Hier sieht der Projektleiter alle Arbeitspakete in seinem Projekt und kann Arbeitspakete anlegen bzw. ändern. Er kann die Arbeitspaket-Auslastung der Projektmitarbeiter aus Projektsicht auswerten. Es ist möglich, den Umfang, in dem ein Mitarbeiter einem Projekt zur Verfügung steht, in einem Arbeitspaket auf Projektebene zu definieren. Diese grobe Planung können Sie dann weiter in Arbeitspaketen auf Vorgangsebene (ggf. Ticketebene) konkretisieren. Bitte beachten Sie: auf ein Projekt-Arbeitspaket kann keine Zeit direkt erfasst werden, ein Mitarbeiter hat unter Mein ZEP>Arbeitspakete keine Projekt-Arbeitspakete zur Auswahl. Die Ist-Stunden auf diesen Arbeitspaketen ist die Summe aller erfassten Zeiten auf alle Vorgänge dieses Projekts. Für ein Projekt-Arbeitspaket kann kein Restaufwand eingetragen werden und es kann nicht auf "fertig" gesetzt werden.

Beim Aufruf dieser Seite ist automatisch ein Zeitraum eingestellt, alle Mitarbeiter und die eskalierten, unkritischen und kritischen Arbeitspakete sind ausgewählt. Unter der Tabelle der Arbeitspakete wird entsprechend die Projektauslastung sowie die Gesamtauslastung der Mitarbeiter in einer Grafik dargestellt.

Berechnung der Auslastung: werden die Arbeitspakete im Projekt konkretisiert (bspw. durch Arbeitspakete auf Vorgangsebene) so wird das bei der Auslastung berücksichtigt, d.h. je Ebene: Auslastung = Max(Auslastung, Summe(Auslastungen der Unter-Objekte)).

Ein Projektleiter kann den Zeitraum beliebig einstellen, Mitarbeiter und den Stand der Arbeitspakete auswählen. Entsprechend der eingestellten Parameter werden die Arbeitspakete angezeigt und die Projekt- und Gesamtauslastung dargestellt. Diese Auswertung kann als Excel oder CSV exportiert werden.

Informationen zu Arbeitspaketen erhalten Sie, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf das Arbeitspaket fahren: ein Flyover listet alle relevanten Daten aus der Planung (des Plan-Objekts) und die aktuellen Ist-Werte, sowie den Arbeitspaket Plan und Ist Stunden, den Restaufwand, Zeitraum und Stand auf. Zusätzlich wird dieses Arbeitspaket auch als dunkelbrauner Abschnitt in den jeweiligen braunen Balken in der Projekt- und Gesamtauslastung dargestellt.

Wenn Sie das Arbeitspaket anklicken öffnet sich ein Menü in dem Sie verschiedene Aktionen aufrufen können:

Arbeitspakete auf Projektebene:

•Arbeitspaket bearbeiten

•Arbeitspaket kopieren

•Arbeitspaket löschen

•in das Menü Daten des Projekts wechseln

Arbeitspakete auf Vorgangsebene:

•den Restaufwand in Stunden aus aktueller Sicht eintragen bzw. Restaufwand „0“ bzw. "fertig" angeben, um zu signalisieren: das Arbeitspaket ist fertig. Alle bisherigen Einträge zum Restaufwand können Sie sich in der Änderungshistorie anzeigen lassen: jeder Eintrag wird in einer Tabelle mit Datum, Plan Stunden, aktuellen Ist Stunden, Restaufwand Stunden und dem Mitarbeiter (der den Eintrag vorgenommen hat) angezeigt.

•Das Arbeitspaket auf fertig setzen (ggf. Ticket/Teilaufgabe)

•Neues Arbeitspaket aus Restaufwand erstellen und einem anderen Bearbeiter zuweisen

•Das Arbeitspaket bearbeiten

•Arbeitspaket kopieren

•Das Arbeitspaket löschen

•Zum dazugehörigen Vorgang ggf. Ticket/Teilaufgabe wechseln

Informationen zur Projektauslastung der Mitarbeiter erhalten Sie in der grafischen Darstellung unter der Arbeitspakete-Tabelle: der "graue Bereich" stellt die Verfügbarkeit in Stunden der (ausgewählten) Mitarbeiter je Tag dar. Diese Verfügbarkeit wird angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf den grauen Bereich fahren. Die Auslastung in Prozent durch Arbeitspakete wird angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf eine "farbige" Säule fahren. Die Kritikalität wird wird dabei farbig dargestellt: Die Grenzwerte für die Farben sind wie folgt definiert:

•Auslastung < 85%: grün

•Auslastung < 100%: gelb

•Auslastung < 115%: orange

•Auslastung >= 115%: rot

Eine Säule kann verschiedene Bereiche enthalte, die jeweils mit einem oder mehreren der Arbeitspakete korrelieren, diese Zuordnung wird entsprechend grafisch angezeigt.

Informationen zur Gesamtauslastung der Mitarbeiter (hier werden auch alle anderen Projekte berücksichtigt) erhalten Sie in der zweiten grafischen Darstellung: der "graue Bereich" stellt die Verfügbarkeit in Stunden der (ausgewählten) Mitarbeiter je Tag dar. Diese Verfügbarkeit wird angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf den grauen Bereich fahren. Die Auslastung in Prozent durch Arbeitspakete wird angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf eine der farbigen Säulen fahren.

Neue Arbeitspakete werden über den Link "Neues Arbeitspaket anlegen" erstellt:

•wählen Sie einen Vorgang

•wählen Sie einen Mitarbeiter

•geben Sie Plan Stunden an, oder klicken Sie auf "übernehmen", um die beim Vorgang hinterlegten Planstunden für dieses Arbeitspaket zu übernehmen.

•Geben Sie einen "Planungszeitraum" an: wenn Sie hier "Vorgangsstart" bis "Vorgangsende" angeben, wird das Arbeitspaket mit dem Vorgang "gekoppelt", d.h. wenn die Laufzeit des Vorgangs geändert wird, wird auch die Laufzeit des Arbeitspakets entsprechend geändert.

•eine Bemerkung ist optional

Speichern Sie. Die grafische Darstellung wird sofort aktualisiert.

Das Arbeitspaket ändern können Sie mit Klick auf das Arbeitspaket: Sie können

•Datum/Zeitraum anpassen

•Plan-Aufwand ändern

•Geschätzten Restaufwand sehen und mit diesem den „Plan-Aufwand anpassen“: Neuer Plan-Aufwand = Aktuelles Ist zum Zeitpunkt der Restaufwandsschätzung + geschätzter Restaufwand

•Arbeitspaket löschen

Arbeitspakete bei Vorgang (ggf. Ticket, Teilaufgabe)

In diesen Bereichen werden die Arbeitspakete auf den jeweiligen Plan-Objekten angezeigt. Zudem können jeweils neue Arbeitspakete angelegt werden, sowie bestehende Arbeitspakete bearbeitet werden.

Projekt-Verfügbarkeit und Auslastung

Beispiel: Ein Mitarbeiter mit 8 Stunden Regelarbeitszeit ist einem Projekt zu 25% zugewiesen. Ihm werden in diesem Projekt nun Aufgaben (Arbeitspakete) mit einem Umfang von 2 Stunden/Tag zugewiesen. Daraus ergeben sich folgende Auslastungen:

Projektauslastung
Aus Projektsicht ist der Mitarbeiter ausgelastet (Auslastung 100%).

Gesamtauslastung
Aus Gesamtsicht (Unternehmenssicht, Projekt-unabhängig) ist er aber nur zu 25% ausgelastet.

Tipp
Um die Verfügbarkeit der Projektmitarbeiter festzulegen, kann die Mitarbeiter-Zeit-Matrix mit der Einstellung "Projektzeit anzeigen in Prozent" hilfreich sein.

Der Stand der Arbeitspakete wird farbig gekennzeichnet

d.h. der Mitarbeiter kann den im Arbeitspaket hinterlegten Aufwand (Plan Stunden) in der Zeit bis zum Ende des Arbeitspakets aufgrund seiner Verfügbarkeit (Zuordnung in anderen Projekten, Urlaubsplanung, ...) erfüllen.

d.h. der Mitarbeiter kann den im Arbeitspaket hinterlegten Aufwand (Plan Stunden) in der Zeit bis zum Ende des Arbeitspakets aufgrund seiner Verfügbarkeit (Zuordnung in anderen Projekten, Urlaubsplanung, ...) nicht erfüllen bzw. durch die Restaufwandsschätzung + dem aktuellen Ist-Aufwand sind die Planstunden überschritten. Bitte beachten Sie: Arbeitspakete, die Mitarbeitern mit einer Regelarbeitszeit = 0 zugewiesen sind, können nie den Zustand "kritisch" erreichen.

d.h. das Arbeitspaket ist "überbucht" (die Ist-Stunden sind größer als die Planstunden), bzw. das Arbeitspaket ist "abgelaufen", es ist nach dem Planungszeitraum nicht auf "fertig" gesetzt.

d.h. das Arbeitspaket ist auf fertig gesetzt (auch wenn es "überbucht" wurde).