Für Administratoren, Controller und Abteilungsleiter (bei Nutzung des Moduls „Abteilungen“) und Projektleiter.

Mit dieser Auswertung haben Sie jederzeit im Blick wie lange welche Rechnungen noch nicht bezahlt wurden.

Sie können hier optional auch nach der Branche des Kunden filtern.

Stellen Sie den gewünschten Auswertungszeitraum (bzgl. dem Rechnungsdatum) ein, als Stichtag ist das heutige Datum vorbelegt, d.h. es werden alle Rechnungen, die ein Rechnungsdatum im Auswertungszeitraum haben und bei denen es bis zum Stichtag keinen Zahlungseingang gibt, aufgelistet.

Wenn Sie nur Rechnungen mit einem überschritten Zahlungsziel sehen möchten, aktivieren Sie die Checkbox "Nur mit Zahlungsverzug anzeigen". Geben Sie an:

•Die Anzahl Tage seit dem aktuellen  Zahlungsziel (d.h. seit dem Zahlungsziel der Mahnung bzw. wenn es noch keine Mahnung gab,seit dem Zahlungsziel der Rechnung) oder

•Wählen Sie die Anzahl Tage seit dem Zahlungsziel der Rechnung.

Sie können die Tagesintervalle welche in den Spalten der Tabelle angezeigt werden sollen, unter Administration>Einstellungen>Faktura definieren.

Sie finden diese Auswertung im Untermenü eines Kundenprojektes, im Untermenü eines Kunden und unter Administration>Faktura>Offene Posten.

Die Ergebnistabelle ist konfigurierbar.

Sie können direkt aus der Ergebnistabelle im Abschnitt Mahnung  mit einem Klick auf das Symbol eine Mahnung erstellen und versenden.

Sie können direkt aus der Ergebnistabelle im Abschnitt Offener Betrag  mit einem Klick auf das Symbol einen Zahlungseingang eintragen.

Auswertung im Hintergrund ausführen und als Task einplanen
Sie können diese Auswertung auch "Im Hintergrund ausführen". Wählen Sie statt "Vorschau" pdf, doc, docx bzw. odt (Voraussetzung Modul Dokumentengenerator) Excel oder csv aus, dann können Sie den Button "Im Hintergrund ausführen" anklicken. ZEP fragt Sie, ob die Sie Ausführung sofort, täglich, wöchentlich oder monatlich ausführen möchten.
Sofort: Die Auswertung der z.T. sehr umfangreichen Daten läuft sofort im Hintergrund ab.
Täglich: Geben Sie die Uhrzeit, den Auswertungszeitraum und den Namen der Auswertung an.
Wöchentlich: Geben Sie den Wochentag bzw. die -tage, die Uhrzeit, den Auswertungszeitraum und den Namen der Auswertung an.
Monatlich: Geben Sie den Tag des Monats an, die Uhrzeit, den Auswertungszeitraum und den Namen der Auswertung an.
Mit Klick auf OK wird diese Auswertung als Task mit den eingestellten Parametern eingeplant und wird zum definierten Termin ausgeführt. Sie erhalten das Ergebnis dann einfach im gewünschten Format als E-Mail zugesandt.

Sie können alle Ihre eingeplanten Task unter Mein ZEP>Task einsehen und verwalten.

Die Auswertung Zahlungseingänge gibt an, welche Zahlungseingänge in einem wählbaren Zeitraum eingegangen sind.

Sie können die Zahlungseingänge eingrenzen nach Abteilungen, nach Auswertungszeitraum, nach Kunden und nach Währung. Optional können Sie die Währung angeben bzw. ob alle Beträge in Ihre Basiswährung umgerechnet werden sollen:

Alle Beträge umrechnen

Die Umrechnungskurse inkl. Gültigkeitsdatum erfassen Sie als Administrator unter Stammdaten>Wechselkurse.

In der Auswertung Offene Posten wird immer der Umrechnungskurs zum Rechnungsdatum der jeweiligen Rechnung genommen.

Wenn Sie "Alle Beträge in EUR (bzw. eine andere Basiswährung) umrechnen" nicht ankreuzen, werden die Beträge in der jeweiligen Rechnungswährung angezeigt
.

Angezeigt werden Kunde, Rechnungsnummer, Projekt, Rechnungsdatum,Skontodatum, Zahlungsziel, Betrag netto, Betrag brutto, das Datum des Zahlungseingangs und der eingegangene Betrag, die Minderung sowie MwSt. und Bemerkung.

Ist der Betrag nicht vollständig bezahlt, bzw. liegt keine eingetragene Minderung vor, erscheint dieser Betrag in der Auswertung „Offenen Posten“..

Auswertung im Hintergrund ausführen und als Task einplanen
Sie können diese Auswertung auch "Im Hintergrund ausführen". Wählen Sie statt "Vorschau" pdf, doc, docx bzw. odt (Voraussetzung Modul Dokumentengenerator) oder csv aus, dann können Sie den Button "Im Hintergrund ausführen" anklicken. ZEP fragt Sie, ob die Sie Ausführung sofort, täglich, wöchentlich oder monatlich ausführen möchten.
Sofort: Die Auswertung der z.T. sehr umfangreichen Daten läuft sofort im Hintergrund ab.
Täglich: Geben Sie die Uhrzeit, den Auswertungszeitraum und den Namen der Auswertung an.
Wöchentlich: Geben Sie den Wochentag bzw. die -tage, die Uhrzeit, den Auswertungszeitraum und den Namen der Auswertung an.
Monatlich: Geben Sie den Tag des Monats an, die Uhrzeit, den Auswertungszeitraum und den Namen der Auswertung an.
Mit Klick auf OK wird diese Auswertung als Task mit den eingestellten Parametern eingeplant und wird zum definierten Termin ausgeführt. Sie erhalten das Ergebnis dann einfach im gewünschten Format als E-Mail zugesandt.

Sie können alle Ihre eingeplanten Task unter Mein ZEP>Task einsehen und verwalten.

Mit der Umsatzprognose wird auf Basis der bei den Rechnungspositionen angegebenen Wiederholung und geplanten bzw. abgerechneten Beträgen, sowie den noch fehlenden Rechnungspositionen, der Umsatz für die nächsten Monate, Jahre oder einen beliebigen Zeitraum prognostiziert. Alternativ können Sie diese Auswertung auch für einen vergangenen Zeitraum aufrufen und den Umsatz  bzw. die Umsatzentwicklung nachverfolgen. Wählen Sie die Skalierung der Auswertung: Monat, Quartal oder Jahr.

Sie können optional auch nach der Branche des Kunden filtern.

Wählen Sie eine Währung aus, wenn Sie ausschließlich die Rechnungen berücksichtigen möchten, die in einer bestimmten Währung gestellt wurden.

Sie können wählen, ob alle Beträge gegebenenfalls in Euro umgerechnet werden sollen. Der Kurs wird von der Webseite Fixer.io bezogen.

Sie haben die Möglichkeit, die Rechnungspositionen nach Status einzuschränken. Außerdem geben Sie an, ob der Betrag für die noch nicht abgerechneten Rechnungspositionen „Vom geplanten Betrag“ übernommen werden soll oder ob der Betrag „Aus den aktuell gebuchten Zeiten und Belegen“ berechnet werden soll.

Sie können optional wählen, wie die Rechnungspositionen/Rechnungen zeitlich einsortiert werden sollen: nach dem geplanten Rechnungsdatum oder nach dem tatsächlichen Rechnungsdatum. Optional können Sie zusätzlich auch das Zahlungsziel berücksichtigen. negative Beträge werden rot dargestellt.
Optional können Sie sich die Prognose Kummuliert anzeigen lassen bzw. Grafik Details anzeigen.

Welche Zahlen kommen wie zustande?

Geplante und freigegebene Rechnungspositionen (mit geplanten Rechnungsdatum):

•Der Betrag wird vom geplanten Betrag übernommen oder

•Der Betrag wird aus dem aktuellem Aufwand berechnet (je nach Ihrer Einstellung)

•Festpreispositionen werden mit dem geplanten Betrag berechnet

Abgerechnete (inkl. stornierte) Rechnungspositionen:

•Werden mit dem echtem Betrag aufgeführt

Fehlende Aufwandspositionen:

•Betrag wird immer nach dem aktuellem Aufwand berechnet

Zuschlagspositionen(%):

•werden immer mit dem Planbetrag angezeigt

Auswertung im Hintergrund ausführen und als Task einplanen
Sie können diese Auswertung auch "Im Hintergrund ausführen". Wählen Sie statt "Vorschau" pdf, doc, docx bzw. odt (Voraussetzung Modul Dokumentengenerator) oder csv aus, dann können Sie den Button "Im Hintergrund ausführen" anklicken. ZEP fragt Sie, ob die Sie Ausführung sofort, täglich, wöchentlich oder monatlich ausführen möchten.
Sofort: Die Auswertung der z.T. sehr umfangreichen Daten läuft sofort im Hintergrund ab.
Täglich: Geben Sie die Uhrzeit, den Auswertungszeitraum und den Namen der Auswertung an.
Wöchentlich: Geben Sie den Wochentag bzw. die -tage, die Uhrzeit, den Auswertungszeitraum und den Namen der Auswertung an.
Monatlich: Geben Sie den Tag des Monats an, die Uhrzeit, den Auswertungszeitraum und den Namen der Auswertung an.
Mit Klick auf OK wird diese Auswertung als Task mit den eingestellten Parametern eingeplant und wird zum definierten Termin ausgeführt. Sie erhalten das Ergebnis dann einfach im gewünschten Format als E-Mail zugesandt.

Sie können alle Ihre eingeplanten Task unter Mein ZEP>Task einsehen und verwalten.

Diese Auswertung dient der Abgrenzung von Leistungen zu einem bestimmten Datum.
Entscheidend ist der Stichtag, den Sie als bis-Datum der Auswertung einstellen.
Die Auswertung zeigt Ihnen, bei welchen Kunden und Projekten im Auswertungszeitraum fakturierbare Projektzeiten gebucht wurden, die durch keine bis zum Stichtag abgerechnete Rechnung abgedeckt sind. Optional können Sie zusätzlich auch erfasste Belege bzw. Belege mit einem fakturierbaren Betrag berücksichtigen. (Nicht berücksichtigt werden Artikel-Rechnungspositionen.)
Hinweis:
Rechnungspositionen, die noch nicht abgerechnet sind (geplante und freigegebene) und Rechnungen mit einem späteren Rechnungsdatum werden in dieser Auswertung nicht beachtet. Deshalb ist das nicht die richtige Auswertung zum Prüfen, ob Abrechnungen vergessen wurden. Verwenden Sie für diesen Zweck stattdessen die Auswertung "fehlende Rechnungspositionen".

Anwendungsbeispiele für diese Auswertung:

Geschäfts-Jahresabschluss und Ermitteln der unfertigen Leistungen
Dafür wird die Auswertung nach Geschäftsjahresende aufgerufen, d.h. wenn alle Rechnungen des alten Jahres fertig sind und die Monate des alten Jahres abgeschlossen sind. Wenn nach Geschäftsjahresende weitere Rechnungen (mit Datum nach Geschäftsjahresende) abgerechnet werden, verfälscht das die Auswertung nicht, da die Auswertung das Rechnungsdatum der Rechnungen berücksichtigt. (Sie müssen also NICHT der Buchhaltung sagen: „macht bitte noch keine Rechnungen fürs neue Jahr, denn ich muss erst diese Auswertung für die unfertigen Leistungen machen“ sondern nur „sagt mir, wenn alle Rechnungen fürs alte Geschäftsjahr fertig sind, damit ich diese Auswertung machen kann.“)

Wenn Sie die Auswertung für einen zukünftigen Stichtag oder 'heute' aufrufen
Sie sehen, bei welchen Projekten wie viele interne Kosten aufgelaufen sind, die Sie noch nicht abgerechnet haben (egal ob Sie eine Rechnungsposition angelegt haben oder nicht – das ist ein wesentlicher Unterschied zur Auswertung „fehlende Rechnungspositionen“) und Sie können entscheiden, ob eine Abrechnung jetzt passieren sollte (z.B. weil Sie jetzt schon durch sehr viele Stunden in Vorleistung gegangen sind). Dafür klicken Sie auf das Projekt und kommen auf die Seite der Rechnungspositionen zu diesem Projekt. Hier sehen Sie, ob Sie noch fehlende Aufwandspositionen anlegen müssen, oder ob Sie für eine bereits geplante Rechnungsposition besser ein früheres Leistungszeitraum-Ende angeben sollten, damit Sie diese Rechnungsposition früher als bisher geplant abrechnen können.

Beispiel Pauschalprojekte
Mit der Auswertung „Unfertige Leistungen“ sehen Sie, ob bis zum Stichtag Stunden auf das Pauschalprojekt gebucht worden sind und können nun entscheiden, ob eine Abschlagszahlung fällig ist.

Wenn Sie die Festpreis-Rechnungsposition anlegen, achten Sie darauf, dass Sie den Leistungszeitraum so wählen, dass die gebuchten Zeiten mit ihrem jeweiligem Datum darin enthalten sind, denn: Eine gebuchte fakturierbare Projektzeit eines Pauschalprojekts gilt als abgerechnet, wenn es eine abgerechnete Festpreis-Rechnungsposition gibt, deren Leistungszeitraum das Datum der Projektzeit abdeckt und wenn das Rechnungsdatum maximal das "bis"-Datum ist.

Besonderheit Abschlagsrechnungen:

Abschlagsrechnungen sind in diesem Zusammenhang nur Zahlungsanforderungen. Erst die Schlussrechnung ist eine vollwertige Rechnung. In „Betrag abgerechnet“ wird ein Betrag nur dann eingerechnet, wenn auch die Schlussrechnung vor dem Stichtag war. Stunden und Belege gelten nur dann als abgerechnet, wenn auch die Schlussrechnung vor dem Stichtag war.

Erklärung der einzelnen Spalten:

•Spalte "Plan Entgelt gesamt":
Plan-Entgelt des Projekts (Plan Arbeitsentgelt, Plan Belege und km-Geld, Plan VMA/Anreisepausch).

•Spalte "Betrag abgerechnet bis ...":
Summe der Abrechnungsbeträge aller Rechnungspositionen des Projekts, die ein Abrechnungsdatum bis einschließlich "bis" haben. Es werden alle Rechnungspositionen egal welchen Typs dabei beachtet. Rechnungspositionen, die noch nicht abgerechnet sind (geplante und freigegebene) werden nicht beachtet.

•Spalte "Differenz":
Plan minus abgerechnet bis "bis".

•Spalte "nicht abgerechnete fakturierbare Stunden":
m Zeitraum "von - bis" gebuchte fakturierbare Stunden, die bis "bis" noch nicht abgerechnet wurden (diese Stunden sind also entweder noch gar nicht abgerechnet oder sie gehören zu einer Rechnung, deren Rechnungsdatum später als "bis" ist.). Bei "Zeiten in Pauschalvorgängen berücksichtigen" kreuzen Sie an, ob auch fakturierbare Stunden aus Pauschalprojekten/-vorgängen berücksichtigt werden sollen. Eine gebuchte fakturierbare Projektzeit eines Pauschalprojekts gilt als abgerechnet, wenn es eine abgerechnete Festpreis-Rechnungsposition gibt, deren Leistungszeitraum das Datum der Projektzeit abdeckt und wenn das Rechnungsdatum maximal das "bis"-Datum ist.

•Spalte "Interne Kosten dieser Stunden":
Die internen Kosten, die durch die Stunden in der Spalte "nicht abgerechnte fakturierbare Stunden" erzeugt werden. (Hinweis: Der interne Stundensatz für diese Berechnung wird beim Mitarbeiter im Untermenüpunkt "interner Stundensatz" definiert.)

•Spalte "Interne Kosten nicht abgerechneter Belege" (nur wenn Sie "Zusätzlich auch Belege berücksichtigen" angekreuzt haben):
enthält die Summe der internen Beträge der Belege, die bis zum Stichtag (das „bis“-Datum) noch nicht abgerechnet sind. Als abgerechnet gelten Belege, wenn sie direkt in einer abgerechneten Aufwands-Rechnungsposition enthalten sind oder wenn es eine abgerechnete Festpreis-Rechnungsposition gibt, deren Leistungszeitraum das Datum des Belegs abdeckt und deren Rechnungsdatum maximal das "bis"-Datum ist. Sie stellen selbst ein, ob alle Belegarten oder z.B. nur Fremdleistungen berücksichtigt werden sollen.
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nach Währung filtern

Wenn Sie ausschließlich die Projekte einer bestimmten Währung berücksichtigen möchten, geben Sie diese Währung hier an.

Alle Beträge in EUR umrechnen

Die Umrechnungskurse inkl. Gültigkeitsdatum erfassen Sie als Administrator unter Stammdaten>Wechselkurse.

In der Auswertung "Unfertige Leistungen" wird immer der Umrechnungskurs zum heutigen Datum genommen.

Wenn Sie "Alle Beträge in EUR umrechnen" nicht ankreuzen, werden die Beträge in der jeweiligen Projekt- oder Kundenwährung angezeigt.