Geben Sie hier global an, ab wie viel Prozent der geplanten Stunden eine Mail an den bzw. die Projektleiter mit Budgetverantwortung  generiert werden soll. Sie können optional einstellen, ob nur fakturierbar gebuchte Stunden Berücksichtigt werden.

•Keine E-Mail:
Es wird keine E-Mail versendet.

•E-Mail versenden bei:
Hier können Sie bis zu drei prozentuale Werte eingeben (wird nur ein Wert eingetragen, wird nur eine E-Mail versendet). Sobald eine Zeiterfassung eine dieser Marken überschreitet, erhält der bzw. die Projektleiter von ZEP eine Benachrichtigung per E-Mail, dass für das entsprechende Projekt bzw. für den Vorgang (wenn Sie für Vorgänge Planzahlen hinterlegt haben) die IST-Stundenzahl den angegebenen Wert überschritten hat. Natürlich nur, wenn in der Mitarbeiterverwaltung eine E-Mail-Adresse für den Mitarbeiter angegeben ist. Wenn es keinen Projektleiter mit Budgetverantwortung geben sollte, wird diese E-Mail an den Abteilungsleiter (mit Modul Abteilungen) bzw. an den Administrator gesendet.

Sie können diese Werte projektspezifisch bei jedem beliebigen Projekt unter Daten & Plan überschreiben: in diesen Projekten gilt dann jeweils die projektspezifisch eingetragenen Werte.

Bitte beachten Sie:
Berücksichtigt werden je nach Einstellung alle Stunden oder nur fakturierbar gebuchte Stunden.
Voraussetzung für eine Warnung ist die Angabe von Plan-Stunden für das Projekt bzw. für den Vorgang.
Wenn kein Projektleiter mit Budgetverantwortung und mit E-Mail-Adresse ermittelt werden kann, werden alle Projektleiter ohne Budgetverantwortung informiert. Gibt es keine Projektleiter werden ggf. alle Abteilungsleiter der Abteilung des Projekts informiert, wenn diese auch nicht ermittelt werden können (oder wenn das Modul Abteilungen nicht lizenziert ist) werden alle Administratoren informiert.
Bei jeder Zeitbuchung wird geprüft, ob ein Prozentsatz der Planstunden auf Vorgangs- oder Projektebene erreicht wurde, d.h. es können bei jedem eingetragenen prozentualen Wert bis zu zwei E-Mails versendet werden:

1.Eine E-Mail bzgl. dem bebuchten Vorgang  bzw. einem seiner übergeordneten Vorgänge (je nachdem auf welcher Ebene Sie die Planzahlen eingetragen haben.

2.Eine E-Mail bzgl. dem Projekt.

Wenn Sie diese Option aktivieren, wird bei der Zeiterfassung der Vorgang-i-Punkt um die im Projekt bzw. den Vorgängen hinterlegten Planzahlen ergänzt.

Die auf der Hilfe-Seite angezeigte Tabelle der Vorgänge wird um folgende Spalten erweitert:

•"Plan“: die für den Vorgang angegebenen "Plan Stunden“

•"Ist“: alle auf diesen Vorgang bisher gebuchten Stunden

•"Plan-Ist“: Differenz dieser beiden Zahlen

•"Ist (fakturierbar)“: die auf diesen Vorgang bisher gebuchten fakturierbaren Stunden

•"Plan-Ist(fakturierbar)“: Differenz dieser beiden Zahlen

Wenn Sie diese Option aktivieren, wird bei der Zeiterfassung der Vorgang-i-Punkt um die auf das Projekt bzw. die Vorgänge erfassten Ist Stunden ergänzt.

Die auf der Hilfe-Seite angezeigte Tabelle der Vorgänge wird um folgende Spalten erweitert:

•"Ist“: alle auf diesen Vorgang bisher gebuchten Stunden

Wenn Sie diese Option aktivieren, werden die Mitarbeiter im i-Punkt der Vorgangsliste nicht mehr alle Vorgänge des Projekts sehen, sondern nur die Vorgänge denen sie als Mitarbeiter zugeordnet sind.

Wenn Sie diese Option aktivieren, werden die Mitarbeiter im i-Punkt der Vorgangsliste nicht mehr alle Vorgänge des Projekts sehen, sondern nur die Vorgänge, die einen buchbaren Status haben und deren Laufzeit innerhalb des Erfassungszeitraums liegt.

Unter Administration>Einstellungen>Projekt stellen Sie ein, ob die Bemerkungen der Vorgänge im i-Punkt der Vorgangsliste bei der Projektzeiterfassung angezeigt werden sollen.

Jeder Mitarbeiter hat bei der Projektzeiterfassung einen i-Punkt bei der Liste der Vorgänge. Wenn er diesen i-Punkt aufruft, sieht er eine Liste der Vorgänge des eingestellten Projekts.

Wenn diese Liste auch die Bemerkungen aller Vorgänge enthalten soll, aktivieren Sie die Einstellung "Bemerkungen der Vorgänge sichtbar".

Wenn Sie diese Option aktivieren, werden im i-Punkt der Vorgangsliste alle Vorgangsmitarbeiter und ihre in ZEP hinterlegten E-Mail-Adressen angezeigt.

Hier stellen Sie ein, ob die Bemerkung des ausgewählten Projekts im i-Punkt der Projektliste bei der Projektzeiterfassung angezeigt werden soll.

Hier stellen Sie ein, ob die Abrechnungsart des ausgewählten Projekts im i-Punkt der Projektliste bei der Projektzeiterfassung angezeigt werden soll.

Wenn Sie diese Option aktivieren, werden im i-Punkt der Projektliste alle Projektmitarbeiter mit ihrer Funktion im Projekt (Projektleiter) und ihre in ZEP hinterlegten E-Mail-Adressen angezeigt.

Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, können die Mitarbeiter mit der Rolle „User mit Zusatzrechten“ oder „Controller“ Projekte neu anlegen (das darf sonst nur der Administrator). Ein solcher Mitarbeiter hat den Menüpunkt Projekte>Verwaltung.

Projekte ohne Kundenzuordnung sind „Interne Projekte“.

Da Sie interne Projekte keinem Kunden abrechnen können, ist es sinnvoll, auf diese Projekte nur „nicht fakturierbare“ Zeiten zu buchen. Deshalb wird empfohlen, die Einstellung „Interne Projekte sind grundsätzlich nicht fakturierbar“ einzuschalten.

Wenn die Einstellung „Interne Projekte sind grundsätzlich nicht fakturierbar“ eingeschaltet („ja“) ist:

•Wenn Sie neue interne Projekte anlegen, wird die Voreinstellung Fakturierbarkeit auf „nicht fakturierbar, durch Mitarbeiter nicht änderbar“ gesetzt. Sie können diese Projekteinstellung auch nicht mehr ändern.

•Die Auswertungen Projektumsatz und Projektzeitnachweis werden für interne Projekte nicht angeboten, da sie auf fakturierbaren Zeiten beruhen, die es bei dieser Einstellung in internen Projekten normalerweise nicht gibt.

•Falls ein internes Projekt trotzdem noch fakturierbare Zeiten enthalten sollte (z.B. weil früher mal ein Kunde zugeordnet war), sehen Sie das in der Projektzeitauswertung, sowie in den Auswertungen Projektstand Plan, Projektstand Zeit, Projektstand Ertrag, sowie in den Gesamtstatus-Auswertungen. Bei Bedarf müssen Sie in der Projektzeitauswertung die betreffenden Zeiten auf „nicht fakturierbar“ umbuchen.

Eine Änderung der Einstellung „Interne Projekte sind grundsätzlich nicht fakturierbar“ wirkt sich nicht automatisch auf bereits existierende Projekte aus. Auch wenn Sie ein Kundenprojekt nachträglich zu einem internen Projekt machen, werden fakturierbar gebuchte Zeiten nicht automatisch zu nicht fakturierbaren Zeiten. Bei Bedarf müssen Sie in der Projektzeitauswertung die betreffenden Zeiten umbuchen.

Stellen Sie ein, mit welcher Bezeichnung Projekte in Tabellenspalten der Auswertungen angezeigt werden sollen:

•Kurzform

•Bezeichnung

•Kurzform (Bezeichnung)

Stellen Sie global ein, in welcher Form Projekte in externen Auswertungen angezeigt werden sollen:

•Kurzform

•Bezeichnung

•Kurzform (Bezeichnung)

Der Anzeigename der Vorgänge werden analog eingestellt:
Externer Anzeigenname für Vorgänge

Stellen Sie global ein, in welcher Form Vorgänge in externen Auswertungen angezeigt werden sollen: angezeigt werden sollen:

•Kurzform

•Bezeichnung

•Kurzform (Bezeichnung)

Stellen Sie ein, ob die Auswertung Projektzeitnachweis die Voreinstellung "mit Unterschriftenblock in der Druckversion" haben soll.

Stellen Sie ein, ob die jeweils zugeordnete Projektkategorie in den Projekttabellen angezeigt werden soll.

Wenn Sie hier angeben "Projektleiter Schlagworte ergänzen darf ("Ja"),  können die Projektleiter in einem Projekt auch eigene Schlagwörter anlegen und dem Projekt zuweisen.

Über Schlagworte können Sie Ihre Projekte klassifizieren und suchen.

Neue Schlagworte können Sie unter Administration>Stammdaten>Projekt>Schlagworte eingeben

In einem Projekt im Menüpunkt Projektmitarbeiter können Sie über den Link E-Mail an die Projektmitarbeiter senden eine E-Mail an alle Projektmitarbeiter senden.

Mit der Einstellung "Ja", wird die E-Mail in der Sprache des Projekts (wird eingestellt im Projekt unter Format>Abrechnungseinstellungen) versendet.

Mit der Einstellung "Nein", wird die E-Mail in der ZEP-Sprache (wird global eingestellt unter Administration>Einstellungen>Allgemein) versendet.

In einem Projekt im Menüpunkt Projektmitarbeiter können Sie über den Link E-Mail an die Projektmitarbeiter senden eine E-Mail an alle Projektmitarbeiter senden.

Mit der Einstellung "Ja", wird die E-Mail-Adresse des Versenders im An-Feld aufgeführt, alle anderen Empfänger werden im BCC-Feld aufgeführt.

Mit der Einstellung "Nein", werden alle Empfänger der E-Mail im An-Feld aufgeführt.

Projekt-Nr Präfix
Der eingegebene Text erscheint als Präfix in der Projektnummer.
Folgende Platzhalter können eingesetzt werden:

•%YYYY% - Jahr des aktuellen Datums

•%YY% - Die letzten beiden Jahresziffern des aktuellen Datums

•%MM% - Monat des aktuellen Datums

•%DD% - Tag des aktuellen Datums

Projekt-Nr Länge
Dies ist die Länge der Nummer, die zwischen Präfix und Suffix eingefügt wird. Die Nummer wird ggf. mit führenden Nullen aufgefüllt.

Projekt-Nr Suffix
Der eingegebene Text erscheint als Suffix in der Kundennummer.

Folgende Platzhalter können eingesetzt werden:

•%YYYY% - Jahr des aktuellen Datums

•%YY% - Die letzten beiden Jahresziffern des aktuellen Datums

•%MM% - Monat des aktuellen Datums

•%DD% - Tag des aktuellen Datums

Wenn Sie hier "Ja" einstellen, können Sie zusätzlich angeben:

Plan Stunden anzeigen

Planbeträge anzeigen

Ist Stunden anzeigen
Bitte beachten Sie, wenn Sie dies so einstellen, haben alle Mitarbeiter in ZEP den Reiter Projekte, allerdings werden nur die jeweils zugeordneten Projekte angezeigt und im ausgewählten Projekt nur der Projektplan.