Funktionsweise der Schnittstelle

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Funktionsweise der Schnittstelle

Synchronisation von Kundenstammdaten

Synchronisierte Daten:

Nach Einrichtung der Schnittstelle stellt HubSpot das führende System für die Kundenstammdaten dar. Folgende Kundenstammdaten werden von HubSpot nach ZEP synchronisiert:

1.Unternehmensname

2.Kundennummer (HubSpot ID)

3.Telefonnummer

4.Adresse

5.Webseite

6.Bemerkung

7.Ansprechpartner (Contacts)

Als Kundennummer wird die HubSpot Kunden ID verwendet, welche in HubSpot unveränderbar ist. Sie können die Kundennummer in ZEP jedoch ändern. Die Daten werden dann trotzdem noch synchronisiert.

Wenn nicht alle Kunden von HubSpot nach ZEP übertragen werden sollen, legen Sie in HubSpot ein Custom Field "ZEP" an. Steht in diesem Feld "No" oder "Nein" wird der entsprechende Kunde nicht übertragen.

 

HubSpot als führendes System:

Die Kundenstammdaten können, solange der Link mit HubSpot hergestellt ist, nicht in ZEP geändert werden. Die Ausnahme stellt die Kundennummer dar.

 

Synchronisation beenden:

Wenn Sie die Synchronisation zwischen HubSpot und ZEP für einzelne Kunden nicht mehr wollen, dann können Sie diese im ZEP in den Kundenstammdaten durch „Kennzeichnung als HubSpot Kunde entfernen“ beenden. Änderungen an Daten des Kunden in HubSpot führen dann nicht mehr zu Änderungen in ZEP. Nun können die Kundenstammdaten in ZEP geändert werden.

Sie können danach die Synchronisation durch „Aus HubSpot-Kunden importieren“ wiederherstellen.

Synchronisation von Deals als Projekte

Synchronisierte Daten:

Wenn Sie die Dealphase(n) eingetragen haben, dann werden die jeweiligen Deals aus HubSpot als Projekte in ZEP angelegt. Daten die von HubSpot nach ZEP synchronisiert werden:

1.Kurzform (HubSpot Deal ID)

2.Bezeichnung (Deal name)

3.Kunde (zugeordnete Company)

Als Kurzform wird die HubSpot Deal ID verwendet, welche in HubSpot unveränderbar ist. Sie können die Kurform in ZEP jedoch ändern. Die Daten werden dann trotzdem noch synchronisiert.

 

Synchronisation beenden:

Wenn Sie die Synchronisation zwischen HubSpot und ZEP für einzelne Projekte/Deals nicht mehr wollen, dann können Sie diese im ZEP in den Projektstammdaten durch „Kennzeichnung als HubSpot Projekt entfernen“ beenden. Änderungen an Daten des Projektes in HubSpot führen dann nicht mehr zu Änderungen in ZEP.

Sie können danach die Synchronisation durch „Aus HubSpot-Projekte importieren“ wiederherstellen.

 

Projektzeiten auf die HubSpot Projekte buchen:

Damit die Projekte bebuchbar sind, müssen dem Projekt in ZEP im nächsten Schritt noch Vorgänge und Projektmitarbeiter zugeordnet werden. Außerdem empfehlen wir Ihnen weitere Projektstammdaten wie Projektlaufzeiten und Abrechnungsarten anzupassen.