Im Untermenüpunkt Auswertungen des gewählten Mitarbeiters, können Sie verschiedene Auswertungen für diesen einen Mitarbeiter machen.
Wenn Sie eine bestimmte Auswertung für mehrere Mitarbeiter hintereinander bzw. zusammen auswerten möchten, ist der Menüpunkt: Mitarbeiter>Auswertungen der passende Ausgangspunkt.
Geben Sie einen Zeitraum an und wählen Sie ggf. einen Projektstatus aus. Sie können einen Kunden vorwählen und ein oder mehrere Projekte angeben. In der Ergebnistabelle werden die Projekte des Mitarbeiters mit der jeweils zugeordneten Preisgruppe je Zuordnungszeitraum angezeigt. Die Preistabelle (Basis-, Kunden oder Projektpreistabelle), sowie der entsprechende Gültigkeitszeitraum wird angegeben. Gibt es spezifische Vorgangszuordnungen mit (vom Projekt) abweichenden Preisgruppen, werden diese ebenfalls je Mitarbeiter aufgeführt. Alle geltendenStunden- und Tagessätze werden aufgelistet. Gibt es in der entsprechenden Preistabelle spezielle Tätigkeiten bzw. Preisfaktoren, werden diese ebenfalls aufgeführt und der resultierende Stundensatz wird entsprechend angezeigt. Sie können diese Auswertung auch als CSV exportieren. |
Gesetzliche Bestimmungen zu Reisekosten
finden Sie in den Dokumenten des Bundesfinanzministeriums: BMF Schreiben zur Reform des Reisekostenrechts 2020 BMF Schreiben zu Auslandspauschalen ab 2023 |
Kostenabrechnung (ab ZEP Compact Preise & Kosten)
Im Menü Kostenabrechnung eines gewählten Mitarbeiters erhalten Sie einen Überblick über dessen (Reise-) Kostenabrechnungen für den gewählten Zeitraum. Es werden sowohl ungeprüfte als auch geprüfte Kostenabrechnungen angezeigt. Sie können auswählen, in welcher Währung die Kostenabrechnung angezeigt werden soll. Weiterhin können folgende Einstellungen gewählt werden: •Fristprüfung für steuerfreien Einsatz von Verpflegungsmehraufwendungen: Es wird geprüft, ob der Mitarbeiter über einen Zeitraum, der länger als 3 Monate ist, regelmäßig mehr als zwei Tage pro Woche auf den gleichen Arbeitsort und das gleiche Projekt gebucht hat. Optional können Sie folgendes angeben: •Checkbox in der Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen: Bemerkung der ersten Projektzeit des Tages anzeigen: •Checkbox Erklärungen zu VMA anzeigen, z.B. Anwendung der Mitternachtsregel, An/Abreise ohne Mindestabwesenheit: •Checkbox Bei unvollständiger Erfassung Warnung anzeigen Mit dem Modul „Dokumentengenerator“ kann die Auswertung Kostenabrechnung als pdf, odt (OpenDoc), doc (Word) oder docx (Word XML)–Datei exportiert werden. In ZEP hochgeladene Dateien zu Belegen können als Belegdateien-PDF ausgegeben werden. Ergebnis Geprüfte Kostenabrechnungen •Pro Zeile werden die steuerfreien- und steuerpflichtigen VMA jeweils vor und nach Mahlzeitenabzug aufgelistet. Die insgesamt gefahrenen Kilometer, die davon im Privatfahrzeug gefahrenen Kilometer und der steuerfreie bzw. steuerpflichtige Erstattungsbetrag werden aufgeführt, sowie die Belege (gesamt, Erstattung, Mwst. jeweils brutto und netto). Abschließend werden bereits geleistete Vorauszahlungen und noch nicht ausbezahlte Beträge aufgeführt. Wenn als Format für die Kostenabrechnung "PDF" angegeben ist, wird bei der Erstellung einer geprüften Kostenabrechnung immer auch eine zweite kombinierte Kostenabrechnung mit Belegdateien als Download-Datei angeboten: •geprüfte Kostenabrechnung •geprüfte Kostenabrechnung mit Belegdateien (als ein Dokument) Mit Ist ein anderes Format gewählt, wird die geprüfte Kostenabrechnung im entsprechenden Format zum Download angeboten und zusätzlich können Sie die Belegdateien mit •Mit •Mit Klick auf •Mit Klick auf Ungeprüften Kostenabrechnungen Kopfteil: Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen: Wird nur angezeigt, wenn der Administrator unter dem Menüpunkt Administration>Einstellungen>Reisekosten bei "Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen" die passende Landes-Einstellung angegeben hat. Wenn in den Einstellungen: „Projektspalte in der VMA-Tabelle der Kostenabrechnung anzeigen“ mit Ja angegeben ist, wird das Projekt auf welches die VMAs angefallen sind, angezeigt. Bei deutschem Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen werden die gesetzlichen Pauschalen für Frühstück bzw. Mittag-/Abendessen bei Angabe von Mahlzeiten (siehe Mein ZEP>Projektzeittabelle) abgezogen. Bitte beachten Sie: der prozentuale Abzug bezieht sich immer auf die Pauschale für 24 Stunden, auch wenn der Mitarbeiter weniger als 24 Stunden abwesend waren. Ist der Abzug für Mahlzeiten höher als die auszuzahlende Pauschale für die Verpflegungsmehraufwendungen, wird dieser Betrag zwar angezeigt aber nur in Höhe der angefallenen Verpflegungpauschale abgezogen. (Der Mitarbeiter erhält in dem Fall 0,- Euro Erstattung für diesen Tag). Tabelle Belege: Kilometergeld: Hinweis: Ist die Anzeige von Warnungen aktiviert, können Sie direkt mit einem Klick auf die Warnung in die Administration>Projektzeiten des entsprechenden Mitarbeiters wechseln und ggf. fehlerhafte Eingaben korrigieren. Die Basisdaten zur Reisekostenabrechnung (Pauschalen zu verschiedenen Orten, Fahrzeugen, etc.) werden vom Administrator als Stammdaten (Menüpunkt Administration>Stammdaten) gepflegt. Um die Verwaltung einfach und übersichtlich zu machen, gibt es folgende Felder für handschriftliche Eintragungen und Unterschriften: Abteilung/Kostenstelle, Unterschrift, genehmigt/geprüft und erhalten/überwiesen. Um eine ungeprüfte Kostenabrechnung zu speichern, klicken Sie auf den Button "Als geprüft speichern". Die ausgedruckte und unterschriebene Kostenabrechnung gilt als Nachweis gegenüber dem Finanzamt. Informationen zu den gesetzlichen Bestimmungen finden Sie in den Dokumenten des Bundesfinanzministeriums: BMF Schreiben zu Auslandspauschalen ab 2023 |
können Sie die geprüfte Kostenabrechnung bzw. die kombinierte Kostenabrechnung mit Belegdateien-PDF herunterladen und mit 
jeweils in der Vorschau ansehen.
können Sie sie löschen
können Sie eine Auszahlung in Höhe des "
können Sie die Kostenabrechnung im definierten Format direkt per E-Mail an den Mitarbeiter versenden.Die Auszahlungsdokumentation wird bei der Kostenabrechnung (Mitarbeiter>Auswertungen>Kostenabrechnung und ausgewählter Mitarbeiter>Kostenabrechnung berücksichtigt. Bei Einsatz des Moduls "Freie Mitarbeiter" werden auch die Gutschriften berücksichtigt. Tragen Sie alle Beträge, die Sie einem Mitarbeiter für einen Zeitraum auszahlen, hier ein. Beträge, die in der Kostenabrechnung eines Mitarbeiters als Vorauszahlung generiert wurden, werden hier aufgeführt. Jeder einzelne Betrag wird in der ungeprüften Kostenabrechnung des Mitarbeiters mit dem Datum der Auszahlung und dem entsprechenden Zeitraum angezeigt. Wird die Kostenabrechnung als geprüft gespeichert, wird der ausgezahlte Betrag in der Spalte "Vorauszahlungen" aufgeführt. Ist dieser voraus gezahlte Betrag geringer als der zu erstattende Betrag, weist ZEP in der Spalte "Noch nicht ausbezahlt" die Differenz aus. Den "Restbetrag" können Sie dann einfach in der Tabelle der geprüften Kostenabrechnungen mit Klick auf Bitte beachten Sie: Es können für den gleichen Zeitraum mehrere Auszahlungen eingetragen werden. (z.B. für 01.01.2023 bis 31.01.2023 am 05.02.2023 wurden 200,- ausgezahlt; und am 10.02.2023 ebenfalls für 01.01.2023 bis 31.01.2023 weitere 15,- ausgezahlt.) |