Hier sehen Sie Ihre Termine, wenn Sie das Modul Verwaltung von Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub einsetzen, auch Ihre Fehlzeiten. Voreingestellt ist der aktuelle Monat. Sie können zwischen den Ansichten Monat, Woche und Tag wechseln oder sich mit der Terminübersicht alle Einträge als Liste anzeigen lassen. Zum Wechsel des Monats, der Woche bzw. des Tags klicken Sie auf die Pfeiltasten oder wählen das gewünschte Datum mit dem Kalender-Symbol aus.  Hilfe zum Eintragen von Terminen und Fehlzeiten finden Sie in der Online-Hilfe (unten auf den Button "Online-Hilfe" klicken).

Kalender
Hier werden Ihnen die verwendeten Fehlgründe in der Farbe angezeigt, die in den Stammdaten dafür hinterlegt sind. Klicken Sie hier auf einen solchen Fehlgrund, können Sie damit steuern, ob dieser Fehlgrund ein- oder ausgeblendet wird (farbiger Kreis: Fehlgrund wird im Kalender angezeigt, leerer Kreis: Fehlgrund wird im Kalender ausgeblendet). Feiertage und Termine können Sie genauso optional ein-/ausblenden.

Kalender Freigaben (nur in ZEP Compact & ZEP Professional verfügbar) Einstellungen (-> Link zu Ihrem Profil>Kalender).
Hier sind die Mitarbeiter aufgelistet, deren Termine und/oder Fehlzeiten Sie lesen bzw. bearbeiten dürfen.  Zum Ein- und Ausblenden klicken Sie auf den Namen oder den Kreis. Wenn Sie die Farbe für die Einträge des Mitarbeiters ändern möchten, klicken Sie auf das Symbol , (diese Symbol wird Ihnen eingeblendet, wenn Sie mit dem Mauszeiger über die Zeile mit dem Namen des Mitarbeiters fahren) und wählen Sie eine andere Farbe aus.

Zeitzone
Wählen Sie hier die Zeitzone in der sich Ihr Standort befindet.

Informationen zu Jahresurlaub bzw. Geplante Fehlzeiten (nur mit Modul Verwaltung von Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub):

•der Jahresurlaub für das aktuelle Geschäftsjahr und ggf. die geplanten Fehlzeiten.

•der Jahresurlaub für das Folgejahr

•ggf. Überstunden Saldo (zum aktuellem Datum), je nach Einstellung.

•Alle geplanten (genehmigungspflichtigen) Fehlzeiten und der Fehlzeitenantrag (Antrag auf Genehmigung stellen)

•Fehlzeitenanträge: beantragt, genehmigt, abgewiesen, zurückgezogen.

Anzeige in Zeitzone
Wählen Sie hier die Zeitzone in der sich Ihr Standort befindet. Wenn Sie einen Termin in ZEP eintragen, ist die hier eingestellte Zeitzone vorausgewählt. Alle Termine, die Sie eingeben, werden in Bezug zu dieser Zeitzone gespeichert. Wenn Sie Kollegen aus einer anderen Zeitzone zu Ihren Terminen einladen, wird Ihr Termin richtig in der jeweils anderen Zeitzone dargestellt. Genauso, wenn Kollegen aus anderen Zeitzonen, Sie zu einem Termin einladen, sehen Sie diesen Termin in Ihrer lokalen Zeit.
Bitte beachten Sie: wenn Sie die Zeitzone ändern, wird die neu eingestellte Zeitzone erst nach ab- und erneutem anmelden in ZEP aktiv.

Klicken Sie auf ein Datum im Kalender und wählen Sie "Neuer Termin"

Geben Sie einen Titel ein, mit dem der Termin im Kalender angezeigt wird. Sie können das Datum noch ändern. Wenn der Termin nicht für den ganzen Tag gelten soll, entfernen Sie den Haken bei "Ganzer Tag", dann können Sie eine Uhrzeit eingeben und ggf. die Zeitzone ändern. Sie können Wiederholungen für diesen Termin angeben, einen Ort hinzufügen und ggf. unter Kalender einen für Sie zum Schreiben freigegebenen Kalender auswählen (optional kann der Mitarbeiter  über den Termineintrag in seinem Kalender per E-Mail informiert werden).

Details zu dem Termin können Sie in der Beschreibung hinterlegen.
Bei einem Termin kann angegeben werden, ob der Benutzer am Termin "Beschäftigt" (also nicht verfügbar) oder verfügbar ist. Dieses hat Auswirkung auf die von verschiedenen Kalender-Clients unterstützen Verfügbarkeitsabfragen, die zum Auffinden des nächsten gemeinsamen Termins dienen, an dem alle Teilnehmer verfügbar sind.
Bei der Sichtbarkeit können Sie "Öffentlich", "Nur Zeit und Datum", bzw. "Privat" wählen.

•Private Termine werden nur dem Besitzer des Kalenders angezeigt und können von niemandem sonst eingesehen werden.

•Vertrauliche Termine zeigen nur Datum sowie Start- und Endezeitpunkt eines Termins, aller anderen Informationen sind ohne weitere Berechtigung nicht einsehbar.

•Öffentliche Termine sind für alle berechtigten Benutzer vollständig sichtbar.

Sie haben die Möglichkeit ein Projekt und ggf. einen Vorgang anzugeben und Gäste einzuladen. Gäste sind alle Mitarbeiter, die eine E-Mail-Adresse in ZEP hinterlegt haben und die dann per E-Mail zu dem Termin eingeladen werden. Eingeladene Teilnehmer können den Termin über eine Link in der Mail ablehnen oder annehmen. Bitte beachten Sie: E-Mails die aufgrund von Terminen von ZEP versendet werden, sind nicht in der Änderungshistorie aufgeführt.

Termine können Sie per Drag and Drop verschieben.

Aus einem Termin eine Projektzeit erfassen:
Klicken Sie im Kalender auf den Termin, im darauf folgendem Fenster können Sie dann mit Klick auf das Uhr-Symbol bzw. dem Link Projektzeit erfassen direkt auf der Seite Mein ZEP>Projektzeiten Ihren "Termin" als Projektzeit speichern. Alle Daten des Termins werden, soweit angegeben und möglich, in die Projektzeit übernommen:

•Datum

•Uhrzeit (wird entsprechend des eingestellten Minutenrasters angepasst)

•Projekt (wenn kein Projekt angegeben, wird das erste Projekt der Auswahlliste vorausgewählt)

•Vorgang (wenn kein Vorgang gewählt, wird der erste buchbare Vorgang vorausgewählt)

•Bemerkung wird mit dem "Titel" des Termins vorbelegt

Als Tätigkeit wird die zuletzt gewählte Tätigkeit vorbelegt.

Hier sehen Sie Ihre Fehlzeitenanträge seit dem jeweiligen Vormonat. (Wenn Sie einen größeren Zeitraum betrachten/auswerten möchten, gehen Sie zu Auswertungen>Fehlzeitenanträge.)

Angezeigt werden jeweils die Anzahl Tage (mit Datum) und der aktuelle Status des Antrags (ebenfalls mit Datum):

•ein beantragter Antrag ist weiß

•ein genehmigter Antrag ist grün

•ein abgelehnter Antrag ist rot

•ein zurückgezogener Antrag ist weiß mit ausgegrauter Schrift

Bitte beachten Sie: ein Fehlzeitenantrag kann nur im Ganzen genehmigt/abgelehnt/zurückgezogen werden. Sollen nur bestimmte Fehlzeiten genehmigt werden und andere nicht, muss der Antrag zurückgezogen (Mitarbeiter) bzw.abgelehnt (Administrator) werden und ein neuer Antrag mit nur den zu genehmigenden Fehlzeiten muss gestellt werden.

Kalender Freigaben dienen zur Abbildung von Stellvertreterregelungen. Dadurch kann z.B. die Assistenz der Geschäftsleitung die Termine für die Geschäftsleitung einsehen und/oder verwalten.

Kalender Freigaben
Hier sind die Mitarbeiter aufgelistet, deren Termine und/oder Fehlzeiten Sie lesen bzw. bearbeiten dürfen. Zum Ein- und Ausblenden der Einträge klicken Sie auf den Namen oder den Kreis des entsprechenden Mitarbeiters. Wenn Sie die Farbe für die Einträge des Mitarbeiters ändern möchten, klicken Sie auf das Symbol , (diese Symbol wird Ihnen eingeblendet, wenn Sie mit dem Mauszeiger über die Zeile mit dem Namen des Mitarbeiters fahren) und wählen Sie eine andere Farbe aus.

Einstellungen (-> Link zu Ihrem Profil>Kalender).
Wenn Sie auf diesen Link klicken, gelangen Sie in Ihr Profil zum Kalender. Dort ist dokumentiert, wie Sie Ihren ZEP-Kalender in verschiedene andere Anwendungen (z.B. Outlook oder Thunderbird-Lightning) einbinden können.

Kalender von ausgeschiedenen Mitarbeitern (wenn es für sie keinen zukünftigen Beschäftigungszeitraum mehr gibt), werden nicht mehr in der Liste der freigegebenen Kalender angezeigt.