Dokumentenverwaltung

Im Menüpunkt Administration>Stammdaten gibt es drei Unterpunkte, die eine Bedeutung für die Dokumentenverwaltung haben: Dokumentenstatus, Kategorien und Schlagworte. Die hier eingegebenen Werte können dann Dokumenten zugewiesen werden.

Dokumentenstatus

Um einen neuen Status zu definieren geben Sie jeweils eine Kurzform und optional eine Bezeichnung ein.

Status-Reihenfolge
Sie können die Status-Reihenfolge mit den "Pfeil nach oben" bzw. "Pfeil nach unten" Symbolen in ihrer Reihenfolge verschieben.
Mit der Reihenfolge legen Sie fest, in welcher Abfolge dieser Status in den Auswahllisten angezeigt wird. Ein neu angelegter Status wird immer am Ende der Liste angehängt. Mit dem "Pfeil nach oben"-Symbol schieben Sie den Status an die gewünschte Stelle.

Filter
Nach dem Dokumentenstatus kann in der Dokumenten-Suche gefiltert werden.

Kategorien

Hier definieren Sie Kategorien, denen Sie Ihre Dokumente jeweils zuordnen können. Diese Kategorisierung dient als Such- und Auswahlkriterium.

Schlagworte

Sie können hier einen Schlagwortkatalog anlegen, um Ihre Dokumente danach zu klassifizieren und wiederzufinden.

Um ein neues Schlagwort zu definieren klicken Sie auf den Link Neues Schlagwort und geben ein beliebiges Schlagwort ein.
Wenn Sie unter Administration>Einstellungen>Dokumente angegeben haben, dass ein Mitarbeiter Schlagworte ergänzen darf ("Ja"), können die Mitarbeiter beim Hochladen von Dokumenten auch eigene Schlagwörter anlegen und dem Dokument zuweisen.