Stellen Sie je Mitarbeiter ein, ob für diesen Mitarbeiter die Anwesenheitszeiten berücksichtigt werden sollen.

Wenn Sie diese Option aktivieren, muss der Mitarbeiter per ZEP Clock App oder über den ZEP-Terminal seine Kommt- und Geht-Zeiten erfassen.

Sie können auch einstellen, ob sich ein Mitarbeiter direkt in ZEP an- und abmelden kann:  aktivieren Sie dafür die Checkbox "Anwesenheit in der Web-Oberfläche starten/beenden". Diese Aktion kann auch als Massenoperation (Mitarbeiter>Verwaltung>Aktion wählen>Berücksichtigung von Anwesenheitszeiten ändern) für mehrere Mitarbeiter ausgeführt werden.

Nachdem sich der Mitarbeiter in ZEP angemeldet hat, kann er in seinem Profil (rechts oben) die Anwesenheitszeit starten (Kommen). Genauso kann die Anwesenheit beendet werden: mit der Maus auf das Profil zeigen/fahren und dann Anwesenheitszeit beenden (Gehen) klicken.

Optional können Sie einen 4-stelligen PIN-Code für die ZEP Clock App angeben.

Bitte beachten Sie: wenn ein Mitarbeiter seine Anwesenheit erfassen soll, dann muss er zwingend einem Gerät zugewiesen werden, an dem er ein und aus stempeln kann. Um einem Gerät zugewiesen zu werden, muss der Mitarbeiter einer Kategorie zugeordnet werden. Gehen Sie wie folgt vor:

•Legen Sie unter Administration>Stammdaten>Mitarbeiter  entsprechende Kategorien (z.B. den Namen des Geräts als Kategorie) an.

•Gehen Sie in den entsprechenden Mitarbeiter und weisen ihm diese Kategorie zu.

•Wenn Sie nun ein Gerät anlegen, wählen Sie die gewünschte Kategorie aus. Alle Mitarbeiter mit dieser Kategorie sind nun dem Gerät zugeordnet.

Eingestelltes Minutenraster
ZEP zeichnet die aktuelle Uhrzeit für "Kommt/Geht" auf; in der Auswertung unter Mitarbeiter>ausgewählter Mitarbeiter>Kommt/Geht können Sie optional einstellen, ob die Kommt/Geht-Zeiten auf Ihr eingestelltes Minutenraster (Administration>Einstellungen>Projektzeit&Belege) gerundet angezeigt werden soll.

In der Mitarbeitertabelle (Mitarbeiter>Verwaltung) wird eine Spalte Anwesenheit angezeigt:

Anzeige der Anwesenheit in der Mitarbeitertabelle
Ein Mitarbeiter, der aktuell anwesend ist, wird mit dem grünen Punkt Symbol und der Uhrzeit, seit der er anwesend ist, gekennzeichnet. Ein Mitarbeiter der aktuell abwesend ist, wird mit einem grauen Punkt und der Uhrzeit, bis zu der er anwesend war, angezeigt.
Sie können an dieser Stelle auch die Anwesenheitszeit eines Mitarbeiters starten (Kommen) wenn Sie auf das Symbol klicken bzw. die Anwesenheitszeit beenden (Gehen) wenn Sie auf das Symbol klicken.

Diese Auswertung kann ein Mitarbeiter für sich selbst aufrufen oder ein Administrator für einen oder über mehrere Mitarbeiter.

Stellen Sie einen Zeitraum für die Auswertung ein. Optional können Sie angeben, ob alle Kommt / Geht pro Tag einzeln angezeigt werden sollen. Wenn Sie die Option gewählt haben, werden zusätzlich auch die Geräte angezeigt, auf denen die Kommt / Geht Ereignisse gebucht worden sind.
Optional können Sie "Kommt / Geht" auf Ihr "eingestelltes Zeitraster runden" aktivieren, d.h. die "Kommt / Geht"-Zeiten werden entsprechend Ihrem eingestelltes Minutenraster (unter Administration>Einstellungen) gerundet angezeigt.

Die Tabelle listet entsprechend im Bereich Anwesenheit alle Uhrzeiten zu Kommt und Geht Ereignissen pro Tag auf und berechnet die Anwesenheit.
Zudem wird im Bereich Projektzeit bzw. Arbeitszeit zusätzlich Beginn, Ende und Begin bis Ende, Pause und Projektzeit (bzw. Arbeitszeit)angezeigt.
Liegt eine Abweichung (Anwesenheitszeit zu Arbeitszeit/Projektzeit) vor, wird diese ebenfalls angezeigt.
Im Bereich Pausenregelung wird der Abzug (lt. geltender Pausenregelung) und entsprechend der Arbeitszeit-Abzug dargestellt.

Mit Klick auf das Uhr-Symbol gelangen Sie direkt auf die Seite zur Zeiterfassung des Mitarbeiters, Datum und Uhrzeit sind bereits passend vorbelegt.

Administratoren haben die Option alle Kommt / Geht pro Tag anzeigen und bearbeiten
Es werden zusätzlich in dem Bereich Anwesenheit die Spalten Gerät, Administrator und Bemerkung für Kommt und für Geht angezeigt. Mit dem Symbol können Sie ein neues Kommt oder Geht Ergeignis hinzufügen. Mit dem ändern-Symbol können Sie eine bestehende Kommt bzw. Geht-Zeit ändern.

Konfiguration Tabellenspalten
Klicken Sie auf das Symbol : unter Konfiguration Tabellenspalten können Sie die gewünschten Tabellenspalten für die Anzeige in HTML (im Browser) und für den Export als Excel oder CSV auswählen. Legen Sie die Reihenfolge individuell fest, indem Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol klicken und mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle schieben.

Mit dem Symbol : können Sie die Tabelle im gewählten Format exportieren (und zwar entsprechend Ihren Einstellungen unter Konfiguration>Tabellenspalten>CSV).

Auswertung im Hintergrund ausführen und als Task einplanen
Sie können diese Auswertung auch "Im Hintergrund ausführen". Wählen Sie statt "Vorschau"ein anderes Format aus, dann können Sie den Button "Im Hintergrund ausführen" anklicken. ZEP fragt Sie, ob die Sie Ausführung sofort, täglich, wöchentlich oder monatlich ausführen möchten.
Sofort: Die Auswertung der z.T. sehr umfangreichen Daten läuft sofort im Hintergrund ab.
Täglich: Geben Sie die Uhrzeit, den Auswertungszeitraum und den Namen der Auswertung an.
Wöchentlich: Geben Sie den Wochentag bzw. die -tage, die Uhrzeit, den Auswertungszeitraum und den Namen der Auswertung an.
Monatlich: Geben Sie den Tag des Monats an, die Uhrzeit, den Auswertungszeitraum und den Namen der Auswertung an.

Optional können Sie Die Ergebnisdatei als ZIP-Archiv komprimieren und ggf. mit einem Kennwort verschlüsseln und/oder die Ergebnisdatei zusätzlich an Ihre eigene (in ZEP hinterlegte) E-Mail-Adresse senden lassen.
Mit Klick auf OK wird diese Auswertung als Task mit den eingestellten Parametern eingeplant und wird zum definierten Termin ausgeführt. Sie erhalten das Ergebnis dann einfach im gewünschten Format als E-Mail zugesandt.

Sie können alle Ihre eingeplanten Task unter Mein ZEP>Task einsehen und verwalten.

Sie können Projektzeiten aus Anwesenheiten  generieren, d.h. wenn sich der Mitarbeiter über die ZEP Clock App oder das Terminal an- und wieder abmeldet wird für die ermittelte Anwesenheitszeit eine Projektzeit generiert.

Hier können Sie angeben, für welches Projekt, Vorgang und Tätigkeit (inkl. Fakturierbarkeit) der Eintrag generiert werden soll:

Klicken Sie auf Neuer Eintrag und stellen Sie einen Zeitraum ein, für den diese Auswahl gelten soll (ggf. müssen Sie die Projektauswahlliste aktualisieren). Wählen Sie Projekt, Vorgang und Tätigkeit aus. Geben Sie an, ob der Eintrag fakturierbar oder nicht fakturierbar sein soll und speichern Sie.
Sie können für verschiedene Zeiträume unterschiedliche Einträge machen. Die Reisetätigkeit und den Arbeitsort können Sie nicht auswählen.

Bitte beachten Sie:
Wenn Sie Einträge in der "Projektzeit generieren Tabelle" ändern, die bereits in der Vergangenheit liegen, werden bereits generierten Projektzeiten nicht umgebucht!
Bei Änderungen an den Projekten (Laufzeit, Buchbarkeit, ...) oder der Projektmitarbeiterzuordnung, müssen Sie darauf achten, ob die eingestellte Projektzeitgenerierung noch passt. Wenn eine Projektzeit-Generierung eingestellt ist, die Projektzeit aber nicht gespeichert werden kann, kommt eine Meldung auf dem Display der ZEP Clock App.
Alle Änderungen an der "Projektzeit generieren Tabelle" werden in der Änderungshistorie zum Mitarbeiter gespeichert.

Wenn Sie bei einem Mitarbeiter eingestellt haben, dass Projektzeiten aus Anwesenheiten generiert werden, wird für jede Zeitspanne zwischen "kommt" und "geht" (d.h. für die ermittelte Anwesenheitszeit) automatisch eine Projektzeit generiert.

Bucht der Mitarbeiter allerdings während dieser Anwesenheitszeit selbst Projektzeiten auf verschiedene Projekte, wird in diesem Fall nur aus der letzen "bis-Projektzeit" bis zum "Gehen", eine automatische Projektzeit auf das eingestellte Projekt generiert.

Sollen auch die anderen "nicht auf Projekte gebuchte Anwesenheitszeiten" automatisch eine Projektzeit generieren, können Sie optional die Checkbox "beim Generieren der Projektzeiten alle Lücken füllen" aktivieren.

Einstellung Ja:

Innerhalb des kommt/geht-Zeitraums wird die gesamte Zeit aufgefüllt, also alle Lücken zwischen den bereits erfassten Projektzeiten. Ausnahme: feste Pausen (aus der Pausenregelung). D.h. wenn der Mitarbeiter bereits Projektzeiten erfasst hat und mit Absicht Pausen gelassen hat, werden diese gefüllt!

Einstellung nicht aktiviert:

Innerhalb des kommt/geht-Zeitraums wird nur der Zeitraum nach der letzten bereits erfassten Projektzeit des geht-Datums gefüllt. (die letzte Projektzeit des Datums, also auch wenn diese erst nach dem "geht" ist)

Beispiel 1

•Mitarbeiter kommt um 9:00 Uhr

•bucht explizit Projektzeiten von 10:00 - 12:00 Uhr und von 13:00 - 15:00 Uhr

•Mitarbeiter geht um 16:00 Uhr.

Einstellung "Nein, keine Lücken füllen": es wird automatisch eine Projektzeit generiert von 15:00 - 16:00 Uhr

Einstellung "Ja, Lücken füllen": es werden automatisch Projektzeiten generiert von 9:00 - 10:00 Uhr, von 12:00 - 13:00 Uhr und von 15:00 - 16:00 Uhr

Beispiel 2

•Mitarbeiter kommt um 9:00 Uhr

•bucht explizit Projektzeiten von 10:00 - 12:00 Uhr und 13:00 - 15:00 Uhr und 18:00 - 18:30 Uhr

•Mitarbeiter geht trotzdem bereits um 16:00 Uhr.

Einstellung "Nein, keine Lücken füllen" es wird keine Projektzeit generiert, denn 18:30 ist die letzte bereits erfasste Projektzeit und danach war keine Anwesenheit mehr.

Einstellung "Ja, Lücken füllen": es werden automatisch Projektzeiten generiert von 9:00 - 10:00 Uhr, von 12:00 - 13:00 Uhr und von 15:00 - 16:00 Uhr

(die Lücke zwischen 15:00 und 18:00 wird nicht komplett sondern nur bis zum "geht"-Zeitpunkt gefüllt)

Bitte beachten Sie:
Beide Einstellungen funktionieren auch über Mitternacht hinweg. Jedoch werden in jedem Fall keine Projektzeiten generiert, wenn zwischen "kommt" und "geht" 36 Stunden oder mehr liegen (denn das kann nur ein Fehler- bzw. "App-Offline-gewesen"-Fall sein)

Tätigkeiten, die sich überschneiden dürfen (z.B. "Rufbereitschaft") werden nicht speziell behandelt.

Hier können Mitarbeiter sehen, wer aktuell anwesend bzw. abwesend ist:

: Mitarbeiter ist abwesend

: Mitarbeiter ist anwesend