Stammdaten

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Stammdaten

Im Menüpunkt Administration>Stammdaten>Angebote gibt es die Untermenüpunkte Textbausteine, Mailvorlagen, Berechtigungen, Kategorien und Schlagworte. Zusätzlich gibt es den Menüpunkt Artikel.Wenn Sie das Modul Faktura einsetzen, finden Sie die Artikel unter Administration>Stammdaten>Faktura.

Angebotsvorlagen

Liste mit Ihren Angebotsvorlagen. Sie können die Reihenfolge der Vorlagen mit den "Pfeil nach oben" bzw. "Pfeil nach unten" Symbolen verschieben. Mit der Reihenfolge legen Sie fest, in welcher Abfolge diese Vorlagen in den Auswahllisten angezeigt wird. Ein neue angelegte Vorlage wird immer am Ende der Liste angehängt. Mit dem "Pfeil nach oben"-Symbol schieben Sie die Vorlage an die gewünschte Stelle.

Um eine neue Vorlage anzulegen, klicken Sie auf den Link Neue Angebotsvorlage anlegen. ZEP schlägt als Kurzform die nächste freie Nummer vor, Sie können diese aber beliebig überschreiben.
Sie können Angebotsvorlagen in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: klicken Sie auf "deutsch", geben Sie die deutsche Bezeichnung für die Kurzform an, klicken Sie auf "englisch", geben Sie die englische Bezeichnung an, klicken Sie auf "französisch", geben Sie die französische Bezeichnung an.

Geben Sie die Währung an. Kategorie, Schlagworte und Bemerkung sind optional. Speichern Sie.

Alle Daten und Details zu einer ausgewählten Angebotsvorlage finden Sie im Objekt-Menü der Vorlage.

Um die Daten eines Angebotsvorlage abzurufen (Objektmenü der Angebotsvorlage), oder bestimmte Aktionen auszuführen, klicken Sie auf die als Link dargestellte Kurzform in der Tabelle der Angebotsvorlagen.

Angebotsvorlagen bearbeiten

Alle Daten und Details zu einer ausgewählten Angebotsvorlage finden Sie hier im Objekt-Menü der Vorlage.

Klicken Sie auf Bearbeiten, um Daten anzupassen, z.B. die Kurzform, Sprache, Titel,... Sie können Textblöcke, Angebotspositionen bzw. Gruppierungen hinzufügen, bearbeiten oder löschen.
Sie können für jede Angebotsvorlage unter Dokumente beliebig Dokumente hinterlegen. Über den Menüpunkt Löschen können Sie hier eine Angebotsvorlage löschen.

Textbausteine für Angebote

Hier können Sie sogenannte "Textbausteine" mit Standardformulierungen definieren. Diese Textbausteine können Sie dann beim Schreiben eines Angebots einfach einfügen ("Platzhalter/Textbaustein einfügen").

Klicken Sie auf Neuer Textbaustein und geben Sie im Dialogfenster den "Name" für den Textbaustein an (wählen Sie die entsprechende Sprache). Geben Sie im Feld "Inhalt" den gewünschten Text ein.

Mailvorlagen

ZEP bietet Ihnen an verschiedenen Stellen die Möglichkeit E-Mails zu versenden. Für diese E-Mails gibt es standardisierte Texte die in den E-Mails enthalten sind.
Hier können Sie den standardisierten Text für die Angebots-Mailvorlagen anpassen. Sie haben die Möglichkeit durch allgemeine Platzhalter spezifische Informationen zu versenden

Sie können alle Mailvorlagen als Test-E-Mail (Preview) an Ihre eigene E-Mail-Adresse senden. Klicken Sie in der Spalte "Testversand (an eigene E-Mail-Adresse)" auf "deutsch"/"englisch"/"französisch" , dann erhalten Sie die E-Mail in der entsprechenden Sprache an Ihre Adresse zugesandt.

Berechtigungen für Aktionen

Hier sind alle Ereignisse bzw. Aktionen dargestellt, die in der Erstellung von Angeboten auftreten können. Zu jeder Aktion können Sie festlegen, welche Mitarbeiter berechtigt sind, diese Aktion auszulösen:

Es gibt die Berechtigung für die Aktionen

•Angebot anlegen (dabei wird das Angebot in den Status "neu" gesetzt)

•Angebot löschen

Wer darf ein Angebot zu einem Kunden anlegen (mit Modul Abteilungen)?
- Ein Kundenverantwortlicher darf für seine Kunden (und für alle Abteilungen der Projekte seiner Kunden) Angebote anlegen.
- Ein Abteilungsleiter darf für alle Kunden (seiner Abteilung) und alle seine Abteilungen Angebote anlegen.
- Ein Administrator darf für alle Kunden (und alle Abteilungen) Angebote anlegen.
- Ein User mit Zusatzrechten/Controller darf für alle Kunden (und alle Abteilungen) Angebote anlegen, wenn in Administration>Einstellungen>Angebote angegeben ist, "User mit Zusatzrechten/Controller darf Angebote anlegen = Ja".

Dann gibt es Berechtigungen für die Aktionen, die zu einem Statuswechsel führen, d.h. wenn Sie möchten, dass der gesetzte Bearbeiter eines Angebots, dieses Angebot im Status "neu" unter Mein ZEP>Angebote  sehen und bearbeiten darf, also praktisch das Angebot in den Status "in Bearbeitung" setzen darf, dann muss er als Berechtigter Mitarbeiter für diese Aktion angegeben sein (voreingestellt).

Folgende Mitarbeiter können Sie für die Ausführung der oben genannten Aktionen berechtigen:

•Projektleiter mit Budgetverantwortung

•Kundenverantwortlicher

•Abteilungsleiter (nur mit Modul Abteilungen) - sind immer berechtigt

•Administratoren - sind immer berechtigt

•Verantwortlicher

•Bearbeiter - außer: Angebot anlegen

•Zusätzlicher Mitarbeiter - wählbar aus allen Mitarbeitern

Klicken Sie auf das Stift-Symbol in der ersten Spalte und Sie können im folgenden PopUp die Berechtigten Mitarbeiter  definieren.

Kategorien

Sie können hier eigene Angebotskategorien definieren.

Sie können Kategorien in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: klicken Sie auf "deutsch", geben Sie die deutsche Bezeichnung für die Kurzform an, klicken Sie auf "englisch", geben Sie die englische Bezeichnung an, klicken Sie auf "französisch", geben Sie die französische Bezeichnung an. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird die deutsche, englisch oder französische Bezeichnung angezeigt.

Wenn Sie ein neues Angebot erstellen, können Sie eine oder mehrere Kategorien zuordnen.

Nach den zugeordneten Kategorien können Sie entsprechend filtern.

Schlagworte

Sie können hier einen Schlagwortkatalog anlegen, um Ihre Angebote danach zu klassifizieren und wiederzufinden.

Um ein neues Schlagwort zu definieren klicken Sie auf den Link Neues Schlagwort  und geben ein beliebiges Schlagwort ein.
Wenn Sie unter Administration>Einstellungen>Angebote angegeben haben, dass ein Mitarbeiter Schlagworte ergänzen darf ("Ja"),  können die Mitarbeiter auch eigene Schlagwörter einem Angebot zuweisen.

Artikel

Hier können Sie eine einfache Artikelverwaltung definieren.

Die hier definierten Artikel können Sie als Angebotspositionen in Ihren Angeboten anbieten. Mit dem Modul Faktura können Artikel auch als Rechnungspositionen abgerechnet werden.

Legen Sie mit dem Link "Neuen Artikel anlegen" für alle Artikel, die Sie in Ihren Angeboten anbieten bzw. auf Ihren Rechnungen abrechnen möchten, jeweils einen Artikel an.

Jeder Artikel hat eine Artikelnummer, eine Bezeichnung und eine Währung. Einheit, Einzelpreis und Beschreibung sind optional.

Wird ein Artikel in einer Rechnung bzw. in einem Angebot verwendet, kann er nicht mehr gelöscht werden, setzen Sie solch einen nicht mehr benötigten Artikel auf "inaktiv".

Klicken Sie auf das Kopier-Symbol vor der Bezeichnung, werden alle Daten des Artikels mit dem Zusatz "Kopie" in der Artikelnummer kopiert.

Briefpapier für Angebote

Dieses Briefpapier bildet die Basis für die Angebote, die Sie mit dem Dokumentengenerator in einem der Formate PDF, PDF/A, Word oder odt erstellen.

Standardbriefpapier
Wenn Sie kein eigenes Briefpapier hinterlegen, wird immer das Standardbriefpapier verwendet. Das sehen Sie  auch an der Anzeige Briefpapier Standard deutsch wird verwendet. Das Standardbriefpapier enthält lediglich eine Fußzeile mit Ihrem Firmennamen und der Seitennummer.

Wozu eigenes Briefpapier
Soll ZEP Ihre Angebote (in PDF, PDF/A, Word oder odt) komplett inkl. Briefpapier erstellen, also z.B. mit Ihrem Logo und weiteren Angaben in Kopfzeile und Fußzeile? Dann müssen Sie ihr eigenes Briefpapier erstellen und in ZEP hochladen. Wenn Sie Angebote nicht nur als E-Mail versenden, sondern auch ausgedruckt auf einem fertigen Firmenbriefpapier per Post versenden möchten, können Sie für diese beiden Varianten jeweils ein eigenes Briefpapier in ZEP hinterlegen. Eine Vorlage erhält z.B. keine Hintergrundbilder, da auf vorgedrucktes Briefpapier gedruckt wird, die andere Vorlage enthält das Briefpapier komplett, da das Angebot per Mail verschickt wird. Hier können Sie eine spezielle Vorlage für den Angebotsversand per E-Mail hinterlegen.

Wie erstelle ich ein Briefpapier
Ihr Briefpapier muss ein LibreOffice-Dokument sein und bestimmte Voraussetzungen erfüllen.

Sie benötigen das kostenfreie Textverarbeitungsprogramm LibreOffice Writer.

Wenn Sie in Ihrem ZEP auf die Hilfe oben rechts klicken, finden Sie links im Menü Installationspakete > LibreOffice. Hier können Sie sich eine passende Version des Writer downloaden und auf Ihrem PC installieren.

Nehmen Sie eines unserer Briefpapier-Beispiele als Ausgangsbasis für Ihr Briefpapier.

Meist ist gewünscht, dass die erste Seite des Briefpapiers anders sein soll als die Folgeseiten (z.B. Ihre Kontakt-Daten nur in den Kopfzeilen der ersten Seite). In diesem Fall nehmen Sie das Beispiel Briefpapier_Zweiseitig….odt..

Speichern Sie die Beispieldatei auf Ihrem PC unter einem eigenen Namen, tauschen Sie das Logo gegen Ihr eigenes Logo aus, tragen Sie die weiteren Daten ein und speichern Sie das Dokument. Wichtig: Dateiendung .odt. Achten Sie darauf, dass beim Speichern der Cursor sich an der richtigen Stelle befindet (also am Ende des Dokuments und nicht etwa in der Kopf- oder Fußzeile. Siehe auch Abschnitt Was soll / darf im Briefpapier stehen.

Laden Sie jetzt ihr Briefpapier hoch: Klicken Sie in der Tabelle Briefpapier auf den Stift in der Zeile Briefpapier deutsch. Im Popup-Formular wählen Sie Ihre neu erstellte Datei aus und klicken Speichern.

Sie haben die Möglichkeit, im Briefpapier Dokumentvariablen zu platzieren, die erst beim Erstellen des Angebots durch einen Wert ersetzt werden.

Dokumentvariablen im LibreOffice Briefpapier
Beispiel: Die Angebotsnummer ist normaler Bestandteil des Angebots. Sie möchten jedoch, dass die Angebotsnummer zusätzlich auch in der Fußzeile jedes Angebots erscheint. In ihrem Briefpapier gehen Sie in an die passende Stelle in der Fußzeile und fügen das Benutzerfeld nr. (Einfügen > Feldbefehl > Andere… Feldtyp Benutzerfeld, Name nr).

Folgende Dokumentvariablen sind möglich:

•nr

•titel

•datum

•version

•gueltigbis

•adresse

•ersteller

•ersteller_kurzzeichen

•ersteller_tel

•ersteller_email

•kundennummer

•kundenname

•kundenansprechpartner

 

Absatzvorlagen im LibreOffice Briefpapier
In den Absatzvorlagen können schriftbezogene Einstellungen vorgenommen werden. Unter anderem beinhaltet dies die Schriftart und -größe, sowie Einzüge und Abstände.

Verwendete Absatzvorlagen in ZEP:

Überschrift 1: Angebotsnummer

Überschrift 2: Tabellenüberschriften

Tabellen Inhalt: Inhalt aller Tabellen

Tabellen Überschrift: Erste Zeile der Angebotspoaitionen-Tabelle

Textkörper: Restlicher Text

Seitenvorlagen im LibreOffice Briefpapier
In der Seitenvorlage können unter anderem die Kopf- und Fußzeilen, sowie die Seitenränder definiert werden. Um die Eigenschaften der verwendeten Seitenvorlage anzuzeigen, öffnen Sie das Fenster Formatvorlagen (F11) und klicken Sie auf den Knopf Seitenvorlagen.

Wenn sich das Format der ersten Seite von den restlichen Seiten unterscheiden soll, definieren Sie die Seitenvorlagen Erste Seite und Standard. Wichtig ist in diesem Fall, dass beim Speichern die Seitenvorlage Erste Seite aktiv ist und der Cursor sich an der richtigen Stelle befindet.

Briefpapier in unterschiedlichen Sprachen
ZEP erstellt ein Angebot in der angegebenen Sprache des Angebots.

Wenn Sie kein spezielles englisches oder französisches Briefpapier hinterlegen, werden englische oder französische Angebote problemlos auf dem deutschen Briefpapier erstellt.

Wenn Sie ein spezielles englisches oder französisches Briefpapier wünschen, um die passenden Begriffe zu benutzen, erstellen Sie jeweils eine eigene .odt-Datei und laden Sie diese bei Briefpapier englisch bzw. Briefpapier französisch hoch.

Unterschiedliches Briefpapier für Abteilungen
In der Abteilungsverwaltung können Sie bei Bedarf für Ihre Abteilungen unterschiedliches Briefpapier hinterlegen. Gehen Sie dazu in die Abteilungsverwaltung in eine Abteilung und dort zum Menüpunkt Sonstiges>Briefpapier.