Unter Kunde Allgemein sehen Sie im Untermenüpunkt Daten die allgemeinen Kundendaten, die Sie beim Anlegen angegeben haben:

Register Allgemein

•KNr, Name, Namenszusatz

•Branche

•Abteilung (nur mit Modul Abteilungen)

•Kundenverantwortlicher

•ggf. Kategorien

•Bemerkung

Register Kontaktdaten

•Adresszeilen

•Telefon/Fax

•Webseite/URL

•E-Mail-Adresse

Register Abrechnung

•nur mit Modul Faktura: Abrechnungsverfahren

•Lieferantennummer

•USt-IdNr.

•Währung

•MwSt

•IBAN und BIC

Über den Link [ Bearbeiten ] können Sie die allgemeinen Kundendaten zum Ändern aufrufen.

Sie können die KNr ändern (nur für Administratoren). Mit "Bearbeiten" können Sie die Daten zum Ändern aufrufen:

•Klicken Sie auf das Stift-Symbol über der KNr.

•Geben Sie die neue KNr ein und klicken Sie auf "Ausführen".

•Um die Änderung zu speichern, müssen Sie auch den Dialog "Daten ändern" mit "Speichern" beenden.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie die KNr ändern, wird die Änderung beim Speichern sofort wirksam und ändert alle mit dem Kunden verbundenen Daten, auch in der Vergangenheit.
Hinweis (nur mit Modul Faktura): in bestehenden Rechnungen (Faktura) bleibt die alte Kundennummer erhalten. Um die neue Kundennummer in eine bestehende Rechnung zu übernehmen muss die Rechnung korrigiert und neu erstellt werden.

Kunden, für die Sie früher Projekte bearbeitet haben und die nicht mehr „aktuell“ sind, können Sie „inaktivieren“. Der Vorteil: Sie haben diesen Kunden nicht mehr in den Auswahllisten, können aber bei Bedarf wieder alle Daten zu diesem Kunden sehen, bzw. inaktive Kunden auch wieder „aktivieren“. Wenn Sie trotzdem auch "inaktive" Kunden angezeigt haben wollen, können Sie dies durch aktivieren der Checkbox "auch inaktive Kunden anzeigen" einstellen.

Weisen Sie dem Kunden optional einen Kundenverantwortlichen zu.
Wählen Sie aus der Liste aller Mitarbeiter einen Mitarbeiter aus, der für diesen Kunden verantwortlich ist. Optional können Sie dem Kundenverantwortlichen zusätzlich erlauben "Kundendaten zu ändern".

Ein Kundenverantwortlicher hat immer den Menüpunkt Kunden. Hier kann er alle Kunden, für die er als Kundenverantwortlicher eingetragen ist, aus der Tabelle auswählen. Für den gewählten Kunden hat er die Menüpunkte Allgemein mit den Unterpunkten Daten und Adressen nur dann, wenn er "Kundendaten ändern darf". Die Unterpunkte Projekte, sowie Auswertungen werden immer angezeigt.

Ein Kundenverantwortlicher darf:

•alle Projekte seines Kunden sehen und auswerten (außer Gesamtstatus bzw. Projektstand Ertrag)

•Rechnungspositionen für die Projekte seines Kunden anlegen und freigeben (mit Modul Faktura)

•alle Auswertungen über den Kunden ausführen (außer Gesamtstatus Ertrag)

•falls er den Kunden ändern darf, so gilt das für: Daten, Adressen, Ansprechpartner

Ein Kundenverantwortlicher darf nicht:

•Projekte anlegen, ändern bzw. löschen, Abrechnungseinstellungen sehen und ändern

•interne Kosten sehen (Ertragsauswertung)

Unter Projekte>Verwaltung sieht er alle Projekte, für die er als Kundenverantwortliche berechtigt ist, sowie die Projekte, die er als Projektmitarbeiter, Projektleiter oder wegen Tickets bzw. Dokumentenverwaltung hat.

Im Untermenü Adressen können Sie für jeden Kunden mehrere Adressen hinterlegen.

In der folgenden Tabelle wird Ihnen die Standardadresse des Kunden in Fettschrift angezeigt, Sie können diese Adresse ändern, aber nicht löschen.

Wenn Sie weitere Adressen anlegen möchten, klicken Sie auf „Neuer Eintrag“ und geben hier nun die weiteren Daten ein. Nach Speichern wird die neue Adresse in der Tabelle aufgeführt.

Wenn Sie das Modul Faktura einsetzen, können Sie zusätzlich eine der eingegebenen Adressen als "Rechnungsadresse" auswählen (Standardeinstellung: Standardadresse=Rechnungsadresse). Zusätzlich können Sie hier noch angeben, ob Sie diese "Rechnungsadresse für den Rechnungsversand über E-Mail freigeben" möchten. Tragen Sie ggf. eine E-Mail-Adresse ein.

Wählen Sie noch ein maschinenlesbares Rechnungsformat aus:

•keines

•ZUGFeRD

•ZUGFeRD2.1.1

•XRechnung

•Swiss QR Code

Wenn Sie das Modul Faktura oder Angebote einsetzen, können Sie zusätzlich eine Lieferadresse angeben. Diese Lieferadresse kann in Angeboten und auf rechnungen über den dort voehandenen Platzhalter an die gewünschte Stelle eingefügt werden.

Im Untermenüpunkt Ansprechpartner geben Sie die Daten für die Ansprechpartner beim Kunden ein. Der erste Ansprechpartner der angelegt wird ist automatisch der primäre Ansprechpartner.

Einen neuen Ansprechpartner können Sie mit dem Link Neuen Ansprechpartner anlegen definieren.

Mit einem Klick auf den Link Primären Ansprechpartner ändern erhalten Sie die Möglichkeit einen anderen Ansprechpartner des Kunden als primären Ansprechpartner zu setzen. Es kann pro Kunde nur einen primären Ansprechpartner geben.

Ansprechpartnertabelle: Eine Liste der Ansprechpartner beim Kunden. Der primäre Ansprechpartner ist hier immer fett gedruckt.

Mit können Sie die Daten eines Ansprechpartners ändern, mit können Sie einen Ansprechpartner löschen. Ansprechpartner können "inaktiv" gesetzt werden. Inaktive Ansprechpartner werden z.B. bei einem Projekt des Kunden nicht in der Tabelle der möglichen Ansprechpartner aufgeführt.

Klicken Sie auf den Namen des Ansprechpartners, gelangen Sie in das Menü des Kunden-Ansprechpartners, auch hier können Sie seine Daten bearbeiten. (Zurück gelangen Sie über die Verlaufsleiste mit Klick auf den Kunden.)

Folgende Angaben für einen Ansprechpartner sind möglich:

Allgemeine Daten zum Ansprechpartner wie Anrede, Titel, Name, Berufsbezeichnung, Abteilung und Kontaktdaten. Sie können mehrere E-Mailadressen je Ansprechpartner eintragen (Trennzeichen je nach Angabe unter Administration>Einstellungen>E-Mail). Sie können dem Kundenansprechpartner eine oder mehrere Kategorien zuweisen (sofern Kategorien in den Stammdaten definiert sind). Sie können eine Ansprechpartner-Adresse wählen.

Abteilung
Wenn Sie das Modul Angebote und/oder das Modul Faktura einsetzen:
Wenn Sie eine Abteilung eintragen, wird diese unter dem Namen des Kunden-Ansprechpartners auf Angeboten und Rechnungen in der Adresse angezeigt.

Ansprechpartner-Adresse

Wählen Sie eine Ansprechpartner-Adresse, wenn diese von der Kundenadresse abweichend sein soll. Es stehen alle Kundenadressen, die unter Kunde>Adressen angegeben sind, zur Auswahl. Diese Adresse wird unter Kunden>Auswertungen>Kunden-Ansprechpartner als Adresse in der Tabelle der Ansprechpartner angezeigt.
Bitte beachten Sie: wenn Sie das Modul Angebote einsetzen, wird die Ansprechpartner-Adresse in das Angebot übernommen (kann überschrieben werden).

Zugang ZEP Ticketsystem (nur mit dem Modul „Ticketsystem“): Wenn Ihr Ansprechpartner Zugriff auf das ZEP-Ticketsystem erhalten soll, geben Sie ihm hier einen Benutzernamen und ein Kennwort. Wie bei einem Mitarbeiter können Sie hier auswählen, in welcher Sprache ZEP für den Kunden angezeigt werden soll.

Im Untermenüpunkt Projekte sehen Sie die Projekte des Kunden.

Administratoren, Controller und Abteilungsleiter können auch hier Projekte anlegen. Wenn in Administration>Einstellungen die entsprechende Einstellung vorgenommen wurde, kann hier auch ein „User mit Zusatzrechten“ Projekte anlegen. Wenn ein „User mit Zusatzrechten“ ein Projekt anlegt wird er diesem Projekt automatisch als Projektleiter zugeordnet.

Administratoren, Controller und Abteilungsleiter sehen hier die Projekte die für diesen Kunden angelegt sind. „User mit Zusatzrechten“ können hier die Projekte sehen, bei denen sie Projektleiter sind.

Wenn Sie auf einen der (als Link unterstrichenen) Buchstaben klicken, wird die Liste auf die Projekte eingeschränkt, die zu den gewählten Suchkriterien passen und deren Kurzform oder Bezeichnung mit diesem Buchstaben beginnen. Sie erkennen den eingestellten Buchstaben an der etwas größeren und nicht unterstrichenen Schrift in der Alphabet-Zeile. Klicken Sie auf alle, um die Einschränkung auf einen Anfangsbuchstaben aufzuheben.

Nur wenn Sie das Modul Faktura einsetzen:

Sie können im Projekt unter Daten&Plan die "Rechnungsstellung an mehrere Kunden" aktivieren. D.h. Sie haben in einem solchen Fall einen primären und mindestens einen sekundären Kunden des Projekts. Daher gibt es ein zusätzliches Filterkriterium:

Primär / Sekundär zugeordneter Kunde

Wählen Sie aus, ob alle Projekte des Kunden angezeigt werden oder nur die Projekte, denen der Kunde als primärer bzw. als sekundärer Kunde zugeordnet ist.

Im Untermenüpunkt Änderungshistorie können Sie die Änderungshistorie der Kundendaten aufrufen. Dieser Menüpunkt ist nur dann zu sehen, wenn Sie in Administration>Einstellungen>Änderungshistorie die Einstellung „Änderungen von Kunden aufzeichnen“ aktiviert haben.

Wenn Sie den Untermenüpunkt Löschen aufrufen, wird Ihnen angezeigt, ob Sie den Kunden löschen können, oder welche Elemente das Löschen des Kunden verhindern.

Sie können einen Kunden nur dann löschen, wenn zu diesem Kunden keine Projekte, Dokumente (nur mit dem Modul „Dokumentenverwaltung“) oder Rechnungspositionen/Rechnungen (nur mit dem Modul „Faktura“) bestehen.

Wenn Sie einen Kunden archivieren möchten, empfehlen wir Ihnen den Kunden zu inaktivieren.

Im Menüpunkt Kunden>Verwaltung werden im Standard nur aktive Kunden angezeigt. Wenn Sie jedoch doch noch Auswertungen zu dem Kunden vornehmen möchten, können Sie angeben, dass sie „auch inaktive Kunden“ sehen möchten.