Hier sehen Sie die Dokumentenablage für den ausgewählten Kunden.

Bestehende Dokumente, für die Sie eine Leseberechtigung haben, können Sie auf ihren PC herunterladen (download). Sofern Sie dazu berechtigt sind, können Sie auch neue Ordner anlegen und neue Dokumente oder neue Versionen von Dokumenten in passende Ordner ablegen (upload).

Sie können die Links über der Tabelle verwenden, um in dem markierten Ordner ein "Neues Dokument" oder einen "Neuer Unterordner" anzulegen oder um dort Berechtigungen "Leserechte setzen"  bzw. "Schreibrechte setzen" zu vergeben.

Neuen Unterordner anlegen (nur mit Schreibberechtigung)
Sie legen die Dokumente in Ordnern strukturiert ab. Um einen Ordner anzulegen, klicken Sie auf "Neuer Unterordner".

Ordner-Berechtigungen vergeben
Wenn Sie die Zugriffsrechte für einen Ordner vergeben möchten, können Sie dies über die Links "Leserechte setzen" bzw. "Schreibrechte setzten" oder Sie klicken mit der rechten Maustaste auf das Ordner-Symbol und wählen im Dialog die gewünschte Rechte.

Jedem Ordner der direkt unter der obersten Ebene liegt, können Lese- und Schreibberechtigungen zugewiesen werden. Diese Zugriffsrechte gelten dann auch für alle darunter liegenden Ordner. Der Lese- und Schreibzugriff kann wie folgt vergeben werden :

•Wenn es einen übergeordneten Ordner gibt: Wie beim übergeordneten Ordner definiert [Definition]

•Alle Mitarbeiter mit Zusatzrechten

•Spezielle Mitarbeiterliste.

Ordner ändern (nur mit Schreibberechtigung)
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Ordner-Symbol:

•Sie können ein "Neues Dokument" anlegen

•einen "Neuen Verweis" anlegen

•einen "Neuen Unterordner" anlegen

•den Ordner "Umbenennen"

•den Ordner "Löschen" (Nach Rückfrage wird der Ordner mit seinem gesamten Inhalt gelöscht, d.h. alle Unterordner und alle Dokumente mit allen Versionen.)

•"Lese- und Schreibrechte" setzen

•den Ordner "Kopieren", "Ausschneiden" bzw. "Einfügen"

Berechtigungen
Personen mit Administrator-Berechtigung haben unbeschränkten Zugriff auf alle Dokumente .

Leseberechtigung
Wenn ein Benutzer Lesezugriff auf einen Ordner hat, kann er alle Dokumente in diesem Ordner sehen und herunterladen.

Schreibberechtigung:
Hat ein Benutzer Schreibrechte auf einen Ordner, kann er außerdem

•in diesem Ordner neue Dokumente ablegen

•in diesem Ordner Versionen von Dokumenten ablegen oder ändern

•in diesem Ordner neue Unterordner anlegen

•den Ordner und seinen gesamten Inhalt nach Rückfrage löschen

Wenn Sie den Inhalt eines Ordner angezeigt haben möchten, klicken Sie in der Tabelle auf den Ordner. Rechts daneben werden dann enthaltene Unterordner und Dokumente angezeigt.

Dokument Menü
Klicken Sie auf die Bezeichnung des Dokuments bzw. auf das Dokumentensymbol, gelangen Sie in das Menü des Dokuments:

Hier werden die Daten aufgelistet:

•Bezeichnung

•Ablageort

•Ordner

•Dateiname

•Dateigröße in Byte

•Version

•Hochgeladen am

•Erstellt von

•Status

•Kategorien

•Schlagworte

Wenn Sie dieses Dokument herunterladen möchten, klicken Sie auf . Möchten Sie die Bezeichnung, Status, Kategorie, Schlagworte ändern, klicken Sie auf [ Bearbeiten ]

•Unter dem Menüpunkt Versionen, werden alle Versionen dieses Dokuments in einer Liste angezeigt.
Wenn Sie eine Neue Version erstellen möchten, klicken Sie auf den Link Neue Version.
Möchten Sie einen bestehenden Eintrag ändern, klicken Sie auf das Stiftsymbol.

•Wenn Sie das Dokument [in Bearbeitung] nehmen bzw. die [Bearbeitung beenden] möchten, wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten unter Aktionen aus (Dadurch sind andere Mitarbeiter darüber informiert, dass das Dokument gerade bearbeitet wird)

•Zum Löschen, klicken Sie auf Löschen rechts im Menü.