Das Briefpapier bildet die Basis für die Rechnungen, die Sie mit dem Dokumentengenerator in einem der Formate pdf, Word oder OpenOffice erstellen.
Standardbriefpapier
Wenn Sie kein eigenes Briefpapier hinterlegen, wird immer das Standardbriefpapier verwendet. Das sehen Sie auch an der Anzeige Briefpapier Standard deutsch wird verwendet. Das Standardbriefpapier enthält lediglich eine Fußzeile mit Ihrem Firmennamen und der Seitennummer. Falls Sie für Ihre Rechnungen immer vorgedrucktes Briefpapier in den Drucker einlegen, ist das Standardbriefpapiervermutlich ausreichend.
Wozu eigenes Briefpapier
Soll ZEP Ihre Rechnungen (in pdf, Word oder OpenOffice) komplett inkl. Briefpapier erstellen, also z.B. mit Ihrem Logo und weiteren Angaben in Kopfzeile und Fußzeile? Dann müssen Sie ihr eigenes Briefpapier erstellen und in ZEP hochladen.
Wie erstelle ich ein Briefpapier
Ihr Briefpapier muss ein OpenOffice-Dokument sein und bestimmte Voraussetzungen erfüllen.
Sie benötigen das kostenfreie Textverarbeitungsprogramm OpenOffice Writer.
Wenn Sie in Ihrem ZEP auf die Hilfe oben rechts (neben dem Abmelden) klicken, finden Sie links im Menü Installationspakete > OpenOffice. Hier können Sie sich eine passende Version des OpenOffice Writer downloaden und auf Ihrem PC installieren. (Falls Sie eine andere, aktuellere Version von OpenOffice verwenden, achten Sie bitte darauf, dass Sie das Briefpapier im Format .odt speichern und keine Funktionen verwenden, die erst in der aktuellen OpenOffice-Version unterstützt werden.)
Nehmen Sie eine unserer Briefpapier-Beispiele als Ausgangsbasis für Ihr Briefpapier.
Meist ist gewünscht, dass die erste Seite des Briefpapiers anders sein soll als die Folgeseiten (z.B. Ihre Kontakt-Daten nur in den Kopfzeilen der ersten Seite). In diesem Fall nehmen Sie das Beispiel Briefpapier_Zweiseitig….odt..
Speichern Sie die Beispieldatei auf Ihrem PC unter einem eigenen Namen, tauschen Sie das Logo gegen Ihr eigenes Logo aus, tragen Sie die weiteren Daten ein und speichern Sie das Dokument. Wichtig: Dateiendung .odt. Achten Sie darauf, dass beim Speichern der Cursor sich an der richtigen Stelle befindet (also am Ende des Dokuments und nicht etwa in der Kopf- oder Fußzeile. Siehe auch Abschnitt Was soll / darf im Briefpapier stehen.
Laden Sie jetzt ihr Briefpapier hoch: In der Tabelle Briefpapier in der Zeile Briefpapier deutsch auf den Bleistift klicken; im Popup-Formular Ihre neu erstellte Datei angeben und Speichern klicken.
Was soll / darf im Briefpapier stehen: mit OpenOffice bearbeiten
Das Briefpapier kann ausschließlich das „außenrum“ Ihrer Rechnung enthalten. Der Inhalt der Rechnung, beginnend ab der Empfänger-Adresse und bis zu den Details der Rechnungspositionen wird von ZEP später eingefügt. Siehe auch Rechnungsaufbau.
Trotzdem haben Sie die Möglichkeit, im Briefpapier Dokumentvariablen zu platzieren, die erst beim Erstellen der Rechnung durch einen Wert ersetzt werden.
Dokumentvariablen im OpenOffice Briefpapier
Beispiel: Die Rechnungsnummer ist normaler Bestandteil des Rechnungsinhalts. Sie möchten jedoch, dass die Rechnungsnummer zusätzlich auch in der Fußzeile jeder Rechnung erscheint. In ihrem Briefpapier gehen Sie in an die passende Stelle in der Fußzeile und fügen das Benutzerfeld rechnungsnummer ein. (Einfügen > Feldbefehl > Andere… Variablen>Feldtyp Benutzerfeld, Name rechnungsnummer). Bitte beachten Sie: Variablen müssen immer als "Text" formatiert sein.
Folgende Dokumentvariablen sind möglich:
rechnungsnummer
rechnungsdatum
kundenummer
rechnung_titel – d.h. Rechnung, Gutschrift, Zahlungsanforderung, Teilschlussrechnung, Schlussrechnung (jeweils ohne Nummer)
projektkurzform - des ersten Projekts der Rechnung
projektbezeichnung - des ersten Projekts der Rechnung
bankverbindung – die bei der Rechnung angegebene Bankverbindung, falls diese unterschiedlich je Abteilung / Währung / Sprache sein kann (Daten von aus dem Feld: "Kompletter Text für Dokumentvariable im Briefpapier").
bankname
iban
bic
meineFirma_name
meineFirma_adresszeile1
meineFirma_adresszeile2
meineFirma_plz
meineFirma_ort
meineFirma_ustid
meineFirma_steuernr
Absatzvorlagen im OpenOffice Briefpapier
In den Absatzvorlagen können schriftbezogene Einstellungen vorgenommen werden. Unter anderem beinhaltet dies die Schriftart und -größe, sowie Einzüge und Abstände.
Verwendete Absatzvorlagen in ZEP:
Überschrift 1: Rechnungsnummer und Rechnungsanhang-Überschriften
Überschrift 2: Tabellenüberschriften
Tabellen Inhalt: Inhalt aller Tabellen (Beinhaltet auch die Projektdaten und Kunden-/Projektzusatzfelder)
Tabellen Überschrift: Erste Zeile der Rechnungspositionen-Tabelle
Textkörper: Restlicher Text
Seitenvorlagen im OpenOffice Briefpapier
In der Seitenvorlage können unter anderem die Kopf- und Fußzeilen, sowie die Seitenränder definiert werden. Um die Eigenschaften der verwendeten Seitenvorlage anzuzeigen, öffnen Sie das Fenster Formatvorlagen (F11) und klicken Sie auf den Knopf Seitenvorlagen.
Wenn sich das Format der ersten Seite von den restlichen Seiten unterscheiden soll, definieren Sie die Seitenvorlagen Erste Seite und Standard. Wichtig ist in diesem Fall, dass beim Speichern die Seitenvorlage Erste Seite aktiv ist und der Cursor sich an der richtigen Stelle befindet.
Briefpapier in unterschiedlichen Sprachen
ZEP erstellt eine Rechnung in der Sprache des Projekts der ersten Rechnungsposition. In Projekt > Abrechnungseinstellungen > Format können Sie dafür neben deutsch auch englisch oder französisch angeben.
Wenn Sie kein spezielles englisches oder französisches Briefpapier hinterlegen, werden englische oder französische Rechnungen problemlos auf dem deutschen Briefpapier erstellt.
Es könnte jedoch sein, dass Sie ein spezielles englisches oder französisches Briefpapier wünschen, um die passenden Begriffe zu benutzen, z.B. „Kontonummer“ anstatt „bank account“. Erstellen Sie jeweils eine eigene .odt-Datei und laden Sie diese bei Briefpapier englisch bzw. Briefpapier französisch hoch.
Unterschiedliches Briefpapier für Abteilungen
In der Abteilungsverwaltung können Sie bei Bedarf für Ihre Abteilungen unterschiedliches Briefpapier hinterlegen. Gehen Sie dazu in die Abteilungsverwaltung in eine Abteilung und dort zum Menüpunkt Faktura > Briefpapier.
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