Administration > Einstellungen

In den Projektzeitauswertungen wird immer links oben die Anzahl der Gesamtstunden im Auswertungszeitraum angezeigt. Jetzt können Sie sich diese Gesamtstunden zusätzlich in Personentagen (PT) anzeigen lassen.
Unter Administration>Einstellungen>Mitarbeiter geben Sie daür die Stundenzahl an, die einem Personentag entspricht, z.B. 8 Stunden.

Mitarbeiter-Zugangsdaten per E-Mail zusenden

Zur Auswahl stehen folgende Optionen:

•Nie Informieren

•Optional wählen: Beim Anlegen eines Benutzers bzw. beim Zurücksetzen des Kennworts kann dies immer gewählt werden

•Automatisch senden: Beim Speichern der Benutzerdaten wird die Mail automatisch versendet

Anzeigename für Mitarbeiter in Tabellenspalten von Kunden-Auswertungen

Hier können Sie angeben, wie der Name eines Mitarbeiters in Auswertungen für Kunden angezeigt werden soll. Sie haben die Wahl zwischen

•Benutzername

•Nachname, Vorname

•Benutzername (Vorname Nachname)

•Kurzzeichen des Mitarbeiters.

Auswertungen für die Kunden sind Mitarbeiter>Auswertungen>Zeitnachweise, Projekte>Auswertungen>Projektumsatz/Kundenumsatz und Projektzeitnachweis.

Anzeigename für Mitarbeiter in Tabellenspalten von internen Auswertungen

Hier können Sie angeben, wie der Name eines Mitarbeiters in internen Auswertungen angezeigt werden soll. Sie haben die Wahl zwischen

•Benutzername

•Nachname, Vorname

•Benutzername (Vorname Nachname)

•Kurzzeichen des Mitarbeiters

Interne Auswertungen sind z.B. Projekte>Auswertungen>Projektstand, bzw. Gesamtstatus.

Voreinstellung Arbeitstage und Regelarbeitszeit (Stunden pro Tag) für neue Mitarbeiter

Hier geben Sie an, welche Tage Arbeitstage sind und für jeden Arbeitstag die Regelarbeitszeit in Stunden an. Diese Voreinstellung wird automatisch für neu angelegte Mitarbeiter übernommen. Natürlich können Sie diese Voreinstellung beim Mitarbeiter überschreiben.

Mit dem Gehalt abgegoltenen Überstunden pro Monat

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter haben, deren Arbeitsvertrag eine Regelung zu mit dem Gehalt abgegoltenen Überstunden enthält und Sie die Einstellung unter Administzration>Einstellungen>Überstd., Fehlzeiten, Urlaub die Einstellung inklusiv-Überstunden vom monatlichen Stundensaldo abziehen aktiviert haben können Sie hier einen Wert und eine Berechnungsart für die mit dem Gehalt abgegoltenen Überstunden pro Monat angeben. Diese Werte werden dann für einen euen Mitarbeiter automatisch übernommen.

Im Menüpunkt Regelarbeitszeit eines ausgewählten Mitarbeiters können Sie die Voreinstellung individuell anpassen.

Projektzeitauswertung Gesamtsumme: Personentage (PT) entsprechen

In den Projektzeitauswertungen wird immer links oben die Anzahl der Gesamtstunden im Auswertungszeitraum angezeigt. Zusätzlich werden die Gesamtstunden in Personentagen (PT) angezeigt.
Hier geben Sie daür die Stundenzahl an, die einem Personentag entspricht, z.B. 8 Stunden.

PT Darstellung mit bis zu x signifikanten Nachkommastellen
Geben Sie einen Wert zwischen 0 und 10 an.

Voreinstellung Urlaubsanspruch pro Jahr für neue Mitarbeiter

Tragen Sie bitte einen Wert für den Urlaubsanspruch pro Jahr ein. Die hier vorgenommene Einstellung wird in der Mitarbeiterverwaltung als Default-Wert voreingestellt und kann für den einzelnen Mitarbeiter überschrieben werden.

Voreinstellung Pausenregelung für neue Mitarbeiter

Sie können hier angeben, welche Pausenregelung als Voreinstellung für neue Mitarbeiter verwendet werden soll. Diese Einstellung wird in der Mitarbeiterverwaltung als Default-Wert voreingestellt und kann für den einzelnen Mitarbeiter überschrieben werden.

Vor Ablauf eines Beschäftigungszeitraums benachrichtigen

Hier können Sie angeben, ob und wer vor Ende eines Beschäftigungszeitraums eines Mitarbeiters per E-Mail benachrichtigt wird. Wenn Sie eine dieser Optionen gewählt haben, wird automatisch ein (System-)Task unter Administration>System>Scheduler "Beschäftigungszeiträume" eingeplant, der täglich ausgeführt wird.
Für die Benachrichtigungs-Mails gibt es in den Stammdaten die Mailvorlage: „Benachrichtigung vor Beschäftigungsende“.

Jeder Mitarbeiter kann angeben, bis zu welchem Datum er seine Projektzeiten (ggf. Belege, Fehlzeiten) fertig erfasst hat und somit freigibt.

Hier stellen Sie ein, ob die ZEP-Benutzer ihre erfassten Daten (Projektzeiten, ggf. Belege, ggf. Fehlzeiten) freigeben können.
D.h. jeder Mitarbeiter kann angeben, dass alle Projektzeiten (ggf. Belege und Fehlzeiten) korrekt und vollständig erfasst sind.

In der Projektzeittabelle unter Mein ZEP>Projektzeiten ist in der Zeile mit der KW-Angabe das Symbol mit dem zuletzt eingegebenen "Freigegeben bis Datum" zu finden.

Wenn Mitarbeiter ihre Projektzeiten freigeben prüft ZEP, ob es in dem Zeitraum Tage gibt, an denen weniger als die Hälfte der Sollzeit gebucht wurde. ZEP fragt, ob trotzdem freigegeben werden soll.
Welcher Zeitraum wird geprüft? - Seit dem vorherigen Freigabedatum, aber maximal seit dem letzten Monatsabschluss aber maximal ein Jahr.
Welche Meldung kommt? - Wenn in diesem Zeitraum mehr als 10 Tage unterbucht sind, kommt die Anzahl Tage, bei bis zu 10 Tagen kommt eine Liste der Daten.

Anschließend können Mitarbeiter ihre Projektzeiten, Belege, Fehlzeiten für die Zeit bis einschl. dem Freigabedatum nicht mehr bearbeiten.
In der Administration sind weiterhin alle Änderungen möglich. Ein Projektleiter kann weiterhin Projektzeiten und Belege innerhalb seiner Projekte umbuchen.
Wenn ein Mitarbeiter ein Freigabedatum eingetragen hat, kann er dieses nicht mehr rückgängig machen!

Wenn das Freigabedatum doch geändert werden muss, kann ein ZEP-Administrator im Untermenüpunkt Daten des Mitarbeiters das Freigabedatum jederzeit korrigieren.

Zusätzlich können Sie angeben angeben, ob und an wen eine Benachrichtigung gesendet werden soll:

Wenn ein Mitarbeiter die Freigabe seiner Projektzeiten, Belege, Fehlzeiten erteilt hat, Benachrichtigung senden

optional an Administratoren, Projektleiter, Abteilungsleiter, Abteilungsleiter übergeordneter Abteilungen und zusätzliche Empfänger.

Wo wird dieses Freigabedatum angezeigt:
Ein Projektleiter sieht in seinem Projekt unter Projektmitarbeiter in der Tabelle jeweils ein Symbol für das Freigabedatum. Dieses Symbol ist blau, wenn die Freigabe später als Beginn des Auswertungszeitraums ist (also z.B. wenn Projektmitarbeiterzuordnung für den Oktober angezeigt wird, dann sind die Symbole blau wenn die Freigabe 1. Oktober oder später ist), sonst grau. Per mouseover ist das genaue Freigabedatum zu sehen.

Ein Administrator kann dieses Freigabedatum unter Mitarbeiter>Verwaltung sehen und unter Mitarbeiter>Verwaltung>Mitarbeiter>Daten sehen und ändern. Wenn Sie zusätzlich das Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub einsetzen, sehen Sie unter Administration>Monatsabschluss das grau-blaue Freigabe-Symbol neben dem grau-gelben Sperre-Symbol.

Ein Abteilungsleiter (nur mit Modul Abteilungen) sieht bzw. bearbeitet das Freigabedatum unter Abteilungen>Mitarbeiter. Wird zusätzlich das Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub genutzt, kann der Abteilungsleiter unter Abteilung>Mitarbeitersperren die Freigabedaten (grau-blaues Freigabe-Symbol neben dem grau-gelben Sperre-Symbol) der Mitarbeiter sehen.

Freigabedatum statt Schloss in der Mitarbeiterverwaltung anzeigen

Geben Sie an, ob in der Tabelle der Mitarbeiter unter Mitarbeiter>Verwaltung statt dem "Freigabe-Schloss" eine Spalte "freigegeben bis"mit dem entsprechenden Datum angezeigt wird.

Geben Sie optional an, ob der Mitarbeiter benachrichtigt werden soll, wenn er für einen Monat gesperrt oder entsperrt wird.

'mit Unterschriftenblock in der Druckversion' im Zeitnachweis Detail und im Mitarbeiter-Projektzeitnachweis vorbelegen

Wenn Sie möchten, das in den Auswertungen zum Mitarbeiter>Zeitnachweis Detail in der Druckversion ein Unterschriftenblock eingeblendet werden soll, können Sie diese Option hier bereits voreinstellen.

'mit Unterschriftenblock in der Druckversion' in der Kostenabrechnung vorbelegen

Wenn Sie möchten, das in den Auswertungen zum Mitarbeiter>Kostenabrechnung in der Druckversion ein Unterschriftenblock eingeblendet werden soll, können Sie diese Option hier bereits voreinstellen.