In Mein ZEP>Projektzeiten wird bei der Auswahl eines Tickets bzw. einer Teilaufgabe in der Vorgangs-Liste über dem Bemerkungsfeld ein Link eingeblendet mit dem Text Ticket-Betreff bzw.Teilaufgaben Betreff. Bei Anklicken wird der Betreff des Tickets/Teilaufgabe in die Bemerkungszeile übernommen.

Wenn Sie für einen Ansprechpartner eines Kunden Berechtigungen für das ZEP-Ticketsystem vergeben, können Sie jetzt auch einstellen, dass dieser Ansprechpartner für ein bestimmtes Projekt ausschließlich eine Leseberechtigung hat. Aktivieren Sie die Checkbox "Hat im Kundenzugang auf Tickets ausschließlich Leserechte":

Sie können diese "nur Leseberechtigung" innerhalb eines Projektes selbstverständlich auch auf Vorgangsebene einstellen:

Bei den erweiterten Filteroptionen zur Suche von Tickets wurden bisher in den Auswahllisten "Bearbeiter" und "Ersteller" zu viele (auch ausgeschiedene) Mitarbeiter angezeigt.

Nun werden von allen ausgewählten Projekten (unter Beachtung der Auswahl "Projekte seit") nur die Mitarbeiter angezeigt, die Ersteller bzw. Bearbeiter von Tickets dieser Projekte sind bzw. waren, und nur diese werden in der jeweiligen Liste angezeigt.

Sie können jetzt ein Ticket auch "kopieren"  (vgl. Projekte, Vorgänge kopieren), d.h. das neue Ticket übernimmt bestimmte Daten (Projekt/Vorgang, Bearbeiter...) des Vorlage-Tickets. Der Betreff erhält den Zusatz -Kopie:

Sie können natürlich beliebig Änderungen vornehmen.

Unter Administration>Stammdaten>Ticketsystem gibt es einen neuen Menüpunkt "Benachrichtigungen":

Hier sind alle Ereignisse dargestellt, die bisher in ZEP dazu geführt haben, dass eine E-Mail versendet wird. Jetzt können Sie diese Ereignisse entsprechend Ihren Anforderungen selbst konfigurieren:

Klicken Sie auf das Stift-Symbol in der ersten Spalte und Sie können im folgenden PopUp beliebig die Empfänger der E-Mail auswählen und auch Zusätzliche Empfänger definieren. Wenn Sie den Haken in der Checkbox "aktiv" entfernen, verschickt ZEP bei diesem Ereignis keine E-Mail. Wenn Sie auch gleich die entsprechende Mailvorlage zum Benachrichtigungsereignis anpassen möchten, klicken Sie auf das Stift-Symbol in der Spalte Mailvorlage.

Die Plan Stunden, die Sie bisher bereits bei Tickets und Teilaufgaben eingeben konnten, werden nun in die Projektplanung einbezogen. Bitte beachten Sie entsprechend des erweiterten Planungskonzepts, die Plan Stunden der Teilaufgaben werden aggregiert und als dynamische Planzahl bei dem übergeordneten Ticket angezeigt. Selbstverständlich wird auch die fixe Planzahl des Tickets angezeigt. (Eine Teilaufgabe ist die kleinste planbare Einheit in ZEP und kann daher keine dynamische Planzahl haben.)

Es kann vorkommen, dass ein Projekt an verschiedene Kunden Rechnungen stellen muss (Bauträger, Architekt, etc.). Das Projekt ist trotzdem eine Einheit und soll als solche bebucht und ausgewertet werden.

Wenn Sie einen solchen Fall in ZEP abbilden möchten, aktivieren Sie die Checkbox "Rechnungsstellung an mehrere Kunden".

Sobald Sie die Option "Rechnungsstellung an mehrere Kunden" aktiviert haben, wird der Kunde unter Daten&Plan als "Primärer Kunde" aufgeführt und unter Abrechnungseinstellungen kommt ein neuer Menüpunkt Kunden dazu. Hier können Sie einen weiteren Kunden auswählen und dem Projekt zuordnen. Sie können definieren, welcher Kunde als "primärer Kunde" geführt wird. In der Rechnungsposition wählen Sie den Kunden (primärer bzw. sekundärer Kunde) aus, an den diese Rechnungsposition gestellt werden soll. Der sekundäre Kunde hat für dieses Projekt ansonsten keine weitere Bedeutung.

Bitte beachten Sie bei der Rechnungsstellung: Sie können nur Rechnungspositionen mit dem selben Kunden zusammen auf einer Rechnung abrechnen.

Die Auswertungen Umsatzprognose und Offene Posten eines  Projekts mit Rechnungsstellung an mehrere Kunden, haben eine zusätzliche Spalte mit der Angabe des jeweiligen Kunden.

Der voreingestellte Rechnungstitel bei stornierten Rechnungen ist "Stornorechnung" (der Begriff "Gutschrift" ist seit Juni 2013 nicht mehr allgemeingültig und wird nur noch in wenigen Fällen verwendet).

Wenn Sie Rechnungen nicht nur als E-Mail versenden, sondern auch ausgedruckt auf einem fertigen Firmenbriefpapier per Post versenden möchten, können Sie nun für diese beiden Varianten jeweils ein eigenes Briefpapier in ZEP hinterlegen. Eine Vorlage erhält z.B. keine Hintergrundbilder, da auf vorgedrucktes Briefpapier gedruckt wird, die andere Vorlage enthält das Briefpapier komplett, da die Rechnung per Mail verschickt wird. Unter Administration>Stammdaten>Sonstiges>Briefpapier können Sie eine spezielle Vorlage für den Rechnungsversand per E-Mail hinterlegen:

Wenn Sie nun eine Rechnung erstellen, werden grundsätzlich zwei Rechnungsdateien erzeugt:

Sie haben jetzt die Möglichkeit beliebige Dokumente einer Rechnung  anzuhängen. Im Menü einer Rechnung gibt es den neuen Untermenüpunkt Dokumente.

Wenn Sie ein Dokument (z.B. Zeitnachweise der Mitarbeiter, etc.) zu der Rechnung hoch laden möchten, klicken Sie auf den Link Neues Dokument und wählen Sie das entsprechende Dokument aus:

Unter Rechnung>Dokumente werden alle Rechnungsanhänge in einer Tabelle aufgelistet. Beim Rechnungsversand können Sie dann die der Rechnung zugeordneten Dokumente anhängen:

Bitte beachten Sie: Rechnungsanhänge (nicht die Rechnung an sich!) zählen dann zu Datenvolumen. D.h. die Nutzung dieser neuen Funktion kann Kosten generieren.

Stellen Sie sich Ihren Rechnungstext aus vorangelegten Textbausteinen individuell und auf Knopfdruck selbst zusammen.

Unter Administration>Stammdaten>Faktura gibt es den neuen Menüpunkt Textbausteine. Hier können Sie für Rechnungspositionen, Projekt- und Kundenzusatzfelder jeweils vordefinierte Texte hinterlegen.

Klicken Sie auf Neuer Textbaustein und geben Sie im Dialogfenster einen Namen für den Textbaustein an und wählen die entsprechende Sprache. Geben Sie im Feld Inhalt den gewünschten Text ein. Sie können hier auch bestimmte Platzhalter einbauen, diese Platzhalter werden im entsprechenden Text dann jeweils durch die Werte ersetzt.

Wenn Sie in einer Rechnungsposition nun einen solchen Textbaustein einfügen möchten, klicken Sie unter Rechnungstext auf den Link Platzhalter/Textbaustein einfügen und wählen die gewünschten Werte aus:

Textbausteine bzw. Platzhalter legen Sie für die Projektzusatzfelder bzw. Kundenzusatzfelder analog an und fügen Sie entsprechend ein.

Wenn Sie regelmäßig Monatsabschlüsse durchführen, haben Sie die Sicherheit, dass die Mitarbeiter die Zeiten des betreffenden Monats nicht mehr ändern können. Außerdem werden einige Auswertungen schneller sein.

In diesen Auswertungen wird ein Hinweis angezeigt, falls der letzte Monatsabschluss lange zurückliegt.

Stellen Sie ein, nach wie vielen Monaten der Hinweis angezeigt werden soll. Die Zahl muss zwischen 1 und 12 sein.

Unter Administration>Einstellungen>Überstd., Fehlzeiten, Urlaub können Sie einstellen, wann ZEP Sie darauf aufmerksam macht, dass der letzte Monatsabschluss  bereits eine bestimmte Anzahl von Monate zurückliegt:

Der Menüpunkt Mitarbeiter>Überstunden ist erweitert um Urlaubstage.  Es werden zusätzlich zu den bisherigen abgeglichenen Überstunden auch die abgeglichenen Urlaubstage angezeigt.

•Spalte genommene Urlaubstage mit Urlaubsanspruch und Summe und Resturlaub

•ausbezahlte Urlaubstage eintragen - werden bei der Berechnung des Resturlaub berücksichtigt

Zusätzlich werden Ihnen in dieser Auswertung jetzt auch der "Überstunden Saldo" und. der "Resturlaub Saldo" als neue Spalten angezeigt:

In der Auswertung Mitarbeiter>Monatsende wird der abgeglichene Urlaub als Spalte in der Tabelle Jahresübersicht angezeigt.

In der Auswertung Jahresübersicht Fehltage werden weiterhin nur die genommenen Urlaubstage angezeigt. Die abgeglichenen Urlaubstage werden nicht explizit pro Monat angezeigt, sondern nur in der Spalte Resturlaub berücksichtigt.

Sie können unter Administration>Einstellungen>Überstd., Fehlzeiten, Urlaub optional angeben, das genehmigte Fehlzeiten nur von einem Administrator geändert werden dürfen.

Unter Administration>Einstellungen>Module>Überstd., Fehlzeiten, Urlaub können Sie einstellen, ob ein Abteilungsleiter seine eigenen Fehlzeiten genehmigen darf.

Die Voreinstellung ist "Ja", d.h. Ihr ZEP verhält sich so wie bisher. Bitte beachten Sie: Das "Ja" gilt nicht allgemein, sondern nur für den Fall, dass der Abteilungsleiter auch selber zu der Abteilung gehört, deren Abteilungsleiter er ist.

Die Einstellung "Nein" bewirkt, dass im Formular beim Eintragen der Fehlzeit die Checkbox "genehmigt" nicht angezeigt wird. In der Liste der Fehlzeiten, die geplant und genehmigungspflichtig sind, fehlt der Haken, um einen Eintrag zu genehmigen. Wird ein Antrag auf Genehmigung gestellt, wird die E-Mail nicht an den Abteilungsleiter (also an ihn selber) gesendet, sondern an den Abteilungsleiter einer übergeordneten Abteilung bzw. an einen Administrator gesendet.