob die Rechnungen nach Abteilung des Kunden oder nach Abteilung des Projekt exportiert werden sollen. Bei Einstellung einer Abteilung werden nur die Rechnungen berücksichtigt, die auf Briefpapier dieser Abteilung erstellt wurden. Das ist i.A. die Abteilung des Projekts der ersten Rechnungsposition. Durch die Checkbox geben Sie an, ob auch die Rechnungen der Unterabteilungen der selektierten Abteilung berücksichtigt werden sollen. Ein Abteilungsleiter erhält seine Abteilung(en) zur Auswahl. Ein Administrator kann alle Abteilungen selektieren. Voreingestellt ist die Abteilung des angemeldeten Benutzers. Ein Administrator kann in den Einstellungen von ZEP auch die Voreinstellung "- Alle Abteilungen -" vorgeben. |
Geben Sie ggf. auch an, ob der Export „inklusive bereits exportierter Buchungen“ sein soll.
Klicken Sie auf „Ausführen“. Es wird eine CSV-Datei mit folgendem Namen erstellt: „ZEP_exportFakturaJJJJ-MM-TT-JJJJ-MM-TT.csv (JJJJ-MM-TT-JJJJ-MM-TT entspricht dem eingestellten Zeitraum). Speichern Sie diese Datei auf Ihrem PC. Anschließend können Sie die Datei für einen Import in Ihr Buchhaltungssystem verwenden.
In den Auswertungen Projekte>Rechnungen, Kunde>Rechnungen und Faktura>Rechnungen wird Ihnen in der Tabelle in der Spalte "Export für Buchhaltung" angezeigt, wann diese Rechnung (das letzte Mal) exportiert wurde (Datum und Uhrzeit).
Bitte beachten Sie: Achten Sie darauf, dass Sie nicht versehentlich die gleiche Datei, oder eine Datei mit überschneidendem Zeitraum, mehrfach importieren.
Bitte beachten Sie: Rechnungen, die bereits vor Einführung des Moduls „Export für Buchhaltung“ abgerechnet wurden, sind nicht exportierbar. „Rechnungen exportieren“ ist nur für solche Zeiträume möglich, die ausschließlich solche Rechnungen enthalten, die erst nach Einführung des Moduls „Export für Buchhaltung“, d.h. inkl. Zuordnung eines Erlöskontos, abgerechnet wurden.
Wenn Sie das Modul Export für die Buchhaltung neu einsetzen, müssen Sie folgendes beachten: •Ihre geplanten und freigegebenen Rechnungspositionen werden durch das neue Modul erst einmal unvollständig, was durch den roten Bleistift angezeigt wird. Sobald Sie bei den Kunden die korrekte Landkennung haben und die benötigten Erlöskonten erfasst haben, müssen Sie die „roten“ Rechnungspositionen aufrufen, das Erlöskonto prüfen (i.A. wird Ihnen ein passendes Erlöskonto vorbelegt) und wieder speichern. Erst danach können Sie auch diese Rechnungspositionen abrechnen. •Rechnungen, die bereits vor Einführung des Moduls „Export für Buchhaltung“ abgerechnet wurden, werden nicht geändert, sie enthalten keine Erlöskonten-Zuordnung und sind auch nicht exportierbar. •„Export für Buchhaltung > Rechnungen exportieren“ ist nur für solche Zeiträume möglich, die ausschließlich solche Rechnungen enthalten, die erst nach Einführung des Moduls „Export für Buchhaltung“, d.h. inkl. Zuordnung eines Erlöskontos, abgerechnet wurden. |
ZEP hindert Sie nicht daran, einen bereits einmal exportierten Zeitraum erneut zu exportieren. Wenn ein Zeitraum exportiert wurde, hindert ZEP Sie auch nicht daran, danach noch weitere Rechnungen zu erstellen oder bestehende Rechnungen zu ändern. Wenn Sie den Zeitraum erneut exportieren, sind nur die neuen, noch nicht exportierten Rechnungen des Zeitraums enthalten. Falls alle Rechnungen des Zeitraums ggf. erneut exportiert werden sollen, so wählen Sie die Option „inklusive bereits exportierter Rechnungen“. |
Der Zustand einer Rechnung wird bei Rechnungsstellung eingefroren und ändert sich danach nicht mehr. Genau dieser Zustand gilt daher auch später für den Export. D.h. u.a.: Die Erlöskonto-Nummern, die zum Zeitpunkt der Abrechnung zu den Rechnungspositionen zugeordnet sind, gelten später auch bei einem Export der Rechnung. Das gilt auch dann, wenn Sie nachträglich Landeskennung oder MwSt. des Kunden oder der Erlöskonten ändern. Eine Erlöskonto-Nummer in einer Rechnung bleibt auch dann erhalten, wenn Sie das Erlöskonto nachträglich löschen. |
Die Datei hat einen allgemein gültigen Aufbau, der sich am DATEV-Dokument „ASCII-Import/Export“, Dok. Nr. 1036228 orientiert. Das Mapping der Felder der Export-Datei erfolgt (gem. Aussage DATEV) beim Import innerhalb von DATEV durch ein in DATEV hinterlegtes Import-Mapping.
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Ist das Lexware-Format für den Export eingestellt, so hat die Datei folgenden Aufbau:
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Sofern sich eine Rechnung auf unterschiedliche Konten, Kostenstellen oder Kostenträger aufteilt erzeugt ZEP beim Export für Lexware sog. Split-Buchungen. Eine Split-Buchung teilt sich auf in mindestens zwei einzelne Zeilen •Kopfzeile mit den Feldern Belegdatum, Belegnummer, Buchungstext und dem Gesamt-Buchungsbetrag •Einzelne Zeilen je Kono/KST/Kostenträger-Kombination. Bei dieser sind die Spalten 1-3 leer, alle übrigen Zeilen sind passend gefüllt. Im Buchungsbetrag wird jeweils die Summe der zusammengefassten Buchungsbeträge (brutto) übergeben, •Optional: Zeile für Rundungsdifferenzen, falls sich bei der Berechnung Rundungsdifferenzenergeben haben. Diese werden dann auf das Konto für Rundungsdifferenzen gebucht. Sollte der Beleg negative Werte enthalten, so werden diese auch als negative Werte übertragen. Dies sind z.B. Gutschriften, Rabatte oder Privatanteile bei Belegen. Für den DATEV-Export werden immer einzelne Buchungssätze erstellt, da in DATEV Split-Buchungen nicht importiert werden können. |
Das „Allgemeine Format“ ist ein Format, das zum Import in beliebige Buchhaltungs-Lösungen verwendet werden kann. In diesem Format werden alle von ZEP lieferbaren Daten ausgegeben, das Mapping der Felder aus der Datei auf die in der Buchhaltungs-Lösung benötigten Felder muss innerhalb der Buchhaltungs-Lösung vorgenommen werden. Eine Datei im „Allgemeinen Format“ hat folgenden Aufbau:
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