Im Untermenüpunkt Daten einer Abteilung sehen Sie die Daten, die Sie beim Anlegen der Abteilung angegeben haben.

•Eine Abteilung wird mit seiner Kurzform eindeutig identifiziert. Die Kurzform kann eine beliebige Kombination aus Buchstaben und Ziffern sein.

•Im Feld Bezeichnung kann eine ausführlichere Abteilungsbezeichnung eingetragen werden.

•Hinweis: In den Auswahllisten, z.B. bei den Auswertungen, werden Sie immer die vollständige Kurzform der Abteilung sehen, aber meist nicht die vollständige Bezeichnung.

•Übergeordnete Abteilung: Sie können in ZEP beliebige Abteilungshierarchien aufbauen. Wählen Sie hier die Abteilung aus, die der Abteilung übergeordnet sein soll.

•Zu jeder Abteilung können Sie noch eine allgemeine Bemerkung angeben.

Wenn Sie eine Abteilung zum Ändern aufrufen, können Sie angeben, dass diese Abteilung inaktiv sein soll.

So lange noch Kunden, Mitarbeiter oder Projekte zu der Abteilung gehören, kann eine Abteilung nicht gelöscht werden. Mit der Option „inaktiv“ bleibt die Abteilung im System vorhanden, jedoch wird die Abteilung nicht mehr in den Auflistungen der Abteilungen aufgelistet. Dies ist z.B. dann sinnvoll, wenn eine Abteilung aufgelöst wird. Um die inaktiven Abteilungen wieder anzuzeigen, aktivieren Sie in den Suchkriterien der Abteilungsverwaltung die  Option „auch inaktive Abteilungen anzeigen“.

Aktuelle Mitarbeiter, Projekte und Kunden sollten anderen Abteilungen zugeteilt werden, ehemalige Mitarbeiter und Projekte können in der inaktiven Abteilung verbleiben.

Währungen und Umrechnungskurse erfassen Sie unter Administration>Stammdaten>Wechselkurse. Dort legen Sie auch die Basiswährung für Ihr Unternehmen fest.

Im Allgemeinen gilt die Basiswährung auch für alle Abteilungen.

Falls Sie Abteilungen in unterschiedlichen Ländern haben, können Sie hier auch für jede Abteilung eine eigene Währung angeben. Das ist dann die Währung für die internen Kosten der Abteilung, d.h.

•Für Mitarbeiter der Abteilung werden die internen Stundensätze in der Abteilungswährung angegeben.

•Die Auswertung Kostenabrechnung wird vorzugsweise in der jeweiligen Abteilungswährung des Mitarbeiters erstellt. Gleiches gilt für die Auszahlungsdokumentation und die Auswertung Auszahlungen.

•Die Auswertung Abteilung>Kosten wird in der Abteilungswährung erstellt

•Bei allen Auswertungen, in denen die internen Stundensätze eine Rolle spielen, werden diese in der jeweiligen Abteilungswährung des Mitarbeiters berücksichtigt und ggf. in die Auswertungswährung umgerechnet. Der aktuelle Kurs wird von der Webseite Fixer.io gezogen.

Vorsicht: Wenn Sie die Währung der Abteilung ändern oder wenn Sie die Abteilungszugehörigkeit eines Mitarbeiters ändern, werden die internen Stundensätze der Mitarbeiter nicht automatisch in die andere Währung umgerechnet!

Abgrenzung zu externen Kosten: Kunden und Projekte, die der Abteilung zugeordnet sind, haben jeweils eine eigene Währung für die jeweiligen Preislisten, die unabhängig von der Abteilungswährung ist. Projektbezogene Auswertungen werden i.A. in der jeweiligen Projektwährung erstellt.

Hier sehen Sie für die entsprechende Abteilung, wer alles den Urlaubsantrag der Mitarbeiter dieser Abteilung per E-Mail empfängt. Über [Bearbeiten] können Sie diese Liste anpassen:

Sie können die Voreinstellungen übernehmen oder ändern und können zusätzlich beliebig weitere Empfänger eintragen, getrennt durch Leerzeichen, Komma oder Semikolon.

Bitte beachten Sie:
Wenn Sie angegeben haben "Ein Abteilungsleiter darf seine eigenen Fehlzeiten genehmigen: Nein", erhält der Abteilungsleiter keine E-Mail zur Genehmigung seines Antrags. D.h. es kann u.U. möglich sein, dass es keinen Empfänger (aus der Liste) gibt, der entsprechend der Angaben benachrichtigt werden kann. In diesem Fall gilt folgendes Verfahren: der Fehlzeitenantrag wird an Abteilungsleiter übergeordneten Abteilungen, Administratoren bzw. an zusätzliche Empfänger gesendet.

Über den Link Mitarbeiter als Abteilungsleiter zuordnen können Sie im folgenden Popup Abteilungsleiter für diese Abteilung auswählen und zuordnen.

•Aktivieren Sie hierfür die Checkbox neben dem entsprechenden Benutzernamen. Mit der Checkbox in der Tabellen-Überschriftszeile können Sie alle Checkboxen auf einmal aktivieren.

•Diese Tabelle zeigt alle Abteilungsleiter, die der Abteilung direkt als Abteilungsleiter zugeordnet wurden. Mit einem Klick auf können Sie einen Abteilungsleiter entfernen.

•In dieser Tabelle werden die Abteilungsleiter angezeigt, die Abteilungsleiterrechte für die gewählte Abteilung haben, weil sie einer übergeordneten Abteilung als Abteilungsleiter zugeordnet sind. Diese implizite Zuordnung kann nicht gelöscht werden.

Im Untermenüpunkt Mitarbeiter können Sie sehen welche Mitarbeiter dieser Abteilung zugeordnet sind. Mit einer entsprechenden Berechtigung können Abteilungsleiter über den Link Neuer Mitarbeiter  selbst neue Mitarbeiter für ihre Abteilung anlegen. Ein Abteilungsleiter, der selber die Berechtigung "User" hat, kann als Berechtigung für die Mitarbeiter seiner Abteilung lediglich "User" vergeben. Ein Abteilungsleiter mit der Berechtigung "User mit Zusatzrechten",  kann als Berechtigung für die Mitarbeiter seiner Abteilung "User" und "User mit Zusatzrechten" vergeben.

Angezeigt wird die Liste aller bezüglich ihrem Eintritts- und Austrittsdatum aktuellen Mitarbeiter.

Wenn Sie bereits so viele aktuelle Mitarbeiter angelegt haben, wie Ihnen Ihre ZEP-Lizenz maximal erlaubt, haben Sie den Link "Neuer Mitarbeiter" nicht mehr.

Vorsicht bei Anlegen von Mitarbeitern mit Eintrittsdatum in der Zukunft. Wenn dadurch zu einem späteren Zeitpunkt mehr als die lizenzierte Anzahl Mitarbeiter "aktuell" sein werden, wird ZEP das erkennen und wegen Verstoß gegen die Lizenzbedingungen den Zugriff verweigern.

Sie können die Mitarbeiterliste ist nach dem Benutzernamen sortiert. Durch Klicken auf die Spaltenüberschrift wird in der jeweils umgekehrten Reihenfolge sortiert.

Zahlen und die meisten Sonderzeichen sind vor dem A einsortiert.

Deutsche Umlaute sind nach dem Z einsortiert!

Im Untermenüpunkt Projekte werden alle Projekte dieser Abteilung in einer Tabelle aufgelistet. Über den Link Neues Projekt anlegen können Sie jederzeit von dieser Stelle aus neue Projekt der Abteilung anlegen. Mit einem Klick auf die Kurzform des Projekts, können Sie zum entsprechenden Projekt springen.

Im Untermenüpunkt Kunden werden alle Kunden dieser Abteilung in einer Tabelle aufgelistet. Über den Link Neuen Kunden anlegen können Sie jederzeit von dieser Stelle aus neue Kunden der Abteilung anlegen.Mit einem Klick auf die Kundennummer, können Sie zum entsprechenden Kunden springen.

nur mit Modul Angebote

Für den ausgewählten Monat werden alle Mitarbeiter der Abteilung inkl. der Unterabteilung(en) mit ihren gearbeiteten Stunden pro Tag in einer Tabelle angezeigt. Sie können nach Mitarbeiterkategorie filtern. Samstage, Sonn- und Feiertage sind jeweils grau unterlegt, Sonntage und Feiertage (sowie ggf. auch andere Tage, an denen der Mitarbeiter die Regelarbeitszeit 0 hat) sind zusätzlich durch die rote Schrift gekennzeichnet. In dieser Übersicht erkennen Sie, ob alle Mitarbeiter "gezept" haben oder ob jemand vergessen hat, seine Zeiten zu buchen. Wenn Sie auf einen Tag klicken, werden Ihnen zusätzlich in einem kleinen Fenster alle Projektzeiten dieses Tages angezeigt.

Anzeige Details Arbeitszeit
Tage, an denen mehr als 10 Stunden Arbeitszeit gebucht wurden, sind gelb markiert.
Tage, an denen die Regelarbeitszeit um mehr als 50% unterschritten ist und keine definierten Fehlgründe (Urlaub, Freizeitausgleich) vorliegen, sind durch rote Hintergrundfarbe markiert.
Rote Tage sind ein Hinweis darauf, dass der Monat noch nicht vollständig erfasst ist und eine Mitarbeitersperre deshalb noch nicht ratsam ist. Sie können aber auch entscheiden, den Mitarbeiter trotzdem zu sperren.
Wenn Sie auf einen Tag klicken, werden Ihnen zusätzlich in einem Popup-Fenster alle Projektzeiten des entsprechenden Mitarbeiters an diesem Tages angezeigt. Wenn Sie in dem Popup-Fenster auf den Mitarbeiternamen klicken, gelangen Sie direkt in die Projektzeiterfassung dieses Mitarbeiters und können hier ggf. Korrekturen vornehmen.

Anzeige Details fakt./nicht fakt. Verteilung
Je Mitarbeiter und Tag werden die fakturierbar gebuchten Zeiten grün, die nicht fakturierbaren Zeiten werden blau dargestellt. Wenn Sie auf einen Tag klicken, werden Ihnen zusätzlich in einem kleinen Fenster alle Projektzeiten dieses Tages angezeigt.
Wenn Sie auf einen Tag klicken, werden Ihnen zusätzlich in einem Popup-Fenster alle Projektzeiten des entsprechenden Mitarbeiters an diesem Tages angezeigt. Wenn Sie in dem Popup-Fenster auf den Mitarbeiternamen klicken, gelangen Sie direkt in die Projektzeiterfassung dieses Mitarbeiters und können hier ggf. Korrekturen vornehmen.

Mitarbeiter sperren
Als Abteilungsleiter können Sie die Mitarbeiter ihrer Abteilung inkl. der Unterabteilung(en) für den eingestellten Monat sperren. Sie können optional alle Mitarbeiter sperren (klicken Sie auf die Schaltfläche "Alle sperren") oder einzelne Mitarbeiter für den eingestellten Monat sperren. Klicken Sie dazu  hinter den Namen der entsprechenden Mitarbeiter auf auf das (erste) "Sperr-Symbol" und bestätigen den folgenden Dialog mit "Ja". Die Auswirkungen einer Mitarbeitersperre sind analog zum Monatsabschluss: für den entsprechenden Mitarbeiter können keine Änderungen vorgenommen werden, auch nicht vom Administrator (Projektzeiten, Belege, Fehlzeiten in dem Monat erfassen, ändern bzw. löschen.)  Einen gesperrten Mitarbeiter erkennen Sie an dem "geschlossenem Schloss"-Symbol (). Wenn Sie eine Mitarbeitersperre wieder aufheben möchten, klicken Sie erneut auf das Symbol und bestätigen die nachfolgenden Dialog mit "Ja". Wenn Sie alle Mitarbeiter der Abteilung entsperren möchten, klicken Sie auf die angezeigte Schaltfläche.