Angebote

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Angebote

In ZEP gibt es verschiedene Menüpunkte in denen Sie Angebote erstellen, bearbeiten und suchen können:

•Im Menüpunkt Mein ZEP>Angebote werden alle die Angebote aufgelistet denen Sie als Bearbeiter zugeordnet sind bzw. die Angebote, die keinen Bearbeiter haben und für die Sie eine Berechtigung haben.

•Im Menüpunkt Projekt >Angebote werden alle die Angebote aufgelistet die zu diesem Projekt gehören.

•Im Menüpunkt Angebote>Verwaltung werden alle Angebote (für die Sie als Benutzer berechtigt sind) aufgelistet. Unter Angebote>Vorlagen können Angebotsvorlagen bearbeitet und neue Angebotsvorlagen erstellt werden.

Angebote

Unter diesem Menüpunkt können Sie Ihre Angebote verwalten, suchen, und neue Angebote erstellen.

Hier finden Sie eine schnelle Übersicht über Ihre Angebote: es werden sofort beim Aufrufen der Seite die Angebote in der Tabelle aufgelistet, die seit den letzten 3 Monaten bis zum aktuellen Tag erstellt worden sind.

Filter
Die Angebotsliste kann durch mehrere Filterkriterien beeinflusst werden. Nur die Angebote, die alle eingestellten Kriterien erfüllen, werden in die Liste aufgenommen.

•Abteilung des Angebots bzw. Abteilung des Bearbeiters
(Nur mit Modul Abteilungen)

•Zeitraum
Der Filter "Zeitraum" ist voreingestellt auf die letzten 3 Monaten bis zum aktuellen Tag und schränkt die Angebotsliste somit auf aktuelle Angebote ein. Sie können den Zeitraum beliebig anpassen.

•Status

•Verantwortlicher

•Bearbeiter

•Angebotskategorie
Dieses Filterkriterium haben Sie nur, wenn Sie Angebotskategorien in den Stammdaten definiert haben

•Schlagworte
Dieses Filterkriterium haben Sie nur, wenn Sie Schlagworte in den Stammdaten definiert haben.

•Auswahl: gültige und abgelaufene Angebote, nur gültige Angebote oder nur abgelaufene Angebote

In der Tabelle werden alle Angebote entsprechend der eingestellten Filterkriterien angezeigt. Sie können die Liste nach mehreren Kriterien sortieren. Das "gültig bis"-Datum wird in rot angezeigt wenn das Datum in der Vergangenheit liegt.

Mit Klicken auf können Sie ein Angebot kopieren, mit Klicken auf können Sie aus dem Angebot eine "Vorlage erstellen."

Mit dem Link Neues Angebot anlegen, können Sie ein neues Angebot anlegen.

Neues Angebot anlegen

Im Reiter Allgemein:
Wählen Sie einen Kunden aus (ohne Kunde kann kein Angebot angelegt werden). Die Angabe eines Kunden-Ansprechpartners ist optional. Wenn Sie das Modul Abteilungen einsetzen, geben Sie die Abteilung an, für die dieses Angebot angelegt wird. Die Angabe eines Projektes ist optional. Wenn Sie das Modul Ticketsystem einsetzen, können Sie auch ein Ticket auswählen und somit einen Bezug zu diesem Ticket dokumentieren.
Geben Sie einen Titel an.
Sie können eine Auftragswahrscheinlichkeit in Prozent angeben. Stellen Sie ein gültig bis Datum (voreingestellt ist hier der Wert aus Administration>Einstellungen>Angebote>Gürltigkeitsdauer) ein oder wählen Sie mit Klick auf auswählen einen Gültigkeitszeitraum, ZEP trägt das entsprechende Datum ein. Geben Sie eine Währung an. Sie können einen Verantwortlichen,  einen Bearbeiter auswählen und ggf. Kategorien und Schlagworte vergeben.  
Optional können Sie einen Zeitraum einstellen, in dem das Angebot umgesetzt werden soll. Der hier eingegebene Zeitraum wird als Platzhalter in den Angebotstexten und Angebotspositionstexten angeboten.

Im Reiter Format:
Sie können wählen, in welcher Sprache das Angebot erstellt werden soll. Es stehen die in ZEP gebräuchlichen Sprachformate zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass Sie der jeweiligen Sprache entsprechendes Briefpapier unter Administration>Stammdaten>Briefpapier hinterlegen müssen.

Optional können Sie folgene Einstellung wählen:

•Angebot ist Netto-Angebot ohne MwSt

•Anstatt der Gesamtsumme eine Zwischensumme je Gruppierung erster Ebene anzeigen

•Angebotspositionen: Kalkulation detailliert anzeigen (eigene Spalten für Menge, Einheit und Einzelpreis).

•Artikelpositionen: Artikelnummer in eigener Spalte anzeigen

Bei pdf/odt/doc Briefpapier einer anderen Abteilung verwenden

Für das Angebot wird normalerweise das Briefpapier der Abteilung des Angebots verwendet. Wenn Sie für dieses Angebot ein anderes Briefpapier verwenden möchten, wählen Sie hier die zugehörige Abteilung.

Ein Benutzer mit Administrator-Recht kann in der Abteilungsverwaltung unterschiedliches Briefpapier je Abteilung definieren.

Alle Daten und Details zu einem ausgewählten Angebot finden Sie im Objekt-Menü dieses Angebots.

Um die Daten eines Angebots abzurufen (Objektmenü des Angebots), oder bestimmte Aktionen auszuführen, klicken Sie auf die Angebots-Nummer in der Tabelle der Angebote.

Sie können jedem Angebot unter Dokumente beliebig Dokumente hinterlegen.

Sie können ein Angebot löschen.

Angebot

hier sehen Sie alle Daten zu dem gewählten Angebot. Je nach Status des Angebots werden verschiedene Daten angezeigt und sind unterschiedliche Aktionen möglich:

Status "neu":
Folgende Aktionen sind möglich: "bearbeiten" und "abgelehnt".

Status "in Bearbeitung":
Sie können Textblöcke bearbeiten und hinzufügen.
Folgende Aktionen sind möglich: "Vorschau", "fertig" und "abgelehnt".

Um sich das Angebot anzusehen, klicken Sie auf "Vorschau". Wenn Sie in den nächsten Status wechseln möchten , klicken Sie auf "fertig". Sie können eine Bearbeiter für den nächsten Status wählen und dann auf "Weiter" klicken.

Status "fertig" (Einstellungen: "Angebote müssen nach Fertigstellung geprüft werden- Nein") bzw. "geprüft":
Folgende Aktionen sind möglich: "Angebotsdokument erstellen", "nacharbeiten" und "abgelehnt".

Status "fertig" (Einstellungen: "Angebote müssen nach Fertigstellung geprüft werden- Ja"):
Folgende Aktionen sind möglich: "prüfen", "nacharbeiten" und "abgelehnt".

Status "in Prüfung" (Einstellungen: "Angebote müssen nach Fertigstellung geprüft werden- Ja"):
Folgende Aktionen sind möglich: "geprüft", "nacharbeiten" und "abgelehnt".

Status "geprüft" (Einstellungen: "Angebote müssen nach Fertigstellung geprüft werden- Ja"):
Folgende Aktionen sind möglich: "Angebotsdokument erstellen", "nacharbeiten" und "abgelehnt".

Status "Dokument erstellt":
Folgende Aktionen sind möglich: "als Mail versenden", "als Brief versenden", "nacharbeiten" und "abgelehnt".

"PDF-Dokument zum Ausdrucken erstellen":
Das Angebotsdokument kann mit evtl. vorhandenen weiteren Dokumenten zu einem PDF zusammengeführt werden und ausgedruckt werden.

Status "als Mail/Brief versendet":
Folgende Aktionen sind möglich: "beuftragt", "erneut als Mail versenden", "erneut als Brief versenden", "nacharbeiten" und "abgelehnt".
Wenn Sie in einen anderen Status wechseln möchten , klicken Sie auf auf den entsprechenden Button. Wenn Sie in den Status "beauftragt" wechseln, geben Sie ein Datum ein und optional eine interne Bemerkung.
Status "beauftragt":
Folgende Aktionen sind möglich: "In Projekt überführen" und "abgerechnet". (Ein Administrator kann als Aktion zusätzlich "nacharbeiten" wählen.)

In Projekt überführen:
Sie können entweder ein "Neues Projekt anlegen" oder das Angebot "In ein bestehendes Projekt integrieren". Geben Sie optional an, ob Rechnungspositionen aus den Angebotspositionen erzeugt werden sollen. (Ein Administrator kann als Aktion zusätzlich "nacharbeiten" wählen.)

Status "abgerechnet":
Eine Art "Endzustand", d.h. Sie können ein Angebot, nachdem es in ein Projekt überführt wurde nach der Umsetzung und ggf. der Rechnungslegung in den Status "abgerechnet" setzen. Es sind keine weitere Aktionen mehr möglich. (Ein Administrator kann als Aktion zusätzlich "nacharbeiten" wählen.)

Status "abgelehnt":
Eine Art "Endzustand", das Angebot, das nicht beauftragt wurde, können Sie in den Status "abgelehnt" setzen. (Ein Administrator kann als Aktion zusätzlich "nacharbeiten" wählen.)

Angebotsdokument erstellen

Im darauf folgenden Popup-Fenster können Sie verschiedene Einstellungen für das Angebot treffen.

Angebotsnummer
Ist entsprechend den Angaben in Administration>Einstellungen>Angebote vorbelegt und kann von Ihnen geändert werden. Falls Sie Änderungen in diesem Feld vorgenommen haben, die Sie rückgängig machen möchten, können Sie mit dem Link Nächste freie Nr erneut die von ZEP vorgeschlagene Angebots-Nr einstellen.

Kunden-Ansprechpartner
Wählen Sie aus den Ansprechpartnern des Kunden (oder Auswahl: -keiner-- Angebotsempfänger auf dem Angebot stehen soll). Der Angebotssempfänger wird in der Angebotsanschrift aufgeführt.

Angebotssadresse
Hier wird die Angebotsadresse gemäß Ihren Angebots-Einstellungen vorbelegt. Sie können die Angebotsadresse auch ändern

Dateiformat des Angebots (nur wählbar mit dem ZEP-Modul „Dokumentengenerator“)
Hier können Sie auswählen, in welchem Dateiformat das Angebot erstellt werden soll. Die Vorbelegung entspricht Ihren Angaben aus dem Menüpunkt Administration>Einstellungen>Angebote.

Auswahl des bei der entsprechenden Abteilung hinterlegten spezifischen Briefpapiers (nur wählbar mit der Kombination der ZEP-Module „Abteilungen“ und „Dokumentengenerator“)
Voreingestellt ist das Briefpapier der Abteilung des Angebots. Wenn Sie für dieses Angebot ein anderes Briefpapier verwenden möchten, wählen Sie hier die zugehörige Abteilung.

MwSt
voreingestellt ist die beim Kunden hinterlegte Mehrwertsteuer. Sie können die MwSt. an dieser Stelle für dieses Angebot aber auch frei editieren. Entsprechend dem hier eingetragenen Wert wird die MwSt. auf dem Angebot ausgewiesen. Die Mehrwertsteuer-Berechnung für Angebote über mehrere Angebotspositionen erfolgt auf den gerundeten Endbetrag des Angebots.

Mit Weiter wird ein Angebotsdokument mit den von Ihnen gewählten Angaben generiert.

Angebotspositionen

Wählen Sie aus, welche Art die Angebotsposition haben soll:

•Artikelposition

•Aufwandsposition

•Pauschalposition

•Zuschlag (in %)

Für jede Angebotsposition können Sie eine Bezeichnung eingeben und einen MwSt-Satz auswählen.

Für eine Artikelposition können Sie einen Artikel aus Administration>Stammdaten>Artikel auswählen, oder sie klicken auf "-keiner-" und geben die Daten selbst ein.

Für eine Aufwandsposition geben Sie eine Bezeichnung an und wählen aus, ob es sich um die Abrechnungsart "Stundensatz" oder "Tagessatz" handelt.
Sie können Planzahlen für Stunden bzw. Tage, Belege und km-Geld und für VMA jeweils getrennt angeben. ZEP berechnet daraus einen Betrag (Kalkulation). Wenn Sie die Checkbox Plan Stunden bzw. Tage aktivieren, können Sie auf den Link Preistabelle (neben Einzelpreis) klicken und sich die entsprechend gültige Preistabelle für dieses Angebot anzeigen lassen. Mit Klick auf den gewünschten Tages- oder Stundensatz wird der Wert in das Feld Einzelpreis übernommen.
Sie können diesen Betrag so in das Angebot übernehmen oder Sie aktivieren die Checkbox "Abweichender Angebotsbetrag" und geben einen anderen Betrag ein.
Wenn Sie die Checkbox "Im Angebot nur Endbetrag ausweisen" aktivieren, wird die Kalkulation nicht auf dem Angebot angezeigt, sondern nur der Endbetrag. Optional können Sie auch Alternative auswählen, in diesem Fall wird der Betrag dieser Angebostsposition in Klammern dargestellt und nicht in der Angebotssumme berücksichtigt. Unter Beschreibung geben Sie die Beschreibung zu dieser Angebotsposition ein und "Speichern".

Für eine Pauschalposition geben Sie eine Bezeichnung an und wählen, ob die Position Stunden-/Tagesbasiert ist oder eine Andere Einheit haben soll.

 
Stunden-/Tagesbasiert
Sie können Planzahlen für Stunden bzw. Tage, Belege und km-Geld und für VMA jeweils getrennt angeben. ZEP berechnet daraus einen Betrag (Kalkulation). Wenn Sie die Checkbox Plan Stunden bzw. Tage aktivieren, können Sie auf den Link Preistabelle (neben Einzelpreis) klicken und sich die entsprechend gültige Preistabelle für dieses Angebot anzeigen lassen. Mit Klick auf den gewünschten Tages- oder Stundensatz wird der Wert in das Feld Einzelpreis übernommen.
Sie können diesen Betrag so in das Angebot übernehmen oder Sie aktivieren die Checkbox "Abweichender Angebotsbetrag" und geben einen anderen Betrag ein.
Wenn Sie die Checkbox "Im Angebot nur Endbetrag ausweisen" aktivieren, wird die Kalkulation nicht auf dem Angebot angezeigt, sondern nur der Endbetrag. Unter Beschreibung geben Sie die Beschreibung zu dieser Angebotsposition ein und "Speichern".
Andere Einheit
Geben Sie Einheit, Menge und Einzelpreis ein.

Eine Zuschlagsposition enthält eine prozentuale Angabe, die auf die Angebotssumme aufgeschlagen oder davon abgezogen (mit negativen Vorzeichen, z.B. "-5 %") wird.
Der Wert des Zuschlags wird berechnet aus der Zwischensumme der Rechnungspositionen, die auf der Rechnung oberhalb der Zuschlagsposition aufgelistet werden. Der Wert des Zuschlags bezieht sich auf alle darüber stehende Angebotspositionen, unabhängig von deren Gruppierung. Zuschlagspositionen gibt es nur auf oberster Ebene, an beliebiger Stelle.

Gruppierung hinzufügen
Eine Gruppierungsposition dient dazu, die Angebotspositionen zu gruppieren. Die Gruppierungsposition erhält eine "Nummer" (1), alle Angebotspositionen , die unter dieser Gruppierungsposition gelistet sind, erhalten eine Unternummer (1.1, 1.2, 1.3, ...). Sie können die Positionen mit den "Pfeil nach oben" bzw. "Pfeil nach unten" Symbolen in ihrer Reihenfolge verschieben. Mit den "Pfeil nach rechts"- bzw. "Pfeil nach links"-Symbol können Sie die Ebene bestimmen.

Angebotsposition hinzufügen
Eine neue angelegte Position wird immer am Ende der Liste angehängt. Mit dem "Pfeil nach oben"-Symbol schieben Sie sie an die gewünschte Stelle. Mit dem "Pfeil nach rechts"- bzw. "Pfeil nach links"-Symbol können Sie Positionen in eine bestehende Gruppierung verschieben bzw. aus dieser Gruppierung raus verschieben.

Angebotspositionen per Drag&Drop verschieben
Wenn Sie mit der Maus auf dieses Symbol fahren und die linke Maustaste gedrückt halten, können Sie die Angebotsposition an eine beliebige Stelle verschieben (dazu die Maustaste wieder los lassen).

Mit bearbeiten Sie eine Angebotsposition.

Mit löschen Sie sie.

Mit kopieren Sie eine Angebotsposition bzw. eine Gruppierung samt aller untergeordneter Positionen.

Textblock

In einem Textblock können Sie beliebigen Text zu Ihrem Angebot schreiben. Sie können auch ein Angebot komplett aus Textblöcken ohne Angebotspositionen erstellen.

Vorangelegt ist ein Textblock mit dem Angebotstitel und der Kundennummer als Platzhalter. Sie können optional verschiedene andere Platzhalter einfügen.
Um diesen Textblock zu ändern klicken Sie auf das Symbol , um ihn zu löschen auf . Wenn Sie einen neuen Textblock hinzufügen möchten, können Sie entweder auf das Symbol klicken oder auf den Link Textblock hinzufügen.

Für jeden Textblock können Sie angeben, ob vor oder nach dem Textblock eine neue Seite beginnen soll.

Neu angelegte Textblöcke werden immer immer am Ende der Liste angezeigt. Mit dem "Pfeil nach oben"-Symbol bzw. "Pfeil nach unten"-Symbol schieben Sie sie an die gewünschte Stelle.