Um freigegebene Rechnungspositionen abzurechnen, aktivieren Sie die Checkbox der gewünschten freigegebenen Rechnungspositionen und aktivieren Abrechnen, um die Abrechnung zu starten.

Im darauf folgenden Popup-Fenster können Sie auf zwei Seiten (Buttons „weiter“ und „zurück“) noch verschiedene Einstellungen für die Rechnung treffen.

Seite 1 - Rechnungsdaten

Titel

Überschrift der Rechnung. Im Normalfall wird hier "Rechnung" stehen. Fall Sie einen negativen Betrag abrechnen (bei einer Festpreis-Rechnungsposition oder durch eine negative Prozentzahl bei einer Zuschlags-Rechnungsposition) oder wenn sich der gesamte Rechnungsbetrag auf einen negativen Betrag beläuft, wird aus der Rechnung eine "Gutschrift". Bei stornierten Rechnungen wird an dieser Stelle der Titel "Stornorechnung" vorgegeben.

Rechnungsnummer
Ist entsprechend den Angaben in Administration>Einstellungen>Faktura vorbelegt und kann von Ihnen geändert werden. Falls Sie Änderungen in diesem Feld vorgenommen haben, die Sie rückgängig machen möchten, können Sie mit dem Link Nächste freie Re-Nr erneut die von ZEP vorgeschlagene Re-Nr einstellen.

Rechnungsdatum
Das Datum wird vorbelegt, Sie können es an dieser Stelle anpassen. Siehe auch Einstellung „Rechnungsdatum intelligent vorbelegen“ unter Administration>Einstellungen>Faktura.

Kundenadresse zur Vorbelegung
Wählen Sie aus, welche Kundenadresse im Feld „Rechnungsadresse“ voreingestellt werden soll. Standardvorbelegung ist die definierte Rechnungsadresse des Projekts.

Rechnungsempfänger
Wählen Sie aus den Ansprechpartnern des Kunden (oder Auswahl: --- wenn kein Rechnungsempfänger auf der Rechnung stehen soll). Der Rechnungsempfänger wird in der Rechnungsanschrift aufgeführt.

Rechnungsadresse

Hier wird die Rechnungsadresse gemäß Ihren Projekt-Einstellungen vorbelegt. Sie können die Rechnungsadresse auch ändern

•durch Wahl einer anderen Rechnung aus der Liste “Kundenadresse zur Vorbelegung“

•durch Wahl eines Ansprechpartners aus der Liste „Rechnungsempfänger“ (der Name wird in einer neuen Zeile nach dem Kundennamen eingefügt)

•durch direktes Ändern im Textfeld „Rechnungsadresse“.

Ihre Änderung wirkt sich ausschließlich für diese eine Rechnung aus.

Skontofrist in Tagen

Angabe der beim Kunden hinterlegten Skontofrist. Kann hier auch überschrieben werden.

Zahlungsziel in Tagen

Angabe des beim Kunden hinterlegten Zahlungsziels. Kann hier auch überschrieben werden.

MwSt
voreingestellt ist die beim Kunden hinterlegte Mehrwertsteuer. Sie können die MwSt. an dieser Stelle für diese eine Rechnung aber auch frei editieren. Entsprechend dem hier eingetragenen Wert wird die MwSt. auf der Rechnung ausgewiesen. Die Mehrwertsteuer-Berechnung für Rechnungen über mehrere Rechnungspositionen erfolgt auf den gerundeten Endbetrag der Rechnung.

Rechnungspositionen Reihenfolge
Sie können die Rechnungspositionen durch Klicken und Ziehen in die gewünschte Reihenfolge bringen. Klicken Sie hierfür mit der Maus eine Rechnungsposition an, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen sie die Rechnungsposition an die entsprechende Position.

Wenn Sie hier alle notwendigen Einstellungen vorgenommen haben, bestätigen Sie mit Weiter und kommen auf die zweite Seite des Popup-Fensters.

Seite 2 - Zusatzfelder und Format

Zusatzfelder
Hier können Sie die Inhaltstexte der definierten Kundenzusatzfelder anpassen. Feldname und Feldinhalt sowie Oberer und Unterer Rechnungstext.

Dateiformat der Rechnung (nur wählbar mit dem ZEP-Modul „Dokumentengenerator“)
Hier können Sie auswählen, in welchem Dateiformat die Rechnung erstellt werden soll. Die Vorbelegung entspricht Ihren Angaben aus dem Menüpunkt Administration>Einstellungen>Faktura.

Auswahl des bei der entsprechenden Abteilung hinterlegten spezifischen Briefpapiers (nur wählbar mit der Kombination der ZEP-Module „Abteilungen“ und „Dokumentengenerator“)
Voreingestellt ist das Briefpapier der Abteilung des Projekts der ersten Rechnungsposition. Wenn Sie für diese Rechnung ein anderes Briefpapier verwenden möchten, wählen Sie hier die zugehörige Abteilung.

Ein Benutzer mit Administrator-Recht kann in der Abteilungsverwaltung unterschiedliches Briefpapier je Abteilung definieren. Eine genaue Anleitung zum Erstellen von Briefpapier finden Sie unter Administration>Stammdaten>Meine Firma>Briefpapier.

Mit Zurück können Sie zu der vorhergehenden Seite des Popups zurück gelangen.

Mit Fertigstellen wird die Rechnung mit den von Ihnen gewählten Angaben generiert. Sie werden auf die Seite der neu erstellten Rechnung weitergeleitet, wo Sie weitere Aktionsmöglichkeiten haben (drucken oder per Email versenden, etc.)

Gutschriften entstehen durch eine negative Wertangabe bei einer Festpreis-Rechnungsposition, oder durch eine negative Prozentzahl bei einer Zuschlags-Rechnungsposition.

Beläuft sich der gesamte Rechnungsbetrag auf einen negativen Betrag, wird aus der Rechnung eine „Gutschrift“ mit der entsprechenden Überschrift auf dem Dokument.